各學(xué)院歸檔成績(jī)單、論文評(píng)定表審核標(biāo)準(zhǔn)

1、各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求1、各學(xué)院學(xué)籍材料（含畢業(yè)生成績(jī)單、論文評(píng)定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)整理組卷，在學(xué)生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績(jī)單和論文評(píng)定表要求以班級(jí)為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學(xué)號(hào)排序，并用黑色碳素筆在材料頁(yè)面右下角標(biāo)注頁(yè)碼。特別注意以下事項(xiàng)：（1）退學(xué)、征兵入伍的學(xué)生成績(jī)單和論文評(píng)定表按其原來(lái)

2、班級(jí)存檔。（2）留降級(jí)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)的學(xué)生成績(jī)單和論文評(píng)定表按其畢業(yè)班級(jí)存檔。（3）交換生成績(jī)單包括在本校學(xué)習(xí)成績(jī)單和交換期間外校學(xué)習(xí)成績(jī)單兩部分，外校學(xué)習(xí)成績(jī)單可到教務(wù)處復(fù)印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國(guó)外合作辦學(xué)學(xué)生成績(jī)單包括本校學(xué)習(xí)成績(jī)單和國(guó)外上學(xué)成績(jī)單兩部分，國(guó)外上學(xué)成績(jī)單可到國(guó)際合作處復(fù)印并加蓋國(guó)際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學(xué)檔案館”主頁(yè)“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、

3、責(zé)任者、文號(hào)、題名、文件形成日期、頁(yè)數(shù)共6項(xiàng)內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學(xué)生為單位錄入，具體說(shuō)明如下：（1）年度：學(xué)生畢業(yè)年度。（2）責(zé)任者：各學(xué)院名稱(chēng)（全稱(chēng)）。（3）文號(hào)：畢業(yè)生學(xué)號(hào)。注意：學(xué)號(hào)應(yīng)保持連續(xù)，未報(bào)到學(xué)生可以空號(hào)，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專(zhuān)業(yè)班成績(jī)單”，“專(zhuān)業(yè)班畢業(yè)論文評(píng)定表”，學(xué)生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標(biāo)注的日期；（6）頁(yè)數(shù)：每份

4、材料的頁(yè)數(shù)。5、填寫(xiě)備考表（1）每卷備考表要填寫(xiě)“本卷共頁(yè)?！保?）有學(xué)籍異動(dòng)情況的要標(biāo)注學(xué)籍異動(dòng)信息，具體要求如下：學(xué)號(hào)不連貫時(shí)，要逐一標(biāo)注原因，如未報(bào)到、留降級(jí)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)等。成績(jī)單不完整時(shí)，要逐一標(biāo)注原因，如退學(xué)、征兵入伍等。成績(jī)單上無(wú)畢業(yè)證書(shū)編號(hào)或?qū)W位證書(shū)編號(hào)時(shí)，要求逐一標(biāo)注原因，如結(jié)業(yè)、肄業(yè)。（3）立卷人簽字、檢查人簽字章及教務(wù)處公章要求清晰可見(jiàn)。各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求1、各學(xué)院學(xué)籍材料（含畢業(yè)生成績(jī)單

5、、論文評(píng)定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學(xué)秘書(shū)負(fù)責(zé)整理組卷，在學(xué)生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績(jī)單和論文評(píng)定表要求以班級(jí)為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學(xué)號(hào)排序，并用黑色碳素筆在材料頁(yè)面右下角標(biāo)注頁(yè)碼。特別注意以下事項(xiàng)：（1）退學(xué)、征兵入伍的學(xué)生成績(jī)單和論文評(píng)定表按其原來(lái)班級(jí)存檔。（2）留降級(jí)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)的學(xué)生成績(jī)單和論文評(píng)定表按其畢業(yè)班級(jí)存檔。

6、（3）交換生成績(jī)單包括在本校學(xué)習(xí)成績(jī)單和交換期間外校學(xué)習(xí)成績(jī)單兩部分，外校學(xué)習(xí)成績(jī)單可到教務(wù)處復(fù)印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國(guó)外合作辦學(xué)學(xué)生成績(jī)單包括本校學(xué)習(xí)成績(jī)單和國(guó)外上學(xué)成績(jī)單兩部分，國(guó)外上學(xué)成績(jī)單可到國(guó)際合作處復(fù)印并加蓋國(guó)際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學(xué)檔案館”主頁(yè)“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、責(zé)任者、文號(hào)、題名、文件形成日期、頁(yè)數(shù)共6項(xiàng)內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學(xué)生為單位錄入

7、，具體說(shuō)明如下：（1）年度：學(xué)生畢業(yè)年度。（2）責(zé)任者：各學(xué)院名稱(chēng)（全稱(chēng)）。（3）文號(hào)：畢業(yè)生學(xué)號(hào)。注意：學(xué)號(hào)應(yīng)保持連續(xù)，未報(bào)到學(xué)生可以空號(hào)，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專(zhuān)業(yè)班成績(jī)單”，“專(zhuān)業(yè)班畢業(yè)論文評(píng)定表”，學(xué)生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標(biāo)注的日期；（6）頁(yè)數(shù)：每份材料的頁(yè)數(shù)。5、填寫(xiě)備考表（1）每卷備考表要填寫(xiě)“本卷共頁(yè)。”（2）有學(xué)籍異動(dòng)