wi-admin-001文書管理-v4.0

1、1版本號：版本號：4.0簽發(fā)人：簽發(fā)人：陳凱文書管理規(guī)定文書管理規(guī)定1文書管理規(guī)定文書管理規(guī)定關(guān)鍵控制點(diǎn)：1、發(fā)文必須有發(fā)文會簽單。2、不得以個人名義對外發(fā)文。3、所有收發(fā)文必須交由指定人員處理。4、為保證編號的統(tǒng)一性，收文后即請在servercompany上的《收發(fā)文登記表》登記，并將系統(tǒng)自動生成的流水號注在文件右上角，然后才可以在各部門流轉(zhuǎn)。5、收發(fā)文必須在文件登記簿和計算機(jī)上同時登記，每周一由行政部指定人員備份上周電子文檔并打印。

2、1.1文檔類型文檔類型部門文檔：以部門名義簽發(fā)與接收的文檔。公司文檔：以公司名義簽發(fā)與接收的文檔。1.2管理方法管理方法公司文檔由行政部指定人員負(fù)責(zé)管理，各業(yè)務(wù)部門由指定人員負(fù)責(zé)管理（詳見附件1.8.4人員分工表）。公司所有文檔除在部門存檔外，還需交行政部存檔（個別文檔如僅有一份，可暫由各部門保管，行政部在《收發(fā)文登記表》備注欄上注明，各部門使用完畢后交行政部存檔）。1.3收文收文收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發(fā)、批辦、傳遞、歸檔

3、。1.3.1公司文檔收文處理公司文檔收文處理a.收文：公司文檔（包括傳真）由行政部秘書統(tǒng)一接收。直接發(fā)給個人的公司文檔，個人接收以后應(yīng)統(tǒng)一交行政部秘書處理。b.編號、登記：公司文檔由行政部秘書統(tǒng)一加蓋收文專用章后登記填寫《收發(fā)文登記表》，并在文件上注明系統(tǒng)自動生成的編號（詳見1.5）。如無法確認(rèn)所屬分項(xiàng)工程，可僅注明序列號，由收文部門補(bǔ)齊。c.分發(fā)：公司文檔經(jīng)登記后，交由行政部經(jīng)理簽署擬辦意見后，由行政部秘書放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人

4、員、部門批閱。d.批辦：公司領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門應(yīng)及時閱處文件并簽字（簽名并注明閱文日期），一個工作日后由行政部收回。各有關(guān)部門對公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時處理，需將處理意見或結(jié)果標(biāo)注于文上，并將原件退回行政部歸檔備案。e.傳遞：根據(jù)閱批范圍，由行政部負(fù)責(zé)送閱。3簽發(fā)后交相關(guān)部門流轉(zhuǎn)或上報公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；b.會簽：?不需其他部門會簽，但需知會相關(guān)部門的，由匯報人在《請示》中注明抄送部門名單。?需其他部門會簽的，由匯報人在《請示》中注明需會簽部

5、門，并將相關(guān)資料及《簽報單》交各相關(guān)部門簽署意見。相關(guān)會簽部門應(yīng)根據(jù)《簽報單》中會簽時間給予意見。?不需其他部門會簽的，可由匯報人直接將相關(guān)資料及《簽報單》上報匯報對象。c.批復(fù)：?不需其他部門會簽，公司領(lǐng)導(dǎo)就請示事宜直接批復(fù)意見。?需其他部門會簽的，相關(guān)會簽部門簽署意見后，公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見。1.6文檔編號方式文檔編號方式對外發(fā)文編號采用如下格式予以編號：ABCDA表示項(xiàng)目：按項(xiàng)目名稱分類，如：CRLSH表示上海公司，BS1表示上海灘花

6、園項(xiàng)目一期；具體參見《收發(fā)文登記表》內(nèi)置編號執(zhí)行.B表示部門：采用一位字母數(shù)字代碼：（A、B、C、……Z），具體參見《收發(fā)文登記表》內(nèi)置編號執(zhí)行。C表示文檔分項(xiàng)：號碼采用兩位字母數(shù)字代碼，根據(jù)子目錄內(nèi)容不同進(jìn)行分類，具體參見《收發(fā)文登記表》內(nèi)置編號執(zhí)行。D由“流水號”表示。流水號以四位數(shù)計如“0001、0002”等，此號為系統(tǒng)生成的大流水號(即序號)。其他內(nèi)容：日期、文件名稱、收文發(fā)文等內(nèi)容供查詢、存檔參考，不作為編號編寫依據(jù)。舉例：上

7、海灘一期項(xiàng)目設(shè)計部發(fā)的設(shè)計變更，為公司第20個收發(fā)文件，則編號為BS1CCK0020上海灘二期項(xiàng)目市場部收廣告公司發(fā)廣告企劃方案，是第一百個需要收編的文，編號為BS2DDC01001.7合同編號方式合同編號方式合同編號采用用如下格式予以編號：ABCA表示項(xiàng)目：按項(xiàng)目名稱分類，如：CRLSH表示上海公司，BS1表示上海灘花園項(xiàng)目一期；具體參見《合同登記表》內(nèi)置編號執(zhí)行.B表示主辦部門：采用一位字母數(shù)字代碼：（A、B、C、……Z），具體參見