公文寫作技法和結(jié)構(gòu)

1、第二章,公文寫作技法和結(jié)構(gòu),第一節(jié)公文寫作的基本特點(diǎn)與要求,一、公文寫作的基本特點(diǎn)被動(dòng)寫作，遵命性強(qiáng)對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)決策之作，政策性強(qiáng)集思廣益，群體性強(qiáng)格式統(tǒng)一，規(guī)范性強(qiáng),汝果欲學(xué)詩，功夫在詩外,二、公文寫作的要求,在內(nèi)容上，要保證政治上的正確性。在業(yè)務(wù)上，要堅(jiān)持實(shí)事求是，符合客觀規(guī)律在文字上，要準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)（糾正濫用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗長）在體式與程序上，完整性、正確性、有效性,二、公文寫作

2、人員的素養(yǎng),政治素質(zhì)好：較高的政治理論水平，政治鑒別力和政治洞察力。公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策。熟悉機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)和工作情況：行政管理知識(shí)和實(shí)際情況的結(jié)合寬闊的知識(shí)面：知識(shí)面和對(duì)新知識(shí)的吸取。扎實(shí)的文字功底：宣事說理、表情達(dá)意，都需言之有物。,三、提高應(yīng)用寫作能力的途徑,研究問題，把握情況領(lǐng)會(huì)政策，熟悉規(guī)定錘煉思維能力，加強(qiáng)語言修養(yǎng)掌握規(guī)律，了解規(guī)定善于借鑒，勤于實(shí)踐完善自我，勇于創(chuàng)新,學(xué)而不思則惘，思而

3、不學(xué)則殆,第二節(jié),重點(diǎn)公文的寫作注意：長而空、陳而俗、穿靴又戴帽鳳頭、豬肚、豹尾,一、主要文種概述,１、下行公文:命令(是國家或地方政府頒布法律法規(guī)常用的文體，格式:標(biāo)題/正文/簽發(fā)人/簽發(fā)日期)決定(是對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排的公文文體，具有法規(guī)性和行政約束力。分為布告性決定和部署性決定兩類:前者常用于人事安排、機(jī)構(gòu)設(shè)置、表彰或處分等事項(xiàng)、后者在部署同時(shí)往往要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行，格式:標(biāo)題/正文/發(fā)文機(jī)關(guān)/發(fā)文日期)通告(

4、是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或需要周知的事項(xiàng)的公文文體，分為周知性通告和法規(guī)性通告兩類，格式:標(biāo)題/正文/落款/日期/蓋章)通知(是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)的公文文體。是應(yīng)用范圍最廣的公文文種，分為指示性通知、批示性通知、事項(xiàng)性通知、會(huì)議通知和任免通知，格式:標(biāo)題/(主送)/正文/落款/日期/蓋章),下行公文（2）,通報(bào)(是用于表揚(yáng)、批評(píng)或傳達(dá)

5、重要情況的公文文體，分為表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)，格式:標(biāo)題/正文/落款/日期/蓋章，正文通常由五部分組成:一說明通報(bào)緣由、二敘述通報(bào)事項(xiàng)、三表明處理意見、四總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、五提出要求)批復(fù)(是用來答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)用的公文文體，分為專發(fā)性批復(fù)和普發(fā)性批復(fù)，格式:標(biāo)題/發(fā)文字號(hào)/主送機(jī)關(guān)/落款/日期/蓋章，標(biāo)題中的事由一般要寫明批復(fù)的內(nèi)容、態(tài)度和對(duì)象)決議：會(huì)議討論、議定通過的重要決策項(xiàng)。 企業(yè)代表大會(huì)或工會(huì)代表大會(huì)或股東和

6、職工（代表）大會(huì)或股東大會(huì)或股東會(huì)或董（理）事會(huì)或監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論、議定通過的重要決策項(xiàng)。 意見：意見“適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法”。“意見”作為公文是一個(gè)行文方向不定的文種，適用范圍非常廣泛。意見用于下行文.應(yīng)按指示性公文的程序和要求辦理。,２、上行公文,報(bào)告(是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)問題或事項(xiàng)的查詢的公文文體，一般不要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，格式:標(biāo)題/發(fā)文字號(hào)/主送機(jī)關(guān)/正文/落款/日期/蓋

7、章)請(qǐng)示(是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的公文文體，用在事前并要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，格式:標(biāo)題/發(fā)文字號(hào)/主送機(jī)關(guān)/正文/落款/日期/蓋章),３、平行公文:,函(是平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問或答復(fù)問題、或向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)時(shí)使用的公文文體。按應(yīng)用分為公函、便函，其中公函格式: 標(biāo)題/發(fā)文字號(hào)/主送機(jī)關(guān)/正文/落款/日期/蓋章,又分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函、委托函；按行文方向分為去函、復(fù)函)會(huì)議紀(jì)要(是傳達(dá)會(huì)議議定事

8、項(xiàng)和主要精神要求與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行的公文文體，格式:標(biāo)題/概況/正文)會(huì)議紀(jì)要格式不拘一格，不用蓋章，綜合反映會(huì)議的基本情況、主要精神和中心內(nèi)容,一、決議的定義與特點(diǎn),１、定義：“經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)用‘決議’。”它的適用范圍與決定相比，相對(duì)而言比較小些，只有國家的高級(jí)會(huì)議才可以作出決議，發(fā)布文件，使下級(jí)機(jī)關(guān)或全體公民遵守。決議是指黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就重要事項(xiàng)，經(jīng)會(huì)議討論通過其決策，并要求進(jìn)行貫徹執(zhí)行的重要指導(dǎo)性

9、公文。企業(yè)代表大會(huì)或股東和職工（代表）大會(huì)或股東大會(huì)或股東會(huì)或董（理）事會(huì)或監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論、議定通過的重要決策事項(xiàng)。,一、決議的定義與特點(diǎn)（２）,２、決議的特點(diǎn)　 （1）權(quán)威性。決議都是國家重要會(huì)議或國家權(quán)力機(jī)關(guān)通過的，本身就有權(quán)威力量。決議一經(jīng)頒布，全體公民和下級(jí)單位必須執(zhí)行，不能違背和抵制?！?（2）指導(dǎo)性。決議通過的觀點(diǎn)和對(duì)事物的評(píng)價(jià)，具有指導(dǎo)意義。關(guān)于歷史問題、個(gè)人功過的決議，做的結(jié)論應(yīng)成為黨和國家工作的指導(dǎo)思想，全黨必須

10、遵從，做為決策、立法和編撰教科書的依據(jù)。   （3）討論的產(chǎn)物。決議必須是與會(huì)人員經(jīng)過充分討論的產(chǎn)物，在合乎規(guī)定人數(shù)通過后才能成立。它是與會(huì)人員觀點(diǎn)、思想的表現(xiàn)，會(huì)議的意志表現(xiàn)。   （4）標(biāo)題由會(huì)議名稱、事項(xiàng)和文種（決議）組成，并在決議下面圓括弧內(nèi)寫清會(huì)議名稱、年月日通過字樣。   （5）關(guān)于具體事項(xiàng)的決議。,一、決議的定義與特點(diǎn)（３）,３、決議的類型與結(jié)構(gòu)會(huì)議通過文

11、件的決議(微觀) ：　關(guān)于批準(zhǔn)事項(xiàng)的決議； 關(guān)于批準(zhǔn)工作活動(dòng)的決議； 關(guān)于通過專門問題的決議； 關(guān)于工作性的決議。會(huì)議批準(zhǔn)通過問題、事項(xiàng)的決議（宏觀）：批準(zhǔn)法規(guī)文件和重大決策的決議； 批準(zhǔn)工作報(bào)告的決議； 總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)的決議。,一、決議的定義與特點(diǎn)（４）,標(biāo)題由會(huì)議名稱、事項(xiàng)和文種（決議）組成，并在決議下面圓括弧內(nèi)寫清會(huì)議名稱、年月日通過字樣。 關(guān)于具體事項(xiàng)的決議（多用條款式）。條款式：以序號(hào)為標(biāo)志，

12、按照不同意思分條列項(xiàng)例文分析：××有限公司董事會(huì)決議,股東會(huì)決議內(nèi)容,會(huì)議基本情況：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議性質(zhì)（定期、臨時(shí)）會(huì)議通知情況及股東到會(huì)狀況：會(huì)議通知時(shí)間、方式；到會(huì)股股東情況，股東棄權(quán)情況。 召開股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)該于會(huì)議召開１５日前通知全體股東。 會(huì)議主持狀況：首次會(huì)議由出資最多的股東召集和主持；一般情況由董事會(huì)招集，董事長主持；董事長因特殊緣故不能履行職務(wù)時(shí)，由董事長指定的副董事長或其他董事主持（應(yīng)

13、附董事長因故不能履行職務(wù)指定副董事長或董事主持的委派書）。 會(huì)議決議狀況： 　　股東會(huì)由股東按出資比例行使表決權(quán)；股東會(huì)對(duì)修改公司章程、公司增加或者減少注冊(cè)資本、分立、合并、解散或者變更公司形式做出決議，必需經(jīng)代表２／３以上表決權(quán)的股東通過。股東會(huì)會(huì)議的具體表決結(jié)果，持贊同意見股東所代表的股份數(shù)，占出席股東大會(huì)的股東所持股份總數(shù)的比例。持反對(duì)或棄權(quán)意見的股東狀況。 簽署：有限責(zé)任公司股東會(huì)決議由股東蓋章或簽字（自然人股東）,二、決

14、定,1．決定的概念決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可分為指揮性決定與知照性決定兩種類型。其中知照性決定的 “決定事項(xiàng)”范圍是指：表彰先進(jìn)、懲處錯(cuò)誤；設(shè)置機(jī)構(gòu)；變動(dòng)人事；召開重要會(huì)議；變更或撤銷下級(jí)決定等。2．決定的特點(diǎn)決定的特點(diǎn)表現(xiàn)在決策性與制約性上。,３、決定的分類,（1)指令性決定 適用于對(duì)“重大行動(dòng)做出安排”。如，《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)

15、一步深化糧食流通體制改革的決定》（1998年5月10日)、《國務(wù)院關(guān)于調(diào)整撤并部門所屬學(xué)校管理體制的決定》(1998年7月1日)等。 （2)宣告性決定 適用于對(duì)“重要事項(xiàng)”做出決定。如《××局關(guān)于對(duì)劉××所犯錯(cuò)誤的處分決定》等。,４、決定的擬寫要點(diǎn),決定的結(jié)構(gòu)是： 主送機(jī)關(guān) ＋ 正文 ＋（附件）＋ 落款 ＋ 成文日期這里，決定正文的構(gòu)成是：發(fā)文緣由 ＋ 決定事項(xiàng) ＋ 要求發(fā)文緣由可寫發(fā)

16、文意義、根據(jù)或背景等。在決定事項(xiàng)部分，或?qū)憣?duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排的指揮性事項(xiàng)，或?qū)懡o有關(guān)單位和人員的知照性事項(xiàng)。在要求部分，對(duì)指揮性決定來說，“要求”是指“執(zhí)行要求”；對(duì)知照性決定來說，“要求”即為“告知性要求”，內(nèi)容、語氣不同。,三、通告,1、定義：是一種適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。2．通告的分類 按通告的內(nèi)容和作者，可把通告分為周知性通告和法規(guī)性通告兩種。 (1)周知性(告知性)通告 以

17、通告的形式將某項(xiàng)需在一定范圍內(nèi)周知的事項(xiàng)告訴有關(guān)群眾或組織，如《××市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢的通告》。使用這種通告的作者比較寬泛，除個(gè)人以外的國家行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體等都可使用。這類通告主要用于維護(hù)道路、電路、輸水管線以及工商、稅務(wù)、衛(wèi)生、城建、交通管理等部門要求有關(guān)人員在一定期限內(nèi)登記、換證、檢疫、拆遷、報(bào)考等，使用頻率較高。 (2)法規(guī)性(制約性)通告 法規(guī)性通告主要由各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)以及司法機(jī)關(guān)以通

18、告的形式發(fā)布具有約束力的法規(guī)性文件。如最高人民法院、最高人民檢察院1989年8月15日發(fā)布的《貪污受賄投機(jī)倒把等犯罪分子必須在限期內(nèi)自首坦白的通告》、《××市人民政府關(guān)于辦理建筑納稅的通告》就屬此類。黨委機(jī)關(guān)不用通告。,3．通告與公告的區(qū)別,（1） 使用范圍不同。從使用范圍看，公告大于通告。（2） 宣布事項(xiàng)不同。從宣布事項(xiàng)看，公告重于通告。（3） 制發(fā)者不同。通告可由各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體公布，而公告由國

19、家行政機(jī)關(guān)或權(quán)力機(jī)關(guān)發(fā)布。,4、擬寫要點(diǎn),通告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題 ＋ 正文 ＋ 落款 ＋ 成文日期對(duì)外界發(fā)布（發(fā)表、張貼）的通告，常常不寫主送機(jī)關(guān)。通告的正文結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由 ＋ 通告事項(xiàng) ＋ 尾語通告的發(fā)文緣由一般要求寫明發(fā)布通告的意義、根據(jù)，或發(fā)布背景；之后，用“現(xiàn)通告如下”或“特此通告（如下）”開啟通告事項(xiàng)，事項(xiàng)內(nèi)容有用于公布帶有強(qiáng)制性的行政措施的，也有用于公布和實(shí)施某一事項(xiàng)的，因此語氣不同。,尾語常用形式,①以“特此通告”關(guān)門

20、。②規(guī)定執(zhí)行期：“本通告自×年×月×日起施行”。③發(fā)出要求、號(hào)召或說明其他問題。④禿尾，指通告事項(xiàng)陳述完畢即收束全文。在公務(wù)活動(dòng)中，最容易出現(xiàn)的問題就是通告、公告不分。實(shí)訓(xùn)時(shí)，學(xué)習(xí)者要注意把握通告與公告的區(qū)別，避免混淆文種。,四、通報(bào),（一）知識(shí)要點(diǎn)1．通報(bào)的概念通報(bào)是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文。2．通報(bào)的性質(zhì)（1） 通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文（2） 通報(bào)屬于傳達(dá)和告曉性

21、公文（3） 通報(bào)的發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用3．通報(bào)的類型根據(jù)《辦法》對(duì)通報(bào)的適用規(guī)定，通報(bào)可以分為表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)和傳達(dá)通報(bào)三種類型。,（二）擬寫要點(diǎn),通報(bào)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題 ＋ 主送機(jī)關(guān) ＋ 正文（ ＋ 附件） ＋ 落款 ＋ 成文日期這里，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為下級(jí)機(jī)關(guān)，可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。通報(bào)正文的構(gòu)成是：發(fā)文緣由 ＋ 通報(bào)事項(xiàng) ＋ 分析 ＋ （決定） ＋ 號(hào)召要求發(fā)文緣由一般要求寫出通報(bào)的背景、意義或根

22、據(jù)、事項(xiàng)提要，以及對(duì)此事的態(tài)度。通報(bào)事項(xiàng)或?qū)懕碚檬论E，或?qū)戝e(cuò)誤事實(shí)與事故經(jīng)過，或?qū)懼匾闆r，這是正文的主體，要詳寫。通報(bào)事項(xiàng)后是分析，分析在于鮮明簡(jiǎn)潔，具有說服力。決定，是對(duì)表彰或批評(píng)的典型作出嘉獎(jiǎng)或懲處的決定措施，傳達(dá)通報(bào)一般無決定內(nèi)容，所以不需設(shè)置決定部分。最后是向不同的對(duì)象提出號(hào)召要求。,通報(bào)與通知的區(qū)別,發(fā)文目的不同通報(bào)的目的是讓收文機(jī)關(guān)了解發(fā)生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情應(yīng)受到批評(píng)，哪些問題應(yīng)該警惕等；而通知的發(fā)文

23、目的在于讓收文機(jī)關(guān)知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事項(xiàng)等。內(nèi)容不同通報(bào)的內(nèi)容側(cè)重于說明、介紹某些事物或情況，可以提出具體要求(如指導(dǎo)性通報(bào)通知的內(nèi)容側(cè)重于提出要求，明確界限) ；也可以不提任何要求(如情況通報(bào))。發(fā)送對(duì)象不同通報(bào)不但要發(fā)給與通報(bào)內(nèi)容有直接關(guān)系的單位和個(gè)人，往往還發(fā)給那些與通報(bào)內(nèi)容沒有直接關(guān)系的單位司個(gè)人，以便“一體周知” ；通知的發(fā)送對(duì)象都是與通知內(nèi)容有直接關(guān)系的單位和個(gè)人而。,五、通報(bào),1、定義：通報(bào)是一

24、種適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的公文。通報(bào)的主要目的在于傳播信息，溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，一般情況下通報(bào)不具有指揮性。通報(bào)和通知都具有傳達(dá)和告曉性公文。,2、通報(bào)與通知的區(qū)別,發(fā)文目的不同通報(bào)的目的是讓收文機(jī)關(guān)了解發(fā)生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情應(yīng)受到批評(píng)，哪些問題應(yīng)該警惕等；而通知的發(fā)文目的在于讓收文機(jī)關(guān)知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事項(xiàng)等。內(nèi)容不同通報(bào)的內(nèi)容側(cè)重于說明、介紹某些事物或情況，可

25、以提出具體要求(如指導(dǎo)性通報(bào)通知的內(nèi)容側(cè)重于提出要求，明確界限) ；也可以不提任何要求(如情況通報(bào))。發(fā)送對(duì)象不同通報(bào)不但要發(fā)給與通報(bào)內(nèi)容有直接關(guān)系的單位和個(gè)人，往往還發(fā)給那些與通報(bào)內(nèi)容沒有直接關(guān)系的單位司個(gè)人，以便“一體周知” ；通知的發(fā)送對(duì)象都是與通知內(nèi)容有直接關(guān)系的單位和個(gè)人而。,六．通知,1、定義：通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員

26、”。轉(zhuǎn)發(fā)政府和行業(yè)機(jī)關(guān)的公文；批轉(zhuǎn)銀建所屬機(jī)構(gòu)法人的公文；傳達(dá)、要求銀建所屬機(jī)構(gòu)法人辦理和需要相關(guān)方周知或執(zhí)行的事項(xiàng)；任免銀建高級(jí)管理人員。,2、通告與通知的區(qū)別,告知范圍不同 通告是把發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖、要求普遍告知并要求遵守；而通知既可以把發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖、要求普遍告知并要求配合，也可以特定告知，即只告知那些與通知內(nèi)容有關(guān)的部分單位和個(gè)人。需普遍告知，告知對(duì)象又無法限定時(shí)，用通告；需特定告知，也可以限定告知對(duì)象時(shí)，用通知。

27、 格式不同 通告因是普遍告知，告知對(duì)象又無法限定，所以，就無法設(shè)計(jì)主送機(jī)關(guān)(抬頭)、抄送機(jī)關(guān)等格式；而通知是特定告知，告知對(duì)象可以很具體，至少可以限定在一個(gè)比較明確的范圍內(nèi)，所以，通知可以而且也應(yīng)該有主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等格式，至少主送機(jī)關(guān)是不可少的。 行文渠道不同 內(nèi)部行文告知下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員辦理或了解某一事項(xiàng)時(shí)，用通知，不能用通告；向社會(huì)上公開行文告知人們應(yīng)當(dāng)遵守或知道某一事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)用通告，不要用通知。,3、通知的

28、特點(diǎn),應(yīng)用廣泛，使用頻率高內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便具有執(zhí)行性,4、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題,1. 省略重復(fù)詞語。 在標(biāo)題《國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) ××部〈關(guān)于…… (事由)的意見〉的通知》中，“關(guān)于”和“的”都是重復(fù)的，刪去第一個(gè)“關(guān)于”和“的”。同時(shí)，按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》關(guān)于“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”的要求，刪去被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題的書名號(hào)，標(biāo)題成為：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)××

29、;部關(guān)于……(事由)意見的通知》。    2. 合并被轉(zhuǎn)文件。 如果用一個(gè)通知來轉(zhuǎn)發(fā)幾個(gè)相關(guān)的文件，不應(yīng)該在通知的標(biāo)題中把被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題一一列出，妥當(dāng)?shù)淖龇ㄊ菍⑵浜戏Q為“…… ×個(gè)文件”。例如，國務(wù)院辦公廳擬用一個(gè)通知來轉(zhuǎn)發(fā)人事部、財(cái)政部有關(guān)工資標(biāo)準(zhǔn)的三個(gè)文件——《關(guān)于調(diào)整機(jī)關(guān)工作人員工資標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施方案》、《關(guān)于調(diào)整事業(yè)單位工作人員工資標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施方案》、《關(guān)于增加機(jī)關(guān)、事業(yè)單位離退休人員

30、離退休費(fèi)的實(shí)施方案》，這個(gè)通知的標(biāo)題是：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)人事部財(cái)政部關(guān)于調(diào)整機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員工資標(biāo)準(zhǔn)和增加離退休人員離退休費(fèi)三個(gè)實(shí)施方案的通知》(國辦發(fā)〔1999〕78號(hào))。   3. 文號(hào)替代標(biāo)題。 如果被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題過長，可用被轉(zhuǎn)文件的發(fā)文字號(hào)替代，如《 ××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院國發(fā)〔2001〕××號(hào)文件的通知》。 4. 刪去中間層次。 有

31、的文件會(huì)被幾層機(jī)關(guān)逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，以致于最后轉(zhuǎn)發(fā)的機(jī)關(guān)難以撰擬公文標(biāo)題。此時(shí)，對(duì)中間幾層轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)該忽略不計(jì)，把標(biāo)題寫成：發(fā)文機(jī)關(guān) +轉(zhuǎn)發(fā)最上一級(jí)文件(或批轉(zhuǎn)最下一級(jí)文件)+通知，如《××縣衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關(guān)于……(事由)意見的通知》。,5．通知的分類及寫法,通知的結(jié)構(gòu)：通知緣由、通知事項(xiàng)、通知要求(1)指示型通知 這種通知帶有指示性和指導(dǎo)性，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)貫徹執(zhí)行。要把工作任務(wù)、基本措施、原則要求、注意事項(xiàng)等交待清楚，

32、使下級(jí)機(jī)關(guān)一看通知，就知道要求他們解決什么問題，為什么要解決這些問題，采取什么措施來解決這些問題。這種通知主要包括通知原因和應(yīng)知事項(xiàng)兩部分。 通知原因首先要寫明通知的主要依據(jù)，如根據(jù)某項(xiàng)方針政策，根據(jù)某次會(huì)議精神，或是根據(jù)某項(xiàng)工作的發(fā)展近況與存在問題等，扼要說明通知的針對(duì)性和目的性。其次要簡(jiǎn)要闡明通知的意義，使下級(jí)機(jī)關(guān)易于接受，引起重視，提高貫徹執(zhí)行的自覺性和積極性。 應(yīng)知(應(yīng)辦)事項(xiàng)，是指示性通知的主體，必須集中筆力，

33、認(rèn)真寫好。這部分主要包括交代工作任務(wù)，規(guī)定政策界限，闡明具體措施，指出應(yīng)該注意的問題等。為了使應(yīng)知(應(yīng)辦）事項(xiàng)明確、醒目，便于閱讀和記憶，可分條寫出，以求條理清晰。,(2)“發(fā)布”型通知,新《辦法》關(guān)于“通知”適用范圍的定義中已經(jīng)沒有“發(fā)布規(guī)章”(已廢止的老《辦法》中有)的規(guī)定，“命令(令)”中有“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章”的規(guī)定。從理論上說，新《辦法》實(shí)施后不應(yīng)該再有“發(fā)布”型通知，只有“公布”型命令(令)。但企事業(yè)單位依

34、法不能使用命令(令)，如需發(fā)布規(guī)章制度，仍要用發(fā)布型通知。 這種發(fā)布型通知包括兩部分：一是發(fā)布通知本身，二是發(fā)布對(duì)象。從篇幅上看，重點(diǎn)在發(fā)布對(duì)象。發(fā)布通知本身的主要作用一是認(rèn)可發(fā)布對(duì)象，二是直接賦予發(fā)布對(duì)象以執(zhí)行效力。通常都是“現(xiàn)將《……》發(fā)給你們，請(qǐng)……?！?另外還應(yīng)該注意，行政機(jī)關(guān)的發(fā)布型通知，應(yīng)按照憲法和國務(wù)院組織法的寫法，一般用“發(fā)布”，不用“頒布”、“頒發(fā)”等字樣。末條也統(tǒng)一寫作“自發(fā)布之日起施行”(另行規(guī)定施

35、行日期的除外)。,（3)“批轉(zhuǎn)”型通知,批轉(zhuǎn)，“批”是批示、批準(zhǔn)的意思?！稗D(zhuǎn)”是轉(zhuǎn)發(fā)，二者合而為一，就是“批轉(zhuǎn)”。當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的意見、報(bào)告、總結(jié)等公文進(jìn)行批示，而后又把批示和原文向下轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)，就需要使用批轉(zhuǎn)型通知。這種通知也帶有指示的性質(zhì)，也要求有關(guān)單位遵照?qǐng)?zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行。 在實(shí)際工作中，批轉(zhuǎn)的具體使用主要有兩種情況：一是上級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)為下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等所反映的情況和問題，對(duì)全局有普遍意義，可以借以指導(dǎo)面上的工

36、作，因而加以批轉(zhuǎn)；二是有些下級(jí)機(jī)關(guān)需要解決的問題，涉及到平行的或不相隸屬的機(jī)關(guān)，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下發(fā)，以便推動(dòng)那些需要合作完成的工作任務(wù)。不管是哪一種情況，下級(jí)機(jī)關(guān)的公文一旦經(jīng)過批轉(zhuǎn)，實(shí)際上就變成了批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的意見，就具備了在一定范圍內(nèi)的執(zhí)行效力。 批轉(zhuǎn)型通知，包括批轉(zhuǎn)對(duì)象和批轉(zhuǎn)通知本身兩大部分。通常都寫作“××(發(fā)文機(jī)關(guān))同意《……》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們”。,（ 4)“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知,轉(zhuǎn)發(fā)通知，是公文類通知中使用范圍

37、較廣的一種。既可以用它來轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)以及不相隸屬機(jī)關(guān)的公文材料，也可以用來轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、通知等公文。 轉(zhuǎn)發(fā)型通知的寫作格式與批轉(zhuǎn)型通知有些相近，通常都寫成：“現(xiàn)將《……》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)(望)……執(zhí)行(參閱)”。．,(5)任免通知,當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)需要向下級(jí)機(jī)關(guān)知照對(duì)有關(guān)人員的任免決定時(shí)，可使用這種通知。通常寫作《關(guān)于××同志任職的通知》，《關(guān)于免去XX同志XX職務(wù)的通知》。如一次任免人員過多，也

38、可以寫作《關(guān)于XX等×位同志職務(wù)任免的通知》。 任免通知的寫作比較簡(jiǎn)單，要求直述其事，簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，多數(shù)只有一兩句話。包括任免根據(jù)和任免內(nèi)容兩層意思，如：經(jīng)2001年1月10日XX廠XX會(huì)議研究決定：XX同志任XX處副處長。,（6）會(huì)議通知和事項(xiàng)通知,會(huì)議通知：依據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、要求。事項(xiàng)通知：?jiǎn)⒂糜≌?、成立、調(diào)整和撤銷機(jī)構(gòu)、催報(bào)材料、變更時(shí)間,(2)周知性通告的擬寫,周知性通告的內(nèi)容涉及發(fā)布機(jī)關(guān)轄區(qū)內(nèi)群眾或機(jī)

39、關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的切身利益，在寫作上要注意以下幾點(diǎn)： 事項(xiàng)要完整，要求要具體。需要周知的事項(xiàng)一般包括起止時(shí)間、地點(diǎn)等均要寫明；對(duì)群眾或有關(guān)方面的要求要寫得具體明確，措施要切實(shí)可行。 要未雨綢繆，必要時(shí)要留有留地。周知性通告的執(zhí)行，有時(shí)需要先做必要的準(zhǔn)備，在時(shí)間上要留有余地，有一定的提前量。,(3)法規(guī)性通告的擬寫,法規(guī)性通告在一定范圍內(nèi)具有約束力和強(qiáng)制性，要求所轄地域內(nèi)的有關(guān)人員必須認(rèn)真執(zhí)行，不得違背。因此，在寫作上

40、要注意以下幾點(diǎn)： 內(nèi)容要合法。法規(guī)性通告的內(nèi)容必須合法，不得與有關(guān)法律法規(guī)相違背。有的法規(guī)性通告開頭就應(yīng)寫上法律依據(jù)，也可把有關(guān)法律依據(jù)滲透到具體的內(nèi)容之中。層次要分明。法規(guī)性通告如內(nèi)容較多，一般以章、條、款的形式表述，以求條理清楚。,七、報(bào)告,1、定義：報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。 2、報(bào)告的分類 (1)工作報(bào)告（基本情況、主要特色或經(jīng)驗(yàn)、意見和建議） 工作報(bào)告又稱綜合報(bào)告，用于

41、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、匯報(bào)工作進(jìn)展情況或提出今后工作設(shè)想。 (2)情況報(bào)告（基本情況、主要問題和改進(jìn)意見） 又稱專題報(bào)告，用來匯報(bào)遇到的重大問題或特殊情況、接辦事項(xiàng)的處理情況等。 (3)調(diào)查報(bào)告（檢查、視察和考察等，基本事實(shí)、事實(shí)的來源和性質(zhì)、解決的方法和建議） 調(diào)查報(bào)告，是用書面語言表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果并報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為決策參考的一種報(bào)告。 (4)報(bào)送報(bào)告（依據(jù)、報(bào)送的內(nèi)容、備案） 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文、物件時(shí)，隨

42、文或隨物寫的一種報(bào)告，叫報(bào)送報(bào)告。,２、上行的意見與報(bào)告之間的區(qū)別問題,“報(bào)告”與上行的“意見”，不僅在行文方向上完全一致，而且內(nèi)容也很近似，均含有陳述性的內(nèi)容，有時(shí)在陳述情況的基礎(chǔ)上均有相應(yīng)的今后工作意見?！皥?bào)告”側(cè)重于匯報(bào)工作、反映情況，多數(shù)情況下不涉及今后具體工作意見，也不要求上級(jí)做出批示，只有所反映的情況涉及到工作中一些帶有普遍性的問題時(shí)，往往順勢(shì)針對(duì)問題提出今后的解決辦法，要求上級(jí)加以批轉(zhuǎn)，這就是人們通常所說的“呈轉(zhuǎn)性報(bào)告”

43、?！耙庖姟保ㄉ闲械模╇m然也陳述情況，但這里的情況具有特定的內(nèi)容，它通常是對(duì)工作中遇到的某一重要問題作出了分析與見解，而不像“報(bào)告”那樣是對(duì)工作情況的綜合與歸納，“意見”陳述情況的目的在于給意見的提出作鋪墊，所提的意見，不像“報(bào)告”在多數(shù)情況下對(duì)上級(jí)沒有批示或批轉(zhuǎn)的請(qǐng)求。,３、報(bào)告的作用,便于上級(jí)及時(shí)了解和掌握下級(jí)工作。下級(jí)及時(shí)獲得上級(jí)的全面指導(dǎo)。督促下級(jí)隨時(shí)檢查工作進(jìn)程。為下一步工作的開展打下基礎(chǔ)。,４．報(bào)告的擬寫,報(bào)告正文由報(bào)

44、告導(dǎo)語、報(bào)告內(nèi)容、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。 報(bào)告導(dǎo)語。報(bào)告的開頭先要說明為什么要寫這份報(bào)告，概述什么時(shí)候接到上級(jí)的什么公文、什么指示或什么任務(wù)，本機(jī)關(guān)的執(zhí)行、辦理情況及結(jié)果如何，然后用“現(xiàn)將……報(bào)告如下”或“現(xiàn)將……匯報(bào)于后”之類的承啟用語轉(zhuǎn)入報(bào)告內(nèi)容。 報(bào)告內(nèi)容。這是報(bào)告正文的主干部分。工作報(bào)告要注意寫清開展某項(xiàng)工作的情況，包括主要過程、措施、結(jié)果、存在問題、今后打算等；情況報(bào)告要寫清事件發(fā)生的原因、經(jīng)過、性質(zhì)、看法

45、和處理意見；答復(fù)報(bào)告必須緊緊圍繞上級(jí)的詢問，回答上級(jí)提出的問題和情況，不能顧左右而言他。 報(bào)告結(jié)束語。寫在報(bào)告結(jié)尾處，另起一行，空兩格。常見的結(jié)束語多寫“特此報(bào)告"、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等。,５、請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別,1．行文目的不同 報(bào)告的行文目的是為了向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問；請(qǐng)示的目的是為了向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。目的不同，是這兩個(gè)文種的根本性區(qū)別。 2．寫作結(jié)構(gòu)不同 報(bào)

46、告的結(jié)構(gòu)一般是先概括匯報(bào)基本情況，然后匯報(bào)主要成績、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、存在問題，并針對(duì)存在的問題，匯報(bào)今后的打算和安排等；請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)是先說明請(qǐng)示原因，在此基礎(chǔ)上引出請(qǐng)示的具體事項(xiàng)，最后是請(qǐng)示的結(jié)束語，典型的三層或三段式結(jié)構(gòu)。要特別注意的是，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，而請(qǐng)示中可以有報(bào)告的成分。如果報(bào)告中涉及請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)單獨(dú)挑出來，另外用請(qǐng)示行文。但請(qǐng)示中的請(qǐng)示原因部分實(shí)際上就是對(duì)有關(guān)情況的報(bào)告，如果不在請(qǐng)示的開頭部分把面臨的困難和問題報(bào)告清楚

47、，后面的請(qǐng)示事項(xiàng)就顯得沒有理由和前提，被批準(zhǔn)的可能性就不大。所以說，請(qǐng)示中可以有也應(yīng)該有報(bào)告的成分。 3．結(jié)束語不同報(bào)告的結(jié)束語多用“謹(jǐn)此報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“特先報(bào)告，詳情容后續(xù)報(bào)”、“特此報(bào)告，請(qǐng)閱知”等；請(qǐng)示的結(jié)束語多用“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”等。 4．處理方式不同 上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示必須表態(tài)；而對(duì)下級(jí)報(bào)送的報(bào)告可以表態(tài)，也可以不表態(tài)。這是處理方式上的區(qū)別。,6、請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別,5．內(nèi)容寬窄不同 報(bào)告的內(nèi)容可

48、寬可窄，既有專題報(bào)告，也有綜合性報(bào)告；但請(qǐng)示只能一文一事。為了方便上級(jí)機(jī)關(guān)的處理和答復(fù)，請(qǐng)示總是專題的，不應(yīng)該有綜合性請(qǐng)示。 6．發(fā)文時(shí)機(jī)不同請(qǐng)示都是在工作進(jìn)行之前或進(jìn)行之中發(fā)出的；而報(bào)告都是在工作完成以后或告一段落時(shí)發(fā)出的。請(qǐng)示在事前，報(bào)告都在事后。 7．報(bào)送制度不同 報(bào)告可以有“月報(bào)”、“季報(bào)”、“年報(bào)”等定期報(bào)告的規(guī)定；而請(qǐng)示只有在必要時(shí)才行文。不能也不應(yīng)有定期請(qǐng)示的規(guī)定。 8．失誤后責(zé)任劃分不同 下級(jí)機(jī)關(guān)把

49、應(yīng)該請(qǐng)示的問題寫成報(bào)告，使問題得不到及時(shí)處理而造成損失，由下級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示未及時(shí)處理而造成損失，由上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)。,,八、請(qǐng)示,1．請(qǐng)示的適用范圍 請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文種。 2．請(qǐng)示的分類 (1)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示 下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到了疑難問題，或是對(duì)上級(jí)的公文有不明了、不清楚的地方，可用請(qǐng)示向上級(jí)反映，要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予明確的指示或解釋，以便更好地貫徹公文精神或開展

50、某項(xiàng)工作。 (2)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示 根據(jù)有關(guān)規(guī)定和管理權(quán)限，有些公文需經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能發(fā)布，如重要法規(guī)的發(fā)布、長遠(yuǎn)規(guī)劃的調(diào)整等；由于本單位的情況特殊，難以執(zhí)行上級(jí)的統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理，但必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同意或認(rèn)可；有些問題，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后才能辦理，如人事任免、機(jī)構(gòu)的增減等。 (3)請(qǐng)求審批的請(qǐng)示 下級(jí)機(jī)關(guān)在開展工作的過程中，在人、財(cái)、物方面遇到困難，自己無法解決，可報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核、備案、

51、批撥或調(diào)配使用等。如請(qǐng)求審批基建項(xiàng)目，請(qǐng)求貸款，請(qǐng)求劃撥人員編制等。,3．請(qǐng)示正文的擬寫,請(qǐng)示正文由請(qǐng)示原因、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)束語三部分組成。 (1)請(qǐng)示原因 開頭先提出為什么要請(qǐng)示，請(qǐng)示的依據(jù)是什么。 請(qǐng)示的依據(jù)可分為理論依據(jù)和事實(shí)依據(jù)兩種。理論依據(jù)是指以上級(jí)的某一公文精神為依據(jù)，事實(shí)依據(jù)是指以實(shí)際工作中的具體情況為依據(jù)。必要時(shí)，二者可結(jié)合起來，共同組成請(qǐng)示原因。 請(qǐng)示的原因既要簡(jiǎn)明扼要，使人一目了然，又要

52、提供足夠的依據(jù)，令人信服。 (2)請(qǐng)示事項(xiàng) 緊接請(qǐng)示原因之后，具體寫出請(qǐng)示的具體事項(xiàng)。請(qǐng)求指示的請(qǐng)示事項(xiàng)主要寫遇到了什么問題，有哪幾種不同意見，現(xiàn)狀如何，并要求上級(jí)機(jī)關(guān)在哪些方面或哪幾個(gè)具體問題上給予明確的指示。請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示事項(xiàng)寫準(zhǔn)備干什么，如何干，請(qǐng)求上級(jí)在哪些環(huán)節(jié)上給予支持或幫助，或請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)承認(rèn)，或請(qǐng)求上級(jí)撥款，或請(qǐng)求上級(jí)調(diào)配相應(yīng)的人力、物力等。 (3)結(jié)束語請(qǐng)示的結(jié)束語一般在請(qǐng)示事項(xiàng)之后另起一行寫。

53、常用的結(jié)束語有：“以上事項(xiàng)，請(qǐng)明示”、“特此報(bào)請(qǐng)核批”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審核批準(zhǔn)”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”等。,4．請(qǐng)示寫作注意事項(xiàng),(1)不濫用請(qǐng)示 下級(jí)機(jī)關(guān)不能事無巨細(xì)一概向上級(jí)請(qǐng)示，凡是職權(quán)范圍內(nèi)的事，要敢于負(fù)責(zé)，自行處理。 (2)請(qǐng)示應(yīng)堅(jiān)持一文一事的原則 請(qǐng)示忌一文多事，以便于公文的及時(shí)處理。 (3)請(qǐng)示的目的要明確 無論是哪一種請(qǐng)示，都應(yīng)做到既提出問題，又要有自己的看法、設(shè)想或處理意見；不然的話，

54、上級(jí)機(jī)關(guān)就難以批復(fù)。 (4)請(qǐng)示的理由要充分 請(qǐng)示的理由一般包括兩個(gè)部分：一是需要，二是可能。比如，要請(qǐng)求列一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，就得說明對(duì)這個(gè)項(xiàng)目如何需要，甚至如何迫切需要，以及該項(xiàng)目建成后將會(huì)帶來怎樣的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等。另一方面，還要說明上這個(gè)項(xiàng)目的可能性，包括地理?xiàng)l件、資源條件、社會(huì)條件、資金來源等。 (5)不要多頭主送 請(qǐng)示應(yīng)送直接主管機(jī)關(guān)或部門，不要多頭主送。,5、“請(qǐng)示”與“請(qǐng)求批準(zhǔn)函” 的區(qū)別,

55、按照公文處理法規(guī)的規(guī)定，請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)時(shí)使用的一種公文，其發(fā)文與受文單位之間必須具有直接的隸屬關(guān)系。就此例而言，××市人民警察學(xué)校系一正處級(jí)單位，級(jí)別較高；而市車輛管理所是一正科級(jí)單位，級(jí)別較低。二者之間不但級(jí)別不對(duì)等，而且不存在任何隸屬關(guān)系。因此,使用上行文的請(qǐng)示是不正確的，應(yīng)改用平行文的“函”為妥當(dāng)。根據(jù)公文處理法規(guī)的規(guī)定，函適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)或答

56、復(fù)審批事項(xiàng)，因此，××市人民警察學(xué)校應(yīng)用“函”來向市車輛管理所行文。    在實(shí)踐中，請(qǐng)示與函文種混用的現(xiàn)象較為普遍。之所以出現(xiàn)這種問題，既有發(fā)文單位本身的原因，認(rèn)為是有求于人即應(yīng)“低人一等”，也有受文單位的原因，認(rèn)為自己手中握有某種權(quán)力即可“高人一籌”，以上級(jí)自居。這些做法是不正確的，不利于公文處理工作的規(guī)范化。,九、批復(fù)的寫法,1、批復(fù)的定義： 批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的

57、請(qǐng)示事項(xiàng)”。即批復(fù)是針對(duì)請(qǐng)示的，不能針對(duì)其他文種。有人把批復(fù)與批示相提并論，那是不對(duì)的。批復(fù)是一個(gè)法定文種，而批示是一種對(duì)收文的處理程序，不是法定文種。只有在特殊情況下，才能將“批示”作為一個(gè)準(zhǔn)文種下行。,,,2、批復(fù)的分類,常用的批復(fù)有兩種： 1．只送報(bào)送請(qǐng)示的某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù) 絕大多數(shù)批復(fù)都屬這一類。如某局向直接上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示增加人員編制，上級(jí)的批復(fù)只主送給該局就行了。 2．大量抄送各有關(guān)機(jī)關(guān)的批復(fù)

58、 這種批復(fù)除送報(bào)送請(qǐng)示的某一下級(jí)機(jī)關(guān)外，還需要大量抄送各有關(guān)機(jī)關(guān)。這類批復(fù)較為少見。只有所批復(fù)的請(qǐng)示具有一定代表性，答復(fù)一個(gè)機(jī)關(guān)就能解除許多機(jī)關(guān)的疑問時(shí)才將這一批復(fù)抄送各有關(guān)機(jī)關(guān)。,3、批復(fù)正文的擬寫,1．批復(fù)的標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題，在一般情況下，與一般公文標(biāo)題的寫法相同，即由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素組成。如，《中華全國總工會(huì)關(guān)于鐵路工會(huì)經(jīng)費(fèi)上交和留用比例的批復(fù)》。也可用請(qǐng)示的標(biāo)題作事由，如，《××省教委對(duì)的批復(fù)

59、》。也可在標(biāo)題中把上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)與否的態(tài)度寫進(jìn)去，如，《國務(wù)院關(guān)于同意江蘇省設(shè)立無錫市馬山區(qū)給江蘇省人民政府的批復(fù)》。 2．批復(fù)的正文 批復(fù)的正文一般由批復(fù)引語、批復(fù)內(nèi)容、結(jié)尾用語三部分構(gòu)成。 (1)批復(fù)引語 先引述來文，包括來文的日期、標(biāo)題、字號(hào)，必要時(shí)，還要簡(jiǎn)述來文的請(qǐng)示事項(xiàng)。 (2)批復(fù)內(nèi)容 這部分是批復(fù)的主體，應(yīng)針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)，表明同意與否的態(tài)度。有時(shí)，還應(yīng)闡明同意或不同意的理由。 (3)結(jié)尾

60、用語 一般只寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”，并另起一行，表示全文的結(jié)束。也可不用這種結(jié)尾用語，只在表明態(tài)度，闡明理由或作完指示后即收束全文。,4、擬寫批復(fù)注意事項(xiàng),1．要一事一批 請(qǐng)示必須一文一事，同理，批復(fù)也只能是一份批復(fù)只對(duì)應(yīng)一份請(qǐng)示，而不能用一份批復(fù)對(duì)應(yīng)多份請(qǐng)示。 2．批復(fù)要及時(shí) 下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無論是否批準(zhǔn)，都應(yīng)及時(shí)批復(fù)。如不能批準(zhǔn)或不能馬上批準(zhǔn)，在批復(fù)中講明理由即可。不能一味拖延，態(tài)度曖昧。 3．態(tài)度要明確

61、 批復(fù)中的觀點(diǎn)必須明確，同意就是同意，不同意就是不同意，緩辦就是緩辦，決不能含糊其詞，模棱兩可，讓人不得要領(lǐng)。,4、擬寫批復(fù)注意事項(xiàng),4．批復(fù)要有依據(jù) 對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示進(jìn)行批復(fù)，必須根據(jù)有關(guān)政策、法令或規(guī)章制度，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，經(jīng)過周密思考或調(diào)查研究，作出具體明確的答復(fù)。為慎重起見，有時(shí)還要寫明批復(fù)的根據(jù)，以備查考。切忌隨便批復(fù)，濫用職權(quán)。 5．針對(duì)性要強(qiáng) 批復(fù)必須緊緊圍繞請(qǐng)示事項(xiàng)，不能無的放矢、答非所問、復(fù)非所求，也

62、不能只答復(fù)請(qǐng)示中的一部分，而對(duì)另一部分不予表態(tài)，使下級(jí)無所適從。 6．篇幅要短小 批復(fù)應(yīng)開門見山，直截了當(dāng)。切忌長篇大論，枝節(jié)橫生。 7．措詞要準(zhǔn)確 批復(fù)用詞應(yīng)字斟句酌，防止發(fā)生歧義，貽誤工作。切忌使用“似屬可行”、“酌情辦理”、“最好去做”之類的詞語。,十、函的寫法,1、定義：函是平行文，“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。按規(guī)定：“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一

63、級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文”。 函的使用范圍較廣，凡是不相隸屬的單位之間，平級(jí)的黨政機(jī)關(guān)之間，政府及其部門與同級(jí)的軍事機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及其部門之間均可用函，不受系統(tǒng)、部門、行業(yè)、地域的限制。,2、函的分類,按函的定義，可分為商洽函、問復(fù)函、請(qǐng)準(zhǔn)函三種。 （1）商洽函 “商”是商請(qǐng)、協(xié)商的意思；“洽”是接洽、洽談的意思。商洽函是行政機(jī)關(guān)、

64、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用最多的一種。特別是有關(guān)洽談人事調(diào)轉(zhuǎn)、清償債務(wù)、商品買賣、產(chǎn)權(quán)交易等方面的函還受法律的嚴(yán)格保護(hù)，可視作合同、協(xié)議的補(bǔ)充，一經(jīng)雙方承諾或認(rèn)可，即產(chǎn)生權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，必須遵照?qǐng)?zhí)行。,（2）問復(fù)函,“問”是詢問，“復(fù)”是答復(fù)，可視為兩種，但只是主動(dòng)、被動(dòng)而已，性質(zhì)相同，合為一類。 不相隸屬的機(jī)關(guān)之間常有公務(wù)上往返問復(fù)的文書往來，因互相沒有隸屬關(guān)系，只能用函。 在有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，上級(jí)對(duì)下級(jí)

65、可用函，但下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)的詢問事項(xiàng)不得用函答復(fù)，而應(yīng)以報(bào)告或其他較函更鄭重的公文予以回答，以表示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重。,( 3)請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函,用于向不相隸屬的主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)或用來答復(fù)審批事項(xiàng)的函件，叫請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函。有關(guān)要求增加經(jīng)費(fèi)、調(diào)整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照等有關(guān)事項(xiàng)，需向主管部門行文，請(qǐng)求批準(zhǔn)，因是不相隸屬的關(guān)系所應(yīng)用函。主管部門答復(fù)請(qǐng)準(zhǔn)函的叫審批函，仍是函。有些單位為了表示對(duì)主管部門的尊重，故意用請(qǐng)示，那是不對(duì)的。

66、請(qǐng)示只“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)，只能用函。主管部門審批時(shí)，也應(yīng)用函，用批復(fù)是不對(duì)的。,請(qǐng)批、批答函,（一）知識(shí)要點(diǎn)1．請(qǐng)批、批答函的概念請(qǐng)批、批答函是請(qǐng)批函與批答函的合稱，是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。2．請(qǐng)批、批答函的類型（1）請(qǐng)批函請(qǐng)批函是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。 （2）批答函批答函是有關(guān)主管部門批答請(qǐng)批事項(xiàng)的函。,擬寫要點(diǎn),請(qǐng)批、批答函的結(jié)構(gòu)是：

67、標(biāo)題 ＋ 主送機(jī)關(guān) ＋ 正文 ＋ 落款 ＋ 成文日期這里，正文的構(gòu)成是：發(fā)文緣由 ＋ 函事項(xiàng) ＋ 尾語在發(fā)文緣由部分，請(qǐng)批函應(yīng)說明發(fā)函的原因、根據(jù)或背景等；批答函應(yīng)有引語，即引述對(duì)方函的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，表示收悉進(jìn)行了研究處理。在事項(xiàng)部分，凡請(qǐng)批函均應(yīng)說明具體事項(xiàng)，即要求主送機(jī)關(guān)協(xié)辦的事項(xiàng)，或要求解決的問題等。凡批答函均應(yīng)回復(fù)發(fā)函機(jī)關(guān)的事項(xiàng)、批答其提出的請(qǐng)求。在尾語部分，請(qǐng)批函與批答函各有慣用尾語，如“請(qǐng)審查批準(zhǔn)”、 “特此函復(fù)”等

68、。,3、函的分類,按函的定義，可分為商洽函、問復(fù)函、請(qǐng)準(zhǔn)函三種。 （1）商洽函 “商”是商請(qǐng)、協(xié)商的意思；“洽”是接洽、洽談的意思。商洽函是行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位之間使用最多的一種。特別是有關(guān)洽談人事調(diào)轉(zhuǎn)、清償債務(wù)、商品買賣、產(chǎn)權(quán)交易等方面的函還受法律的嚴(yán)格保護(hù)，可視作合同、協(xié)議的補(bǔ)充，一經(jīng)雙方承諾或認(rèn)可，即產(chǎn)生權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，必須遵照?qǐng)?zhí)行。,（2）問復(fù)函,“問”是詢問，“復(fù)”是答復(fù)，可視為兩種，但只是主動(dòng)、

69、被動(dòng)而已，性質(zhì)相同，合為一類。 不相隸屬的機(jī)關(guān)之間常有公務(wù)上往返問復(fù)的文書往來，因互相沒有隸屬關(guān)系，只能用函。 在有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，上級(jí)對(duì)下級(jí)可用函，但下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)的詢問事項(xiàng)不得用函答復(fù)，而應(yīng)以報(bào)告或其他較函更鄭重的公文予以回答，以表示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重。,( 3)請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函,用于向不相隸屬的主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)或用來答復(fù)審批事項(xiàng)的函件，叫請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函。有關(guān)要求增加經(jīng)費(fèi)、調(diào)整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照