淺析醫(yī)院物資采購的經(jīng)濟(jì)管理

1、《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)》2008年第7卷第9期（總第96期）淺析醫(yī)院物資采購的經(jīng)濟(jì)管理白帆（昆明醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，云南昆明650101）摘要：本文指出物資采購是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營中的重要環(huán)節(jié)分析了醫(yī)院物資采購存在的問題，提出設(shè)立采購監(jiān)管、實(shí)施制度化采購管理、加強(qiáng)完善采購環(huán)境等措施。在現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營管理模式中，人們越來越注重經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)運(yùn)作的有效性，而采購又是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院采購包括藥品采購、設(shè)備采購和物資采購，其中，物資采購包括醫(yī)療物

2、資采購(衛(wèi)生材料與試劑等)和總務(wù)物資采購等。醫(yī)院物資采購工作的好壞會(huì)直接影響到醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全。另一方面，它是醫(yī)院公共支出的主要內(nèi)容，是醫(yī)院成本控制的重點(diǎn)。本文重點(diǎn)從經(jīng)濟(jì)職能控制角度談?wù)勧t(yī)院物資的采購管理。關(guān)鍵詞：醫(yī)院物資采購采購管理成本控制一、醫(yī)院物資采購存在的主要問題在醫(yī)院的成本管理中，導(dǎo)致醫(yī)院成本松弛的主要原因是醫(yī)院物資采購管理工作的薄弱和不到位。一般容易出現(xiàn)以下幾方面問題：①?zèng)]有專門的職能部門對醫(yī)院物資采購活動(dòng)進(jìn)行全盤控制，主

3、要依賴總務(wù)科、器械科等職能科室內(nèi)部的自我控制，外部雖然有紀(jì)檢、監(jiān)察等部門參與，但控制力度不夠。②對醫(yī)院物資采購工作進(jìn)行規(guī)范和約束的制度不完備。③沒有相應(yīng)的計(jì)劃預(yù)算采購制度或者計(jì)劃預(yù)算采購制度沒有很好地執(zhí)行。④未經(jīng)授權(quán)即可辦理物資采購業(yè)務(wù)。⑤物資采購單價(jià)與市場行情不盡相符，有議價(jià)不力情形。⑥采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報(bào)賬，月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月入賬情況。二、規(guī)范醫(yī)院物資采購管理的運(yùn)行方式要解決以上的問題，需要一整套規(guī)范的控制措施和

4、管理手段，將醫(yī)院物資的采購管理作為成本控制的一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃，并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程，才是較為理想的管理模式。（一）設(shè)立采購監(jiān)管部門。醫(yī)院一般沒有專門的職能部門對醫(yī)院所有的物資采購活動(dòng)進(jìn)行控制，紀(jì)檢監(jiān)察部門雖然參與監(jiān)督，但對大量日常的物資采購行為的監(jiān)督是十分有限的，監(jiān)督的線條是比較粗的。大型的醫(yī)院可以采用建立采購管理中心或由專門的審計(jì)部門來強(qiáng)化對醫(yī)院物資采購的全面監(jiān)督與控制，對中小醫(yī)院而言，由財(cái)務(wù)部門對醫(yī)院物資采購活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督管

5、理是較為合適的[2]，也容易落實(shí)到位。因?yàn)獒t(yī)院任何采購活動(dòng)都以資金作為介質(zhì)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在醫(yī)院組織架構(gòu)上賦予財(cái)務(wù)部為醫(yī)院采購監(jiān)控部門的職能，財(cái)務(wù)部成為參與有關(guān)物資采購政策的制定和采購實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作不可缺少的重要部門。財(cái)務(wù)部有權(quán)對醫(yī)院任何采購事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參與。當(dāng)然，財(cái)務(wù)部可以設(shè)定專門的崗位分管采購控制工作(如采購專職審計(jì))[2]，直接受分管副院長領(lǐng)導(dǎo)。（二）建立和實(shí)施制度化的采購管理程序。建立和實(shí)施制度化的物資采購管理程

6、序主要包括以下方面：①規(guī)定采購管理責(zé)任。明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量和需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任，并明確采購主管人員對下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)。②規(guī)定采購流程。包括下單、稽催、入庫、退貨、對賬和付款的明確而詳細(xì)的工作流程。③規(guī)定采購審批權(quán)限[1]。所有物資采購合同、采購辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行，有效批準(zhǔn)者是分管副院長或院長。對于常備物資應(yīng)實(shí)行計(jì)劃預(yù)算采購。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購事宜，但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品可以由財(cái)務(wù)部或相關(guān)

7、領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，由采購部門負(fù)責(zé)采購，但請購單上須注明急購字樣并說明理由，請購單由分管副院長或院長補(bǔ)批。④規(guī)定采購條件。一是采購物品要有完整的請購程序。二是采購物品必須是必需的，且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者。三是采購物品必須適量。四是采購物品的單價(jià)須不得高于醫(yī)院核定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場價(jià)格。大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購必須采用嚴(yán)格的招標(biāo)、比價(jià)和議價(jià)[1]。⑤建立穩(wěn)定的供貨渠道。⑥明確內(nèi)部采購分工。醫(yī)院內(nèi)部衛(wèi)生材料、試劑、制劑生產(chǎn)原料、總務(wù)

8、物資和辦公用品等的采購應(yīng)明確分工，落實(shí)到相應(yīng)采購人員。⑦強(qiáng)調(diào)驗(yàn)收職能。任何物品購入后須經(jīng)采購者本人與相應(yīng)的驗(yàn)收人員一起驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名備查。驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符，對經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé)。只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫。驗(yàn)收無誤后，填制材料入庫單，連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。為明確責(zé)任，結(jié)算憑據(jù)必須由采購

9、員簽名核實(shí)。⑧明確退貨與索賠作業(yè)流程。為避免損失，采購回醫(yī)院的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符，采購部門須立即辦理退貨，無論貨品是否退還給了供應(yīng)商，均須立即書面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng)。物資采購約定中必須明確索賠條款，對因供應(yīng)商供貨時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此而導(dǎo)致的其他損失，應(yīng)由采購部門根據(jù)實(shí)際情況認(rèn)定供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)的損失，以正式公函形式向供應(yīng)商索賠。并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款。采購部門不能解決的

10、，醫(yī)院可以采用不排除以法律形式解決的措施，以及時(shí)保護(hù)醫(yī)院的利益。⑨貨款結(jié)付政策。所有采購除特殊情況需用現(xiàn)金支付的外，均為月結(jié)付款方式。禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜[2]。供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)提供對賬單至財(cái)務(wù)部對賬。貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付。為防止質(zhì)量或數(shù)量等原因而給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失，采購作者簡介：白帆（1970年—），男，經(jīng)濟(jì)師，主要從事紀(jì)監(jiān)審方面的經(jīng)濟(jì)工作。111111《現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)》2008年第7卷第9期

11、（總第96期）部門應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金，即對非月結(jié)的大金額的采購保留一定的付款期限。在不影響醫(yī)院商譽(yù)的前提下，適度延長付款時(shí)間是醫(yī)院進(jìn)行信用融資的經(jīng)濟(jì)政策。（三）加強(qiáng)和完善物資采購的環(huán)境管理工作1、建立完善的物資價(jià)格信息檔案。為有效控制采購成本和質(zhì)量，醫(yī)院采購員應(yīng)收集和整理好有關(guān)價(jià)格信息，及時(shí)地了解分析市場行情和動(dòng)態(tài)。調(diào)整和更新后的價(jià)格應(yīng)同時(shí)分發(fā)采購管理審計(jì)確認(rèn)并留存。如有必要，采購管理審計(jì)可直接通過各種渠道收集采購價(jià)格信息[2]并告

12、知采購員，由采賄員確認(rèn)后進(jìn)行歸檔和執(zhí)行。2、建立健全供應(yīng)商檔案。建立穩(wěn)定的供貨渠道和嚴(yán)格的供應(yīng)商淘汰制度，每年對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整，定期進(jìn)行評估。為全面掌握醫(yī)院所有供應(yīng)商的情況，便于對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評，應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案[3]。所謂重要性供應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力和結(jié)算條件等方面均能達(dá)到醫(yī)院接受標(biāo)準(zhǔn)，并與醫(yī)院有經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商。而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商

13、。當(dāng)一般性供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行經(jīng)常性往來，且經(jīng)考核符合醫(yī)院重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要性供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。供應(yīng)商的考核須由使用部門、采購部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門和財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級(jí)和銀行賬號(hào)等[3]并定期或不定期地更新，由專人負(fù)責(zé)管理。原則上醫(yī)院采購只選擇重要性供應(yīng)商進(jìn)行。如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力和人為欺詐等問題，醫(yī)院應(yīng)考慮對其酌情處理或終止其業(yè)務(wù)往來

14、。3、對采購員進(jìn)行考核、激勵(lì)和約束，是防范在采購中人為欺詐行為的有效方法。采購員是采購的實(shí)際實(shí)施者，在采購過程中起著至關(guān)重要的作用。事實(shí)表明，采購員以與供應(yīng)商串通向供應(yīng)商收受或索取回扣，這是采購中最普遍、最易發(fā)生的人為欺詐[4]，而這在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守。因此一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以醫(yī)院制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。二要注重考核采購員的專業(yè)能力，一個(gè)合格的采

15、購員既要熟悉醫(yī)院的運(yùn)作和物資存儲(chǔ)，又要了解物資的本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使醫(yī)院避免蒙受不必要的損失。醫(yī)院對采購員的考核應(yīng)定期舉行，考核由人事部、監(jiān)察科和采購部門聯(lián)合進(jìn)行參予。對考核結(jié)果優(yōu)良，完成或降低醫(yī)院物資采購成本任務(wù)的采購員按醫(yī)院規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以提高采購員的積極性。對于考核結(jié)果不合格，不能完成規(guī)定任務(wù)，或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員，應(yīng)按醫(yī)院規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)

16、視不同情節(jié)給予懲罰，如有必要，應(yīng)毫不猶豫地調(diào)整或辭退?？己撕酮?jiǎng)懲結(jié)果歸人個(gè)人檔案。同時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商訂立“廉潔承諾”，禁止供應(yīng)商向采購員以任何形式贈(zèng)送不正當(dāng)利益。4、選擇合理的物資采購方式。根據(jù)不同性質(zhì)不同類型的物資材料，選擇合適的采購方式，這是降低采購價(jià)格的良好途徑。①公開競爭招標(biāo)。對于大宗材料采購，實(shí)行公開競爭招標(biāo)的方式，往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià)。達(dá)到采購成本最低、質(zhì)量最好的目的。采購員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商，并遞交供應(yīng)商報(bào)

17、價(jià)、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價(jià)由市場供求關(guān)系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)與批量折扣相結(jié)合的價(jià)格政策。②合同采購。對于經(jīng)常性的物資材料采購，可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商，與之訂立長期合同。與誠實(shí)、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價(jià)格等方面的優(yōu)惠[4]。供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽(yù)和利益，建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會(huì)摻假，并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。③最低價(jià)格采購。為了以最低的價(jià)格取得最優(yōu)質(zhì)的材料，

18、在價(jià)格確定前，采購員必須先調(diào)查市場行情。所有采購應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并與供應(yīng)商價(jià)格檔案進(jìn)行比較核實(shí)，而且經(jīng)財(cái)務(wù)部認(rèn)可。醫(yī)院在比價(jià)的同時(shí)應(yīng)考慮比質(zhì)，使總體材料的采購價(jià)格達(dá)到最低、最優(yōu)水平。（四）對物資采購工作進(jìn)行嚴(yán)格的日常控制是規(guī)范醫(yī)院物資采購管理的重要手段1、事前批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按采購審批權(quán)限執(zhí)行[1]。所有采購必須事前獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn)，不得采購。采購員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)單經(jīng)分管副院長認(rèn)可后送院長

19、審批，審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單，同時(shí)，分發(fā)采購管理審計(jì)留存?zhèn)洳椤?、規(guī)定各種采購及時(shí)結(jié)算。①禁止采購員自行墊支和預(yù)付訂金，用款時(shí)可憑已獲批準(zhǔn)的采購訂單向財(cái)務(wù)部辦理借支。②針對跨月付款或遺漏人賬的情況，規(guī)定供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗(yàn)收入庫后，由采購員應(yīng)分類整理及時(shí)送交采購管理審計(jì)，月末統(tǒng)一編制（應(yīng)付賬款明細(xì)表），報(bào)分管副院長審核認(rèn)可。3、召開物資采購管理會(huì)議。針對物資采購工作中存在的問題、有關(guān)采購管理的政策修改或更新和重大的

20、采購事項(xiàng)等，應(yīng)定期或不定期地召開物資采購管理會(huì)議。采購管理會(huì)議一般由分管經(jīng)濟(jì)的副院長主持，各采購部門參加，有必要時(shí)請?jiān)洪L及相關(guān)職能部門人員參加。各部門可以在會(huì)議上提出在采購工作中遇到的自己無法解決或決定的問題，大家通過相互協(xié)調(diào)，達(dá)成共識(shí)提出解決方案。采購管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門。醫(yī)院物資采購管理是降低成本和風(fēng)險(xiǎn)控制的管理工作，是醫(yī)院內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，具有長期性、系統(tǒng)性和過程性。只有全面、長期地進(jìn)行，才能

21、取得績效。在經(jīng)濟(jì)監(jiān)控的模式下，培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理的工作意識(shí)和工作風(fēng)格，是達(dá)到醫(yī)院物資采購管理最佳效果的目標(biāo)之一，也是經(jīng)濟(jì)管理希望達(dá)到的理想目標(biāo)之一，而要達(dá)到這個(gè)層面，良好的醫(yī)院文化、健全而嚴(yán)密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的重要保證。參考文獻(xiàn)：[1]沙志平加強(qiáng)成本控制.建設(shè)節(jié)約型醫(yī)院[J]中國醫(yī)院管理，200727(4)：32[2]劉煥芳如何做好醫(yī)院內(nèi)部采購比價(jià)審計(jì)[J]中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)，200524(8)：76[3