項目檔案綜合管理2017

1、項目檔 案 綜 合 管理,航 天 檔 案 館 白 穎2017年3月,主 要 內(nèi) 容 一、固定資產(chǎn)投資項目工作基本知識 二、項目檔案工作 三、項目檔案驗收,軍工投資項目直接為軍品型號科研生產(chǎn)提供條件和能力基礎(chǔ)，對建設(shè)單位的長遠發(fā)展具有十分重要的意義。投資項目的組織和管理是一項系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)多、程序多、牽涉面廣、工作內(nèi)容復(fù)雜，對檔案工作提出了高要求。 做好建設(shè)項目的檔案管理工作，

2、需要檔案管理者熟悉和掌握投資建設(shè)項目過程管理的主要環(huán)節(jié)、規(guī)范流程、相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)范。,一、固定資產(chǎn)投資項目工作基本知識,（一）固定資產(chǎn)投資項目的概念 固定資產(chǎn)投資項目是指建設(shè)單位利用國家預(yù)算內(nèi)基本建設(shè)撥款、自籌資金、銀行貸款等多種形式以擴大生產(chǎn)、科研能力為目的，進行的新建、擴建、技術(shù)改造等基本建設(shè)工程和設(shè)備設(shè)施的更新等的建設(shè)項目。,（二）固定資產(chǎn)投資項目的分類 : 從投資的再生產(chǎn)性質(zhì)劃分：分為基本建設(shè)項

3、目（以外延為主的擴大再生產(chǎn)）和技術(shù)改造項目（以內(nèi)涵為主的擴大再生產(chǎn)） 從建設(shè)性質(zhì)劃分：新建項目、擴建項目、改造項目和恢復(fù)項目從建設(shè)規(guī)模上劃分：將基本建設(shè)項目分為大型、中型、小型項目，將技術(shù)改造項目分為限額以上項目和限額以下項目。,從建設(shè)階段上劃分：可以分為規(guī)劃項目、新開項目、續(xù)建項目、收尾項目等。從投資建設(shè)的用途劃分：可以分成生產(chǎn)性建設(shè)項目和非生產(chǎn)性建設(shè)項目，也可以分成軍工建設(shè)項目和民用建設(shè)項目。從資金來源上劃分：可以分

4、成國撥資金項目、銀行貸款項目、自籌資金項目、外資項目等。從政府管理上劃分：審批制、核準(zhǔn)制、備案制項目。,（三）軍工投資項目1. 什么是軍工投資項目：,《國防科技工業(yè)政府固定資產(chǎn)投資項目管理辦法》（科工計[2016]737號）,,,國家對國防科技工業(yè)的固定資產(chǎn)投入： 確保武器裝備研制生產(chǎn)核心能力； 滿足高新技術(shù)武器裝備研制生產(chǎn)需要； 提高國防科技工業(yè)技術(shù)裝備水平和自主創(chuàng)新能力。,2. 軍工投資項目主要類別：第一類是加強國防

5、科技工業(yè)基礎(chǔ)能力建設(shè)的項目包括：基礎(chǔ)研究 、技術(shù)基礎(chǔ) 、基礎(chǔ)產(chǎn)品 、研發(fā)平臺、 先進工業(yè)技術(shù)、配套設(shè)施。第二類是統(tǒng)籌軍、民品能力建設(shè)的項目，即在保證軍品項目需要， 同時兼容主導(dǎo)民品的發(fā)展。第三類是保障國防科技工業(yè)可持續(xù)發(fā)展的項目，即在保證當(dāng)前軍品研制能力建設(shè)的同時兼顧未來發(fā)展和同類產(chǎn)品更新?lián)Q代的需要。,3.軍工投資項目的作用 1）建設(shè)單位基礎(chǔ)設(shè)施有了很大的變化 生產(chǎn)、辦公

6、條件，科研條件及廠容所貌有很大的改觀; 2）軍、民生產(chǎn)能力有了很大的提高 軍、民品設(shè)計、生產(chǎn)、試驗、檢測等能力、手段很大的提高; 3）項目管理水平有了很大的提高 通過項目的立項、組織實施、驗收等，鍛煉了技術(shù)改造管理隊伍，提高了有關(guān)人員的企業(yè)管理水平。,4. 軍工投資項目管理《國防科技工業(yè)政府固定投資投資項目管理辦法》（科工計[2016]737號）,包括：計劃管理項目管理財務(wù)管理審計監(jiān)督（檔案

7、管理）,5. 管理流程與主要環(huán)節(jié) 國防軍工固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目一般劃分為4個階段，即： 項目前期階段 建設(shè)實施階段 竣工驗收階段 后評價階段,,軍工投資項目管理流程示意圖,軍工固定資產(chǎn)投資項目,前期工作,項目實施,竣工驗收,年度投資計劃,儀器設(shè)備采購,檔案驗收,竣工決算審計,專項驗收,項目建議書,可行性

8、研究,初步設(shè)計,土建工程施工,綜合驗收,,,,,,,,,,,,,,,,發(fā)展戰(zhàn)略和建設(shè)規(guī)劃,資產(chǎn)交付形成能力,,,項目前期階段 包括規(guī)劃論證、項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計四個步驟。在項目前期階段，建設(shè)單位要完成項目立項、經(jīng)費落實、制定實施方案和概算，以及規(guī)劃、土地手續(xù)辦理和環(huán)保、安全、消防等監(jiān)督審核工作。,建設(shè)實施階段 包括年度投資計劃制定

9、、土建工程施工、儀器設(shè)備采購和單項驗收四個步驟，建設(shè)單位在這一階段需完成承包商（供應(yīng)商）選定、工程實施、驗收結(jié)算等工作。,竣工驗收階段 竣工驗收是投資項目完成并投入使用的必需階段，需完成環(huán)保、消防、安全等專項驗收，以及竣工決算、審計、檔案驗收和整體驗收工作。,后評價階段 后評價是對已竣工驗收的投資項目進行全面評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高項目決策、管理和建設(shè)水平。 包括： 1. 項目可行性研

10、究報告或初步設(shè)計評價 2．項目實施過程評價 3．項目管理狀況和運營情況評價 4．項目實施效果評價,以上全過程流程和各階段的主要工作內(nèi)容均為一般性流程，對于有特殊要求的項目，相關(guān)批復(fù)、手續(xù)的辦理需按照有關(guān)要求在其他階段同時進行。例如：需提前啟動的項目，有些設(shè)備的購置可以提前到建議書批復(fù)之后、在編制可行性研究報告期間同步進行。,6. 國防科技工業(yè)建設(shè)項目費用一般構(gòu)成： 建筑安裝工程費 工藝設(shè)備費 工程建設(shè)其他費

11、 預(yù)備費 建設(shè)期貸款利息,7. 軍工投資項目產(chǎn)生的資產(chǎn)形式:一種是以工程實體或設(shè)備實體為代表的實物形態(tài)資產(chǎn)；另一種是以檔案實體包括電子載體為代表的知識信息形態(tài)資產(chǎn)。,二、項目檔案工作管理,項目檔案工作 1. 是項目管理工作的重要組成部分； 2. 是項目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障； 3. 是完成項目建設(shè)和竣工驗收的前提和保證； 4. 是檔案工作為集團公司建設(shè)與發(fā)展提供有效服務(wù)的一項重要任務(wù)。,工作成績項目檔案

12、工作與項目建設(shè)工作同計劃、同部署、同考核建立了項目檔案工作體制機制建立了項目檔案工作管理制度形成了一支隊伍 （項目評審員隊伍）規(guī)范項目檔案驗收工作流程,存在問題,1.項目檔案工作的認識有待進一步提高；2.項目管理重前期、輕過程、重驗收的現(xiàn)象仍然存在； （檔案部門的工作還是處于被動的地位和跟隨式狀態(tài)，有的單位還存在兩層皮的現(xiàn)象）3.項目檔案工作規(guī)章制度有待進一步完善； （項目檔案工作和項目管理規(guī)章制度。有些

13、單位在收集、積累文件材料的過程中仍然存在人為因素較多，隨意性大，檔案部門的要求沒有明確或可操作性不強等問題。）4.項目檔案規(guī)范化管理水平有待進一步提升； （過程控制措施不到位；精細化管理；檔案組卷、整理等）5.檔案人員管控能力有待進一步增強；6.項目檔案信息資源開發(fā)利用有待進一步深入。 （信息化、編研）,記錄歷史，見證過程；反映資產(chǎn)，維護權(quán)益；支撐管理，保障運行；儲備知識，創(chuàng)新階梯；傳承文明，資政育人。,1．保

14、證固定資產(chǎn)投資項目正常運行；2．對今后進行改造或者擴建的參考；3．進行投資效益的后評估有不可替代的重要作用。,（一）項目檔案的作用,（二）項目檔案的概念及分類 項目檔案是指在固定資產(chǎn)投資項目從提出、立項、設(shè)計、施工、竣工，以及配套工藝設(shè)備儀器申購、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費使用等建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式、各種載體的歷史記錄。 項目檔案按

15、內(nèi)容和載體類型可涉及： 文書類、合同類、會計類、科研類、基建類、設(shè)備儀器類、照片類、電子類等。,（三）項目檔案管理特點,項目檔案：專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實性強。項目檔案管理：難度大 項目法人與參建各方之間文件材料接口關(guān)系多，人員變動大，水平不一，時間緊不易控制?！暧^管理難（歸檔控制） 形成的檔案涉及學(xué)科多、門類廣、載體復(fù)雜、數(shù)量大，人手少?！⒂^管理難（實體管理）,完整：將項目建

16、設(shè)全過程中有保存價值的文件材料歸檔，各種文件材料齊全。準(zhǔn)確：內(nèi)容反映項目竣工時的真實情況和建設(shè)過程，更改到位，圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，版本可靠，簽章完備。系統(tǒng)：按其形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，整理規(guī)范，便于查找利用。有效：簽章完備、原件；電子文件可識讀。安全：一是檔案實體的安全；二是檔案信息的安全。,（四）項目檔案工作的主要內(nèi)容和工作流程,主要內(nèi)容：項目檔案工作體制建設(shè)：成立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、將項目檔

17、案工作納入有關(guān)計劃、建立健全項目檔案崗位責(zé)任制、建立完善項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)、制定完善有關(guān)規(guī)章制度等。檔案部門對項目檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作：制定項目檔案工作計劃、提出文件材料歸檔要求、定期對項目文件材料形成積累情況進行檢查、參加項目專題會議及開箱驗收等、對各文件形成部門的預(yù)立卷工作進行指導(dǎo)等。,組織完成項目檔案驗收工作：組織進行項目文件材料的歸檔工作、參加有關(guān)的單項驗收、組織完成項目檔案驗收工作、參加項目竣工驗收、將竣工

18、驗收文件補充歸檔等。,定期收集、歸檔項目建設(shè)各業(yè)務(wù)部門形成并具有保存價值的文件材料；補充歸檔文件的收集工作；（如：竣工驗收文件的補充歸檔） 項目檔案的整理工作；項目檔案的保管、鑒定和開發(fā)利用工作。,項目檔案工作流程圖,,項目檔案工作流程圖,（五）項目檔案工作的方法,加強宣傳，提高意識檔案意識――人們對檔案及檔案工作的理解和認識，是工作基礎(chǔ) 。檔案工作不是一線工作，但與一線工作緊密相連，是各項工作的一個環(huán)節(jié)和組成部分。檔案作用的

19、特點：間接性、潛在性，決定了檔案工作容易被忽視，越被忽視越無法充分發(fā)揮作用――惡性循環(huán)。,做好項目檔案管理一方面是：項目自身需求 樹立檔案資源觀、資產(chǎn)觀，有助于提升管理水平。另一方面是：國家法律、法規(guī)的要求,2. 健全制度，明確要求 項目檔案工作管理制度：覆蓋要全，職責(zé)要明確，要求要具體，歸檔范圍要明確、控制和考核措施要有力度（行政、經(jīng)濟手段），檔案部門要有權(quán)重。 項目檔案

20、工作要求納入相關(guān)管理制度中：項目管理辦法、招投標(biāo)管理辦法、合同管理辦法等。,3. 落實責(zé)任，源頭抓起 將項目檔案工作納入 項目法人責(zé)任制，建立健全項目檔案工作崗位責(zé)任制、建立完善項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。 前端控制：要掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求， 避免被動。,4. 過程管理，同步實施三納入：指項目檔案管理要納入項目建設(shè)計劃；納入項目管理各個環(huán)節(jié)；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的崗位責(zé)

21、任制。四參加：即檔案部門或有關(guān)人員應(yīng)參加有關(guān)項目建設(shè)的重要會議；參加設(shè)備儀器開箱驗收；參加項目（設(shè)備）評審；參加項目竣工驗收。,四同步：是指項目建設(shè)同時應(yīng)提出項目文件形成、積累、整理和歸檔要求；檢查項目計劃進度的同時要檢查文件形成和積累情況；工程項目竣工驗收的同時要對文件材料進行歸檔審查；上報登記和評審時，檔案部門要出具專題說明。,4. 過程管理，同步實施 納入工程管理流程，同步實施。 與業(yè)務(wù)程序

22、捆綁，緊密結(jié)合避免脫節(jié)，實行節(jié)點控制。項目各階段要隨時收集積累，不能滯后。 監(jiān)督指導(dǎo)要進行任務(wù)分解，實施分級管理，明確職責(zé)，將工作任務(wù)和要求列入年度目標(biāo)管理考核。 文件檔案一體化管理：向前延伸管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。,4. 過程管理，同步實施 全程跟蹤 要注意抓好以下幾個環(huán)節(jié)： 一是掌握項目信息，做好安排部署，盡早介入； 二是及時

23、進行現(xiàn)場檢查指導(dǎo)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助項目專兼職檔案人員掌握業(yè)務(wù)技能。 三是組織好檔案驗收工作。,4. 過程管理，同步實施 納入合同管理 充分發(fā)揮合同的作用，約束參建單位。文檔條款詳盡，要求明確，建立質(zhì)量保證金，檔案部門參與支付控制（尾款控制）。,4. 過程管理，同步實施 歸檔文件的鑒定、審查制度 在單項工程、單臺設(shè)備完成后，組織有關(guān)人員對文件材料進行鑒定、審查；

24、 在項目實施完成后，對整個項目文件材料歸檔情況進行鑒定、審查。,4. 過程管理，同步實施 充分發(fā)揮監(jiān)理的作用，監(jiān)理單位：一要熟悉標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)單位要求；二要做好自身形成的文件材料的收集歸檔工作；三要對施工單位形成文件材料的形成情況進行督促，對其質(zhì)量進行檢查把關(guān)，特別是在一些階段性的控制節(jié)點進行審查、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時指出，令其整改。,項目登記制度；在建項目檔案檢查。,三、項目檔案的驗收,（一）項目檔案驗收的依據(jù),國家批

25、準(zhǔn)的項目建議書（規(guī)劃方案）、可行性研究報告、初步設(shè)計，包括批準(zhǔn)的設(shè)計變更、方案或概算調(diào)整以及相關(guān)文件，下達的年度投資計劃；國家制定的項目管理有關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)定；國家、行業(yè)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。,（二）申請項目檔案驗收具備的條件,,（三）項目檔案申請報告的主要內(nèi)容,1.前言（單位概況等） 2.項目建設(shè)情況 （1）建設(shè)依據(jù)（上級歷次批準(zhǔn)的建設(shè)文件：項目建議書（規(guī)劃方案）、可研、初步設(shè)計及批復(fù)、下達的投資計劃）；

26、 （2）批準(zhǔn)建設(shè)規(guī)模、內(nèi)容（建設(shè)投資、建筑面積[新建、改擴建]、工藝設(shè)備、批復(fù)建設(shè)周期等情況）；,（3）項目實施完成情況 （實際建筑面積、建設(shè)投資、工藝設(shè)備、實際建設(shè)周期等情況）； （4）項目調(diào)整情況（調(diào)整項目數(shù)、調(diào)整原因、調(diào)整報告及批復(fù)情況）； （5）批復(fù)與完成情況對照表（可作為附件）；,（6）項目招投標(biāo)情況（按批復(fù)應(yīng)招投標(biāo)情況，投標(biāo)實施情況、未進行招標(biāo)項目情況、及未招標(biāo)原因等）； （7）審計情況（審計時間、審

27、計單位、審定的金額、面積、設(shè)備數(shù)量等）； （8）“三同時”執(zhí)行情況。,3. 項目檔案工作情況： （1） 建設(shè)單位項目檔案工作的組織與管理； （2） 項目檔案工作情況，保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效所采取的措施(規(guī)章制度、納入計劃、過程控制、監(jiān)督指導(dǎo)等）； （3） 項目文件材料形成、收集、歸檔情況，整理規(guī)則，組卷、檔號編制規(guī)則，項目檔案數(shù)量統(tǒng)計（列表形式） （4） 項目檔案信息化建設(shè)情況、大事記編制；

28、 （5） 項目檔案在項目建設(shè)、管理和試運行中發(fā)揮的作用。,4. 單位自檢情況、存在的問題及解決措施。 5. 預(yù)驗收情況、預(yù)驗收存在問題、整改情況等。 （科工局931號文件規(guī)定：總投資超過1億元的項目應(yīng)組織預(yù)驗收）,（四）項目檔案驗收會議的主要議程,項目建設(shè)單位匯報項目建設(shè)概況、項目檔案管理情況； (含土建的項目應(yīng)請監(jiān)理單位介紹施工過程文件資料質(zhì)量控制、歸檔情況）驗收組檢查項目檔案工作情況（包含管理體制、規(guī)章

29、制度、納入計劃、過程控制、文件資料歸檔情況及檔案實體整理、統(tǒng)計數(shù)量、保管、信息化、利用情況）等；驗收組對項目檔案工作情況進行綜合評議；驗收組形成并宣布項目檔案驗收意見。,（五）項目檔案驗收檢查的內(nèi)容,驗收組應(yīng)根據(jù)科工計[2015]931號、科工辦[2007]161號文件要求，對項目檔案工作進行完整、細致的檢查：1.對項目建設(shè)單位項目檔案工作管理體制進行檢查。主要包括：項目建設(shè)單位是否建立項目檔案工作管理機構(gòu)；是否明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分

30、管項目檔案工作；是否建立了項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；是否建立了項目檔案責(zé)任制；項目檔案部門是否能夠正常履行行政職能，參加有關(guān)的會議和設(shè)備儀器的開箱驗收等。,2. 對項目檔案工作的規(guī)章制度建設(shè)情況進行檢查。主要包括：項目建設(shè)單位是否建立了項目檔案工作管理規(guī)章制度，并將項目檔案工作要求納入相關(guān)管理制度, 如合同管理、設(shè)備儀器、基本建設(shè)管理等；項目建設(shè)單位檔案部門是否對文件材料的積累、歸檔提出了要求；是否建立了項目文件預(yù)立卷和歸檔制度

31、；是否建立了項目檔案監(jiān)督、檢查制度；是否有較為完善的檔案實體管理制度。,3. 對項目檔案實體進行檢查。主要檢查：歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。文字、圖樣、表格、聲像材料等能夠全面反映項目建設(shè)過程，與實物相符，歸檔的文件材料應(yīng)為原件。文件材料整理、立卷分類科學(xué)，組卷規(guī)范，簽署完備，案卷質(zhì)量符合要求。歸檔的文件材料按照項目、子項（系統(tǒng)、分系統(tǒng)）等隸屬關(guān)系建立賬目、數(shù)據(jù)庫，便于管理與利用。,4. 檔案庫房實地檢查 （1）

32、用房設(shè)施：檔案庫房與閱覽、辦公用房“三分開”。檔案庫房配置有防火、防盜、防水、防有害生物和溫濕度調(diào)控等設(shè)施。 （2）檔案裝具：檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。 （3）安全措施：采取有效措施保證檔案實體和信息安全。制度、應(yīng)急預(yù)案、庫房管理、借閱管理等。,5. 檔案信息開發(fā)利用 （1）項目檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中發(fā)揮的作用； （2 ）項目檔案編研情況等。,（六）項目檔案驗收時應(yīng)注意的問題1. 項目建議

33、書 9. 環(huán)保、勞動安全、職業(yè)衛(wèi)生2. 可行性研究報告及批復(fù)：有時間一定要看 “三同時”3. 初步設(shè)計 10.審計 4. 咨詢評估