企業(yè)競爭性談判采購管理的關(guān)鍵點分析

1、26《科技與企業(yè)》雜志2011年11月（下）管理錦囊企業(yè)競爭性談判采購管理的關(guān)鍵點分析中國農(nóng)業(yè)銀行長春培訓(xùn)學(xué)院(吉林長春)劉利眾【摘要】采購管理關(guān)系到企業(yè)采購貨物、服務(wù)的質(zhì)量和成本，并最終影響到企業(yè)提供貨物、服務(wù)的質(zhì)量和成本。目前很多企業(yè)在采購管理中經(jīng)常采用競爭性談判的方式。與其他采購方式相比，競爭性談判具有很多特點和優(yōu)點，但在實踐工作中，對于“用采分離”原則與部門協(xié)調(diào)、邀請供應(yīng)商、一對一談判、報價與最終報價等關(guān)鍵點還應(yīng)該特別注意，以此

2、樹立良好的企業(yè)采購文化。【關(guān)鍵詞】競爭性談判采購管理關(guān)鍵點采購管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的一項重要工作。它關(guān)系到企業(yè)采購貨物、服務(wù)的質(zhì)量和成本，并最終影響到企業(yè)提供貨物、服務(wù)的質(zhì)量和成本，對企業(yè)內(nèi)控、監(jiān)督等工作提出了很高的要求。目前很多企業(yè)在采購管理中經(jīng)常采用競爭性談判的方式。與其他采購方式相比，競爭性談判具有很多特點和優(yōu)點，但在實踐工作中，在一些細節(jié)和技術(shù)方面還有許多需要注意的關(guān)鍵點，對此，筆者結(jié)合個人工作經(jīng)驗，談一些粗淺的看法。企業(yè)文化是

3、企業(yè)為解決生存和發(fā)展的問題而樹立形成的被組織成員認(rèn)為有效而共享，并共同遵循的基本信念和認(rèn)知。企業(yè)文化集中體現(xiàn)了一個企業(yè)經(jīng)營管理的核心主張，以及由此產(chǎn)生的組織行為。筆者作為企業(yè)文化建設(shè)執(zhí)行的具體工作人員和企業(yè)文化講師，深感企業(yè)文化建設(shè)工作任重而道遠。在企業(yè)文化建設(shè)工作中，部分員工還存在一些認(rèn)識誤區(qū)。我們必須積極采取有效措施，解決由這些誤區(qū)而帶來的各種問題。一、競爭性談判的主要特點競爭性談判，是指采購人或者采購代理機構(gòu)直接邀請三家以上供應(yīng)商

4、就采購事宜進行談判的方式。競爭性談判采購方式的主要特點包括：一是采購周期比較短，能夠更加及時地保障滿足采購人的采購需求。二是可以減少工作量，與公開招標(biāo)方式相比，省去了大量的開標(biāo)、投標(biāo)工作，有利于提高工作效率，直接減少供應(yīng)商的競標(biāo)成本，間接減少采購人的采購成本。三是供求雙方能夠進行更為靈活的談判，有利于深度分析和滿足采購人的商務(wù)技術(shù)需求。四是能夠讓供應(yīng)商有機會更多地展示自身優(yōu)勢和特點，更有利于反映供應(yīng)商的綜合實力?！墩少彿ā芳跋嚓P(guān)法律

5、法規(guī)對于可以適用競爭性談判方式的范圍做了一些原則規(guī)定，但是對于具體情形和操作規(guī)程、細節(jié)并沒有更多的明確規(guī)定。當(dāng)企業(yè)作為獨立法人主體，在不違反國家法律法規(guī)的前提下，可行自行選擇采購方式時，由于競爭性談判的上述特點，很多企業(yè)在實踐中更傾向于采用競爭性談判方式，并且由內(nèi)部采購機構(gòu)和人員組織（不通過代理機構(gòu)）。競爭性談判采購管理問題也隨之產(chǎn)生。二、企業(yè)競爭性談判采購管理的關(guān)鍵點1、“用采分離”原則與部門協(xié)調(diào)為嚴(yán)格防范道德風(fēng)險和操作風(fēng)險，很多企業(yè)

6、在實施大宗物品采購時按照“用采分離”原則，由專門的內(nèi)部采購部門（或機構(gòu)）集中組織采購，其他相關(guān)部門和人員參與或監(jiān)督。一般操作過程是：業(yè)務(wù)部門作為使用需求部門提出采購需求，集中采購部門組織協(xié)調(diào)采購過程，專家小組集體評審確定采購結(jié)果，使用需求部門簽訂合同和組織實施驗收付款。在這一過程中，主要應(yīng)注意以下問題：一是明確的采購需求。這是有效開展競爭性談判采購的前提條件。由于使用需求部門最熟悉所需采購項目的商務(wù)技術(shù)特征，但又不負(fù)責(zé)組織采購，所以使用

7、需求部門有時可以不具有提供詳細明確采購需求的內(nèi)在動力，使采購部門不能有效開展工作。在這種情況下，從采購流程上必須要求使用需求部門按要求提供采購商務(wù)技術(shù)需求，否則采購部門應(yīng)退回采購申請，企業(yè)相關(guān)人員也應(yīng)堅持這一原則。二是合理的采購周期。一般來說，當(dāng)采用招標(biāo)所需時間不能滿足企業(yè)緊急需要時，可能會采用競爭性談判方式。然而，即使是這樣，競爭性談判也需要有足夠的市場考察、分析、準(zhǔn)備響應(yīng)文件及多輪談判的時間。因此，作為企業(yè)采購本身，要求各使用需求部

8、門對未來一段時間的采購需求有較為明確的計劃性，為有效的競爭性談判工作留出足夠多的準(zhǔn)備時間。三是談判小組的構(gòu)成。一般來說，對于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能規(guī)定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，可能采用競爭性談判方式。在這種情況下，雖然我們要求使用需求部門提出明確的采購需求，但很多采購實踐表明，采購需求往往是在市場考察和多輪談判過程中逐步明晰的，最終各競標(biāo)人根據(jù)采購人最終補充確定的談判文件進行最終響應(yīng)和報價。因此，談判小組的構(gòu)成應(yīng)由采購部門組織，紀(jì)檢

9、監(jiān)察或內(nèi)控人員監(jiān)督，使用需求部門派出的足夠比例人數(shù)的專家代表參加。對于規(guī)模足夠大的企業(yè)，應(yīng)建立專家評委庫，談判小組的專家人選可臨時抽取，以防范可能出現(xiàn)的道德風(fēng)險與操作風(fēng)險。談判小組的人數(shù)應(yīng)為單數(shù)，在處理各環(huán)節(jié)問題時應(yīng)采用集體研究、評審的方式。2、邀請供應(yīng)商一般來說，談判小組應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。為達到充分競爭的目的，供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)不少于三家，并且足夠多。這里的核心問題是如何選

10、取和邀請供應(yīng)商。在實踐中，由于使用需求部門更加熟悉市場情況，所以使用需求部門可以在提出采購需求時提供擬邀請供應(yīng)商的推薦名單，而采購部門把這份名單作為參考，可以從中選取，也可不從中選取，其標(biāo)準(zhǔn)是采購商務(wù)技術(shù)需求本身。對于大宗物品采購，應(yīng)盡可能地邀請到符合基本采購要求的有代表性的供應(yīng)商參與。例如，使用需求部門如果側(cè)重品牌質(zhì)量，那么采購部門應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)，向該類產(chǎn)品的有代表性的品牌供應(yīng)商廣泛發(fā)出邀請。在邀請供應(yīng)商及談判過程中，筆者認(rèn)為，應(yīng)該特

11、別注意競標(biāo)供應(yīng)商名單的保密。即企業(yè)內(nèi)部參與組織采購的人員，在正式談判之前，對于參加此項競標(biāo)供應(yīng)商的數(shù)量、名稱及相關(guān)信息應(yīng)予以保密，以保證充分競爭，避免惡意競爭或“圍標(biāo)”。3、一對一談判圍繞競爭性談判文件，談判小組全體成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判。一家供應(yīng)商參加談判時，其他供應(yīng)商應(yīng)予以回避?！犊萍寂c企業(yè)》雜志2011年11月（下）27管理錦囊如此準(zhǔn)確的運行，電量預(yù)測無法達到電網(wǎng)的嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，這往往造成了企業(yè)要承擔(dān)電量受罰的后果，相當(dāng)

12、于變相的限制了農(nóng)村小型水電企業(yè)的上網(wǎng)電量。3、提升農(nóng)村水電站競爭力對策3.1增強創(chuàng)新意識，走規(guī)模發(fā)展之路在新形勢下，要摒棄因循守舊、求穩(wěn)怕亂、消極等待的落伍觀念，要秉著深化改革，以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)，把改革同改組、改造和強化管理結(jié)合起來，把自身的活力與政策相結(jié)合，走規(guī)模發(fā)展之路，實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)營。3.2提高自動化水平，增強市場競爭力從應(yīng)用的情況來看，采用電站自動化系統(tǒng)具有突出的優(yōu)越性。根據(jù)國內(nèi)外資料表明，水電站實現(xiàn)優(yōu)化運行，可使水能利用

13、率提高4％～5％，從機組的角度看，就相當(dāng)于機組效率提高4％5％。利用小水電站自動化操作系統(tǒng)，就按電站優(yōu)化運行方案給機組分配有功和無功功率任務(wù)，使機組始終運行在高效率區(qū)。[9]3.3平等競爭，走人才興企之路企業(yè)的競爭最根本的是人才的競爭。農(nóng)村小型水電企業(yè)缺少的不僅是生產(chǎn)技術(shù)型人才，還缺乏經(jīng)營管理型人才。這就需要加強對職工技能的培訓(xùn)，建立一支掌握電力生產(chǎn)經(jīng)營與管理技能的優(yōu)秀團隊。3.4開展技術(shù)創(chuàng)新，增強發(fā)展后勁要把企業(yè)改革與技術(shù)進步結(jié)合起來

14、，最大限度地挖掘技術(shù)潛能。在對發(fā)電機組進行改造的同時，大膽引進和運用新技術(shù)、新設(shè)備，提高農(nóng)村小型水電企業(yè)的能力。3.5深化體制改革，建立現(xiàn)代企業(yè)制度從明晰權(quán)責(zé)入手，逐步建立適應(yīng)市場需求的的現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展體制。要進行勞動、人事、分配制度改革，精簡機構(gòu)，減員增效，降低經(jīng)營成本，提高競爭力。4、結(jié)語農(nóng)村小型水電站應(yīng)具備前瞻性和超前思維的能力，準(zhǔn)確把握社會需求變化，快速適應(yīng)環(huán)境，贏得公眾認(rèn)可和政府支持，這是提升競爭力、實現(xiàn)快速發(fā)展的必備能力之一。

15、[10]農(nóng)村小型水電站的開發(fā)，既解決偏遠地方的缺電問題，又促進農(nóng)村水資源的利用；既促進農(nóng)村工業(yè)發(fā)展和農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)凋整，又保護和改善了生態(tài)環(huán)境，對推進社會主義新農(nóng)村建設(shè)具有極其重要作用。只要堅持科學(xué)發(fā)展觀，在做好生態(tài)環(huán)境保護的前提下，加強小水電的開發(fā)和利用，小水電一定會有更加強大的市場競爭力和更加廣闊的發(fā)展前景。參考文獻[1]小型水電站在電力市場中的地位和運用.[DBOL]newEbiz1EbizPtalFGptalhtmlInfoCon

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18、200404:1517談判順序通常采用臨時隨機抽簽的方式確定。如果談判時間較長，通常應(yīng)給其他等待的供應(yīng)商提供臨時休息的場所，并予留隨時可以撥通的聯(lián)系電話號碼。談判輪次由談判小組視情況決定。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。4、報價與最終報價競爭性談判的主要特點之一就是可以多輪談判，因此報價可能是一個反復(fù)博奕的過程。在公開招標(biāo)采購過程時，會有公開唱標(biāo)報價的環(huán)節(jié)。而在競爭性談判采購中，并沒有關(guān)

19、于是否公布各競標(biāo)供應(yīng)商報價的法律規(guī)定。因此，實踐工作中，各企業(yè)掌握的方法各不相同。有的企業(yè)認(rèn)為，應(yīng)該公布第一輪報價和最后一輪報價，也有的企業(yè)認(rèn)為，應(yīng)該只公布第一輪報價。筆者認(rèn)為，在競爭性談判過程中，各輪報價都不必公布。理由如下：一是保護各供應(yīng)商的商業(yè)競爭利益。我們知道，即使是經(jīng)營狀況比較接近的不同供應(yīng)商，在營銷管理中也可能采用不同的策略，有的可能會采取低價爭取市場份額的方式，有的可能會采取突出高端產(chǎn)品高定位的方式。對于采購人來說，每個項

20、目的評審標(biāo)準(zhǔn)也并不相同，有的采用最低價法，有的采用綜合評分法，這是由項目本身的特點要求所決定，并且明確告知各談判供應(yīng)商。如果在談判過程中公布了報價，很有可能影響這些供應(yīng)商在未來參加其他企業(yè)采購項目的報價。二是保障充分競爭。由于采用多輪談判報價的方式，競標(biāo)供應(yīng)商在第一輪報價時可能只報出一個“水分”較大的較高報價。如果各供應(yīng)商均采取這種報價策略，普遍報價較高，并且予以公布，則不利于采購人尋求相對較低的價位成交。三是保障公平競爭。有的供應(yīng)商，

21、尤其是一些具有品牌影響力的供應(yīng)商，由于其市場分析和定位能力較強，通常有比較穩(wěn)定的報價體系。在這種情況下，即使采購人允許其多輪報價，這些供應(yīng)商也可能一次報出底價，不再更改。在這種情況下，如果予以公布，則過早泄露了部分供應(yīng)商的最終底價，不利于公平競爭。四是避免誤導(dǎo)競標(biāo)供應(yīng)商。在采購實踐中，除非產(chǎn)品品牌、型號、技術(shù)規(guī)格、售后服務(wù)、付款方式等所有要素完全一致，具有明確的可比性，適合于采用最低價格法，否則一般傾向于采用綜合評分法。在綜合評分法中，

22、報價只占其中的一部分比重。如果公布了報價，而不能詳細地公布競標(biāo)方案（競標(biāo)方案的公布從規(guī)則和實踐上都不具有可操作性），將可能引導(dǎo)部分供應(yīng)商為了中標(biāo)而盲目降低報價，而不是綜合改進其競標(biāo)方案以保障質(zhì)量，一旦其中標(biāo)后，還可能無法全部兌現(xiàn)其競標(biāo)承諾。當(dāng)然，對于競標(biāo)供應(yīng)商來說，無論中標(biāo)與否，都普遍存在這樣一種心理，即想要知道競爭者的報價，又不想泄露自己的報價。因此，對于不公布報價的做法，談判小組應(yīng)對各競標(biāo)供應(yīng)商事先說明，并且在談判過程中（包括談判結(jié)

23、束之后）嚴(yán)格遵守此紀(jì)律，不向其他方透露有關(guān)報價信息。另外，必須注意的是，在競爭性談判中，尤其是采用最低價法的情況下，由于不公布報價，可能會使競標(biāo)供應(yīng)商產(chǎn)生疑問。因此，這種做法必須有以下前提條件：一是必須要嚴(yán)格樹立廉潔采購的企業(yè)形象，在采購全過程中做到公平、公正；二是最后一輪報價必須同時報價或同時拆封，堅決避免因信息不對稱而影響競標(biāo)結(jié)果。在拆封最后一輪報價時，談判小組全體人員應(yīng)在場，并接受紀(jì)檢監(jiān)察或內(nèi)控人員的實時監(jiān)督，并以此樹立良好的企業(yè)