商務(wù)郵件禮儀.格式

1、郵件禮儀郵件禮儀目錄目錄一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在二、關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化五、正確使用發(fā)送、抄送、密送一、關(guān)于標(biāo)題一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫(xiě)明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵，也請(qǐng)追加一封

2、郵件對(duì)此疏忽表示歉意。2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。3.附上郵件出處。對(duì)外郵件，最好寫(xiě)上來(lái)自公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對(duì)方一目了然又便于留存；對(duì)內(nèi)郵件，要加上部門(mén)和姓名，如：運(yùn)營(yíng)管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以

3、便于日后整理。6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。7.主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。示例：示例：有錯(cuò)別字標(biāo)題太長(zhǎng)亂碼無(wú)主題無(wú)發(fā)件人空白無(wú)發(fā)件人主題簡(jiǎn)短明了有發(fā)件人?落款沒(méi)有空兩格三、正文三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分關(guān)乎成敗的主干部分1.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順1)若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)

4、名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類(lèi)與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述3)正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂

5、的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2.注意注意Email的論述語(yǔ)氣的論述語(yǔ)氣1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。2)尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的敬語(yǔ)要經(jīng)常出現(xiàn)。3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確之類(lèi)的列表，以清晰明確如果事情復(fù)雜，最好1、2、3

6、、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論4.一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感5.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息

7、進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度6.選擇合適的語(yǔ)言和字體選擇合適的語(yǔ)言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)商務(wù)郵件。7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。