如何成功召開項目啟動會議

1、如何成功召開如何成功召開項目啟目啟動會議項目啟動階段是項目實施的起點，召開啟動會的目的：得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和承諾企業(yè)相關(guān)人員對項目有了初步的認識和對實施過程有了了解成立了實施項目組將來用戶能夠重視并積極配合項目組工作，因此成功召開項目啟動會議則是項目順利實施的關(guān)鍵。本文就如何召開項目啟動會議淺述一下自己的看法。我認為成功召開項目啟動會議由三個工作內(nèi)容組成，包括進行項目啟動會準備、召開項目啟動會、啟動會總結(jié)三個工作步驟，具體流程如下：

2、一、項目啟動會的準備項目啟動的準備工作比較繁瑣，具體事宜取決于項目所在的管理環(huán)境的要求。在項目啟動準備期，可以準備一個項目啟動檢查清單，以確保項目啟動工作的有序，避免疏漏。一般說來，啟動會準備工作包括：建立項目管理制度、整理啟動會資料等。其中建立項目管理制度是非常關(guān)鍵而且容易忽略的一項工作，主要包括：項目考核管理制度、項目費用管理制度、項目例會管理制度、項目通報制度、項目計劃管理制度、項目文件管理流程等；其中項目計劃管理制度：明確各級項

3、目計劃的制定、檢查流程，如：整體計劃、階段計劃、周計劃；項目文件管理流程：明確各種文件名稱的管理和文件的標(biāo)準模版，如：匯報模板、例會模板日志、問題列表等。另外實施人員要到達用戶現(xiàn)場客戶高層進行溝通，與客戶建立實施項目組，與客戶方項目負責(zé)人明確職責(zé)和角色。項目實施小組中一般包括領(lǐng)導(dǎo)小組、項目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)實施組、業(yè)務(wù)顧問組等。制定雙方的實施組結(jié)構(gòu)圖，初步的實施進度表和方案。注意：軟件的主要使用部門負責(zé)人一定要作為實施組主要成員存在

4、，有利于項目的實施工作的開展。在項目啟動會前要準備初步的《實施時間進度表》（project）、《實施方案》、啟動會演講稿，并在出發(fā)前由相關(guān)專家評審這些文檔。啟動會講稿應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進行產(chǎn)品基本概念和理念的宣講，達到‘掃盲’的作用；同時讓企業(yè)了解軟件的實施過程和實施應(yīng)注意的問題，以及如何配合項目組開展實施工作等等。最后，要與用戶針對啟動會的有關(guān)事宜進行溝通、協(xié)調(diào)，包括啟動會的重要性、必要性和啟動會的議程，召開的時間、地點和所用時間，必須

5、參加的人是哪些、能否參加，啟動會的場地和設(shè)備是否齊全等。項目組根據(jù)與用戶針對啟動會的有關(guān)事宜進行溝通、協(xié)調(diào)的結(jié)果，編寫《項目啟動會通知》，并以一定的方式向用戶發(fā)出《項目啟動會通知》。注意事項：1、會議是正式動員會，應(yīng)做到主要人員都要參加，起到宣傳和重視的效果；2、講稿一般要由我方專家、高層或經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理來講。3、《項目啟動會通知》在發(fā)出前，項目組一定要將《項目啟動會通知》內(nèi)容提前與用戶信息系統(tǒng)負責(zé)人進行溝通和協(xié)調(diào)，使該負責(zé)人明確理

6、解和配合進行啟動會的準備工作。《項目啟動會通知》發(fā)出后，項目組也要即時與該負責(zé)人聯(lián)絡(luò)，了解《項目啟動會通知回執(zhí)單》中的有關(guān)內(nèi)容。二、召開項目啟動會項目啟動的準備工作完成后，就可以召開項目啟動會議了。啟動會議是項目開工的正式宣告，參加人應(yīng)該包括項目組織機構(gòu)中的關(guān)鍵角色，如管理層領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理、供應(yīng)商代表、客戶代表、項目監(jiān)理、技術(shù)人員代表等。在啟動會議上要明確項目實施組織機構(gòu)相關(guān)人員職責(zé)、項目實施過程中雙方工作模式，相關(guān)規(guī)定、項目實施范圍、

7、項目實施計劃時間安排，保證項目組在實施過程中嚴格遵守實施計劃、實施規(guī)定、認真貫徹，順利實施項目。項目啟動會的內(nèi)容包括：1、用戶方領(lǐng)導(dǎo)主持會議，會議議程安排會議議程介紹2、項目組織機構(gòu)介紹項目組織機構(gòu)人員構(gòu)成及工作職責(zé)3、實施方項目經(jīng)理介紹PLM項目實施情況介紹1）項目整體框架2）各系統(tǒng)功能介紹3）項目實施進度安排4、實施方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)5、用戶方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)注意事項：1、確認業(yè)務(wù)目標(biāo)和承諾；與高層探討軟件實施與原有工作的沖突問題，以及軟件

8、實施帶來的工作模式的變革等，建議高層參與相關(guān)活動，制定相關(guān)制度或獎懲措施來保證項目的成功實施。如：啟動會議高層經(jīng)理對堅決支持軟件實施的表態(tài)等。2、根據(jù)企業(yè)情況，項目組引導(dǎo)企業(yè)制定實施相關(guān)的獎懲政策；3、項目實施計劃貫穿到廠級領(lǐng)導(dǎo)（一般為副總或總工）或相關(guān)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃中；4、項目實施任務(wù)明確分解到各部門的工作計劃中。5、項目遇到的要引起用戶方，因操作習(xí)慣性改變的問題，請用戶方積極配合；6、強調(diào)用戶根層領(lǐng)導(dǎo)‘一把手抓’思想，并強調(diào)