如何做好辦公室5s管理

1、,辦公室5S管理,,,,主 講：高 峰,,辦公室5S管理,主 講：高 峰,,電話(huà)是現(xiàn)代企業(yè)和外界聯(lián)絡(luò)的重要渠道，不規(guī)范的、沒(méi)有職業(yè)風(fēng)范的電話(huà)方式，不但影響著個(gè)人形象，也影響著公司的外在形象和商業(yè)信譽(yù)。換言之，人們通過(guò)你在電話(huà)的表現(xiàn)，可以判斷出你的素質(zhì)，甚至公司的品位。,,辦公室電話(huà)禮儀的基本常識(shí),,,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),在辦公室里，當(dāng)電話(huà)響起時(shí)，應(yīng)盡快接聽(tīng)，一般應(yīng)在電話(huà)響第二聲或第三聲時(shí)接起，在禮貌稱(chēng)呼后要主動(dòng)報(bào)出公司或部門(mén)（

2、如內(nèi)線(xiàn)）名稱(chēng)：,如果因某種特殊情況讓電話(huà)響了四次以上，拿起電話(huà)在問(wèn)好完畢后要向?qū)Ψ街虑福骸皩?duì)不起，讓您久等了。”,外線(xiàn)：“您好，百洋集團(tuán)”“您好，百洋食品”,內(nèi)線(xiàn)：“您好，××部”,如 ：,,,,當(dāng)來(lái)電話(huà)的人說(shuō)明找誰(shuí)之后，不外乎三種情況：,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),剛好是本人接電話(huà)；,本人在，但不是他接電話(huà)；,1,2,3,是本人不在時(shí),來(lái)電話(huà)的人說(shuō)明找誰(shuí)之后，不外乎三種情形：,第一種情形（本人），接話(huà)人

3、說(shuō)：“我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪位？” （如聽(tīng)出對(duì)方是誰(shuí)了，要主動(dòng)道出， 以免對(duì)方再自我介紹。文職人員 要練就聽(tīng)覺(jué)識(shí)別功夫， 以顯示對(duì)對(duì)方的尊重。）,第二種情形（非本人），接話(huà)人說(shuō)：“他在這里，請(qǐng)稍候?！鄙纤静环奖憬与娫?huà)時(shí)，要善于圓場(chǎng)。,三種情形,,第三種情形（本人不在），接話(huà)人說(shuō)：“對(duì)不起，他出去了（或他不在這里）。你需要留言嗎？” 切忌只說(shuō)一聲“不在”就把電話(huà)掛了。,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),,1

4、、盡量不要在對(duì)方工作時(shí)間打電話(huà)溝通私人問(wèn)題。 2、盡量不要在對(duì)方休息時(shí)間打電話(huà)，如深夜、午休、假日等。 3、要考慮到時(shí)差： （如我國(guó)東西部或和國(guó)外聯(lián)系以及各類(lèi)單位作息時(shí)間差異等。） 4、如果電話(huà)內(nèi)容重要或要通話(huà)時(shí)間很長(zhǎng)，要問(wèn)對(duì)方是否方便。,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),打電話(huà)的人要考慮接電話(huà)的人是否方便，同時(shí)注意：,,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),,...,要結(jié)束通話(huà)，一般應(yīng)由打電話(huà)的人提出，說(shuō)“再會(huì)”。出于

5、禮貌，接電話(huà)的人要聽(tīng)到忙音后方可掛機(jī)。對(duì)公司職員來(lái)說(shuō)，我們提倡后掛機(jī)，尤其是接上司電話(huà)、客戶(hù)電話(huà)。,,,,在通話(huà)過(guò)程中因意外電話(huà)突然中斷，打電話(huà)的人應(yīng)再撥對(duì)方電話(huà)并道歉。,在通話(huà)過(guò)程中發(fā)生緊急情況要處理，要告訴對(duì)方電話(huà)暫停，并讓對(duì)方理解。事情處理完畢后馬上致電并道歉。（對(duì)外聯(lián)絡(luò)要盡量避免此情況發(fā)生。）,如打錯(cuò)了電話(huà)，應(yīng)說(shuō)“對(duì)不起，我拔錯(cuò)了號(hào)碼?！比绻拥酱蝈e(cuò)的電話(huà)要禮貌地告訴他：“對(duì)不起，你打錯(cuò)了?！?,,,通話(huà)注意事項(xiàng),,一

6、、 如何規(guī)范地打接電話(huà),如辦公室多人使用一部電話(huà)，應(yīng)由主管規(guī)定接電話(huà)程序：,小王是第一接電話(huà),小李是第二接電話(huà),小劉是第三接電話(huà),第一程序人在時(shí),第二程序人不在或忙時(shí),第一程序人不在或忙時(shí),○ 一般誰(shuí)的電話(huà)較多，就把誰(shuí)排在前面。 ○規(guī)定接聽(tīng)程序主要是避免電話(huà)響起，大家相互希望他人能接 起電話(huà)，造成電話(huà)響很久而無(wú)人聽(tīng)。,一、 如何規(guī)范地打接電話(huà),,,,秘書(shū)、助理人員接到外線(xiàn)要轉(zhuǎn)接公司主要領(lǐng)導(dǎo)的話(huà)，要學(xué)會(huì)“過(guò)濾”，哪些是要領(lǐng)導(dǎo)

7、親自接聽(tīng)的，哪些是要讓分管領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)的，哪些是接電話(huà)的人就可以處理的。類(lèi)別要判斷準(zhǔn)確，言詞要禮貌委婉。 接電話(huà)的人，對(duì)外代表公司，對(duì)內(nèi)代表部門(mén)。,,電話(huà)交談所持續(xù)時(shí)間，以談話(huà)內(nèi)容多少來(lái)定：事多、 事復(fù)雜則長(zhǎng)，反之則短。一般控制在5分鐘以?xún)?nèi)。 如對(duì)方說(shuō)話(huà)冗長(zhǎng)無(wú)條理，我們要會(huì)替對(duì)方簡(jiǎn)潔歸類(lèi)； 當(dāng)對(duì)方啰啰嗦嗦，你不愿再花費(fèi)時(shí)間和他無(wú)聊地談下去，你可禮貌地說(shuō)：“我不想占你太多時(shí)間，有

8、事再聯(lián)系，好嗎？” 或 “耽誤了你很長(zhǎng)時(shí)間了，以后再聯(lián)絡(luò)，好嗎？”或者說(shuō)自己馬上要參加重要會(huì)議 職場(chǎng)人員要告訴親朋，無(wú)特殊情況不要在上班時(shí)間打自己電話(huà)（包括手機(jī)）。因?yàn)樯习鄷r(shí)間每一分鐘都是屬于公司的，堅(jiān)決反 對(duì)在其時(shí)間段煲“電話(huà)粥”。（此類(lèi)情況應(yīng)視同曠工。）,二、合理控制通話(huà)時(shí)間,?,?,?,?,?,為了強(qiáng)迫自己不煲“電話(huà)粥”，要站立接打電話(huà)，如有必要可單腿站立。,1、造成長(zhǎng)時(shí)間占線(xiàn)，影響正常訊息的暢通；

9、2、浪費(fèi)時(shí)間，降低工作效率；3、浪費(fèi)公司資金；4、干擾別人工作，“強(qiáng)迫”他人做你的聽(tīng)眾”5、影響公司形象。,如內(nèi)線(xiàn)聯(lián)系需要二十分鐘以上的，一般應(yīng)放下電話(huà)，約見(jiàn)溝通。 上班時(shí)間煲“電話(huà)粥”的不良影響：,二、合理控制通話(huà)時(shí)間,,三、做好電話(huà)記錄,,1、客戶(hù)或其他部門(mén)電話(huà)聯(lián)絡(luò) 需自己辦理或協(xié)作處理某 項(xiàng)事務(wù)時(shí)，即刻可完成的 一般不需記錄，其他情況 均記錄：何時(shí)、何事

10、、何 人參與、工作質(zhì)量（配 合）要求、聯(lián)絡(luò)人等。 2、 如電話(huà)需聯(lián)絡(luò)的當(dāng)事人不在工作場(chǎng)所，接聽(tīng)電話(huà)的人要自覺(jué)記錄，且記錄宜詳不宜略，如對(duì)方姓名、性別、電話(huà)、來(lái)電時(shí)間等，有留言的更要準(zhǔn)確無(wú)誤。為了記錄準(zhǔn)確，記錄完畢后，要讀一遍給來(lái)電者聽(tīng)，得到對(duì)方認(rèn)同方可。,3、電話(huà)記錄要在當(dāng)事人回 工作場(chǎng)所后立即交予。 如為緊急電話(huà)的要在第 一時(shí)間通過(guò)必要途徑讓 當(dāng)事人盡快知道記

11、錄內(nèi) 容。4、 如接到上級(jí)部門(mén)電話(huà)通 知，應(yīng)迅速將完整記錄交給所屬領(lǐng)導(dǎo)處理。 5、記錄者要對(duì)記錄內(nèi)容準(zhǔn) 確與否以及交付時(shí)間負(fù) 責(zé)。,電話(huà)鈴響時(shí)，要調(diào)整情緒，微笑著去接 聽(tīng)電話(huà)，讓對(duì)方似乎“看”到了你的微笑。,電話(huà)交談中停止手中、口中的一切活動(dòng)，必要時(shí)手中持筆以記下重要信息。,對(duì)外聯(lián)絡(luò)以公司公開(kāi)、正確的信息為原則，或施“緩兵之計(jì)”。,可做手勢(shì)等肢體語(yǔ)言，要相信對(duì)方能“聽(tīng)

12、”出來(lái)。,四、接聽(tīng)電話(huà)注意要點(diǎn),電話(huà)結(jié)束時(shí)，要感謝對(duì)方打來(lái)電話(huà)； 等對(duì)方掛斷電話(huà)后，再掛斷電話(huà)；永遠(yuǎn)不能摔掉話(huà)筒，這事關(guān)個(gè)人修養(yǎng)和公司管理水平問(wèn)題。,盡量不用電話(huà)免提功能。,不了解的事務(wù)不能輕易表態(tài)，尤其是否定。,1,2,3,4,5,6,五、打電話(huà)注意要點(diǎn),,,,,1,2,3,4,五、打電話(huà)注意要點(diǎn),,,,,,5,6,7,8,,9,在集體辦公場(chǎng)所打電話(huà)聲音要控制適中，以免影響他人。,,1、公共場(chǎng)所，如商場(chǎng)、車(chē)站、車(chē)上、公園內(nèi)等接聽(tīng)

13、 電話(huà)不要大聲喧嘩； 2、會(huì)場(chǎng)、劇場(chǎng)（影院）、加油站、醫(yī)院等場(chǎng)合，原則上關(guān)機(jī)；3、在辦公區(qū)要將手機(jī)鈴聲調(diào)小、或調(diào)到振動(dòng)檔；4、職場(chǎng)人員的手機(jī)不提倡設(shè)各種流行彩鈴，尤其是一些搞怪彩鈴， 與辦公氣氛和職場(chǎng)人士的身份不符。5、辦公區(qū)接打手機(jī)要簡(jiǎn)潔明了,不要喋喋不休，不要大聲嚷嚷； 6、在多人共公辦公場(chǎng)所接打手機(jī)時(shí)，最好走出去，以免干擾他人。 （案例：各類(lèi)企

14、業(yè)工作環(huán)境之比較）,六、關(guān)于手機(jī)的注意事項(xiàng),,六、關(guān)于接打手機(jī)的注意事項(xiàng),在上級(jí)辦公室時(shí)，一般不接電話(huà)，如是重要要電話(huà)，應(yīng)說(shuō)： “我可以接一個(gè)很重要的電話(huà)嗎？”當(dāng)上級(jí)點(diǎn)頭后要說(shuō)：“謝謝！” 案例： 1. 應(yīng)聘的女大學(xué)生在主考官面前接電話(huà)：“除了跳舞，你還會(huì)什么？” 2．應(yīng)聘的某男士在主考官前接電話(huà)：“老地方見(jiàn)，不醉不罷休，我可多帶幾個(gè) 兄弟

15、嗎？” 下級(jí)人員必須接上級(jí)電話(huà)，特殊情況未能及時(shí)接聽(tīng)，要以最快速度回復(fù)； 拒接上級(jí)電話(huà)，是嚴(yán)重失職行為。 休息時(shí)間無(wú)時(shí)效性很強(qiáng)的重要事務(wù)，一般不要致電上級(jí)或同事。 在公共場(chǎng)合接電話(huà)時(shí)，注意保密。 手機(jī)費(fèi)用為公司提供者，須每日24小時(shí)開(kāi)機(jī) ； 討論： 當(dāng)公司以外人員索要上司手機(jī)號(hào)時(shí)，我們?nèi)绾翁幚恚?

16、,,,,,,,,建議開(kāi)通提醒業(yè)務(wù)； 建議手機(jī)內(nèi)儲(chǔ)存的通訊錄要有文字備份； 手機(jī)是跨越時(shí)空的通訊工具，要善用，不要濫用； 參加聚會(huì)或工作交流時(shí)，一般不打電話(huà)，當(dāng)有重要來(lái)電時(shí)，要征求對(duì)方同意，如 “我可以接一個(gè)電話(huà)嗎？” 可用短信交流一般工作信息（重要訊息不可），可用 短信向同仁致意（反對(duì)低級(jí)趣味）。 手機(jī)為專(zhuān)用電話(huà)，未經(jīng)同意，他人不可接打。,六、關(guān)于接打手機(jī)的注意事項(xiàng),,,,,,,,辦公用具放置

17、、資料文件整理的基本知識(shí)： 辦公場(chǎng)所窗明幾凈，工作設(shè)備放置有序，不僅使在其間工作的職員心情愉悅，也反映工作人員素養(yǎng)和公司的管理水平。,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,,,,,,,,辦公桌、文件柜、,保險(xiǎn)柜、電腦、,復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、,電視機(jī)、沙 發(fā)、,飲水機(jī)（水瓶）、,報(bào) 架、花 盆,傳真機(jī),茶 幾、,都要根據(jù)科學(xué)合理、美觀方便之原則予以放置。通過(guò)一周時(shí)間試放置，如未發(fā)現(xiàn)什么 不妥，即為固定位置，

18、 不能隨意改變。,?,?,,,,,辦公桌、文件柜、,保險(xiǎn)柜、電腦、,復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、,電視機(jī)、沙 發(fā)、,傳真機(jī),,2、三個(gè)月左右用一次的物品，放在本部門(mén)適當(dāng)場(chǎng)所。,1、一年沒(méi)用過(guò)的物品，或廢棄或放入倉(cāng)庫(kù)。,5、堅(jiān)決反對(duì)將各種用和不用（或不常用）的物品混亂放置。,4、三天用一次的物品，放在身體不要移動(dòng)就可以取到的地方。,3、一星期用一次的物品，放在使用地易拿易取之處。,垃圾桶放置靠近辦公桌且隱秘處，掃帚、

19、拖把之類(lèi)清潔用具可放入洗手間）,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,物 品 分類(lèi)擺放,? 辦公場(chǎng)所電話(huà)要固定放在某一具體位置。 ? 煙灰缸、茶具等放在茶幾上，如在使用時(shí)有挪位，使用完 畢后應(yīng)及時(shí)復(fù)位。 ? 辦公桌有很多抽屜，最常用的一類(lèi)物品要放置在最容易取到的自上而下的第 一個(gè)抽屜，如膠水、剪刀、回形針、計(jì)算器、美工刀、涂改液、名片、筆等 （如是集體辦公多人

20、共用同一用具則不宜放在抽屜里，可放在文具盒內(nèi)放置 在桌面一固定位置）。而便用箋、筆記本、講義等放第二抽屜。） ? 每個(gè)抽屜放置的物品要基本是一類(lèi)的，便于不需思索隨手就可取出。 ? 每周末下午下班前用五分鐘時(shí)間清理整頓各抽屜、案頭，檢查有無(wú)放錯(cuò)位置 之物品。丟棄、處理不用物品。 ? 私人用品要盡量少帶入辦公場(chǎng)所（雨傘、茶杯、隨身攜帶的包除外）。,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,

21、,,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,? 雨傘不準(zhǔn)在辦公撐開(kāi)放置，不準(zhǔn)放在桌上、茶幾上、沙發(fā)上（椅子上），要折疊緊放在茶幾下或其他不顯目處。 ? 新報(bào)紙、刊物要及時(shí)上報(bào)架。報(bào)架上只存當(dāng)月報(bào)紙，上月報(bào)紙中有價(jià)值資料要剪輯，專(zhuān)業(yè)報(bào)紙要完整保存，其他可送公司后勤部門(mén)統(tǒng)一處理。 ? 所有用具使用完畢后要回歸常態(tài)，如膠水、剪刀，便箋，都要放回原來(lái)的抽屜。椅子要和桌子合攏。 ?桌面除常用文件架（筐）、筆筒、電話(huà)、電腦或一、

22、二件高雅工藝品為固定放置物以外，不再放置其他東西。,,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,離開(kāi)辦公室一小時(shí)以上或下班，要收拾桌面，使桌面回歸初始狀態(tài)，并鎖好各柜各抽屜。 有空間的辦公室要放置宜于室內(nèi)養(yǎng)護(hù)的花草，美化環(huán)境、凈化空氣。 辦公場(chǎng)所要注意節(jié)約用電用水，工作人員離開(kāi)辦公室十分鐘以上的，要關(guān)燈、關(guān)電扇（或空調(diào)）。用水要做到隨開(kāi)隨關(guān)。 窗戶(hù)上班時(shí)打開(kāi)，此責(zé)任為第一到工作場(chǎng)所者；下班關(guān)閉，此

23、責(zé)任為最后離開(kāi)者。,,,,,,整 理 前,整 理 后,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,,,八、辦公用具、工作場(chǎng)所清潔衛(wèi)生,,,,,2、每天早晨早會(huì)前清潔衛(wèi)生工作結(jié)束。,1、建立清潔清掃責(zé)任區(qū)，將室 內(nèi)、室外、地面、墻壁、門(mén)窗、 辦公設(shè)備以及垃圾桶等的清洗 衛(wèi)生工作分配到每個(gè)人。責(zé)任 區(qū)不重疊不留空白點(diǎn)。,3、每天要清潔清掃的項(xiàng)目有：室內(nèi)外地面先掃后拖，辦公設(shè)備、桌椅、茶具、煙灰缸等擦拭一遍。,,４、每周最后一個(gè)工

24、作日的早晨外加清潔墻壁、擦拭門(mén)窗及走廊玻璃。檢查清潔死角、轉(zhuǎn)角，擦拭配線(xiàn)、配管。,,每次清潔衛(wèi)生工作結(jié)束后，使用清潔工具者必須將清潔用具清潔后歸位。,,,,,,垃圾桶要使用塑料袋，每天一清理。,櫥柜上下部靠墻面每月最后一個(gè)工作日之早晨清理。,花盆每天早晨擦拭一次,盆花澆水宜采用：不干不澆，澆必澆透。,花盆底部應(yīng)有托盤(pán)存滲水，無(wú)托盤(pán)的要及時(shí)理地面水漬。,八、辦公用具、工作場(chǎng)所清潔衛(wèi)生,5,9,6,7,8,10,１、每月最后一個(gè)工作日結(jié)束前

25、二十分鐘，檢查、　　　　　整理個(gè)人及公共資料、文件等； ２、保留經(jīng)常使用和絕對(duì)必要的資料。如客戶(hù)資料、合　　　　　　　同協(xié)議、培訓(xùn)教材、專(zhuān)業(yè)資料，以及要經(jīng)常使用的　　　　　　　公司信箋、信封、介紹信、正在使用的各種空白表單。 ３、保留機(jī)密文件和公司標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書(shū)（工作說(shuō)明書(shū)），　　　　　　　　以及公司現(xiàn)行的所有文件。 ４、保留本崗位工作輪換時(shí)必須移交的其他專(zhuān)業(yè)資料。 ５、廢棄過(guò)時(shí)和沒(méi)有

26、必要的資料。,九、資料文件的清理,,６、丟棄或銷(xiāo)毀不用的資料文件： 所有廢止的機(jī)密文件和管理制度，如考 核制度、薪資制度、銷(xiāo)售方略、實(shí)施細(xì)則、財(cái)務(wù)制度、生產(chǎn)制度等等，都必須由行政部在公司宣布廢止時(shí)收回，除各留一份存檔外，其余一律粉碎。此文件資料屬管制銷(xiāo)毀，其他部門(mén)和個(gè)人無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀或丟棄。 ７、 一般的廢棄表單或其他資料背 面可以

27、再利用（節(jié)約）。,九、資料文件的清理,,1、過(guò)期的通知書(shū)、聯(lián)絡(luò)單、招待卡、賀年卡、禮儀性信函、便條修 改打印完畢后的手稿和無(wú)保留價(jià)值的傳真可以及時(shí)廢棄。 2、 一般性報(bào)紙保存一個(gè)月，專(zhuān)業(yè)性報(bào)紙保存二年，專(zhuān)業(yè)性雜志保 存三年，地方政府機(jī)關(guān)報(bào)如廣西日?qǐng)?bào)、南國(guó)早報(bào)由行政部完整地 各保存一份，存期一年，過(guò)此期限即可送后勤部門(mén)處理。 3、公司在各個(gè)歷史時(shí)期獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)以及各領(lǐng)

28、 導(dǎo)人視察時(shí)的照片等物品要造冊(cè)登記，并永久保存。 4、各部門(mén)工作表單及相關(guān)輔助資料原則上須妥善保管不少二年 （財(cái)務(wù)部、人力資源部以及工程技術(shù)部門(mén)按國(guó)家相關(guān)部門(mén)規(guī)定的 標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）。,九、資料文件的清理,文件資料清理基準(zhǔn)：,5、各部門(mén)工作表單、輔助資料如需銷(xiāo)毀，在銷(xiāo)毀前應(yīng)由專(zhuān)人檢查、清理、登記明細(xì)，并造冊(cè)上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面批示。 6、在公布欄張貼的通知過(guò)期即揭，處罰

29、通告張貼一周，其他情況控制在十天。什么部門(mén)張貼，什么部門(mén)清理。7、辦公室墻上不準(zhǔn)貼滿(mǎn)各種電話(huà)名冊(cè)、制度，不準(zhǔn)在墻上打釘懸掛各種報(bào)表資料。8、辦公室墻上不準(zhǔn)掛貼有迷信、宗教或太過(guò)生活化色彩的圖片，也不提倡掛貼太過(guò)夸張的抽象派、印象派圖畫(huà)。禁止在墻壁上掛衣物（可放在椅后背或?qū)Ｓ玫穆涞厥揭录埽?、辦公室要保持空氣潔凈，不能有毒氣、煙味或其他異味，必要時(shí)可使用空氣清新劑。,文件資料清理基準(zhǔn)：,九、資料文件的清理,1、 整理所有文件資料，

30、并進(jìn)行分類(lèi)。 2、所有文件夾（盒）均需有名稱(chēng)標(biāo)識(shí)，名稱(chēng)標(biāo)識(shí)字體大小、款式 要一致。 3、不同類(lèi)別的資料要分放在不同的柜格里。 4、 如柜格有限，不同類(lèi)別的資料必須放在同一柜格的，可選用 不 同顏色同一款式的文件夾（盒）以便識(shí)別。 5、 同一類(lèi)資料達(dá)10個(gè)文件夾（盒）以上的，不僅要標(biāo)明資料名

31、 稱(chēng)，還要標(biāo)明文件夾序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字），并按序號(hào)順序 排列。 6、 如沒(méi)用序號(hào)的，要在文件夾（盒）上劃斜線(xiàn)。 7、每次使用完畢，文件資料要立即歸位。,十、資料檔案管理,,8、 每一文件夾（盒）里均應(yīng)有一頁(yè)本夾（盒）內(nèi)資料名稱(chēng)目錄。如未設(shè)置目錄者，可在各種資料最前一頁(yè)上端引用一厘米長(zhǎng)寬的色紙（各種資料引出的色紙要顏色不同，且不能重疊），以使索引檢出。 9、 一周內(nèi)要匯報(bào)、

32、回復(fù)、處理的文件資料等要設(shè)置一有上下多層的文件架（筐），放辦公桌上靠墻一側(cè)（桌不靠墻的，則放右邊），并自上而下在每層用文字依次標(biāo)明；須立即公布（下發(fā)）資料，需及時(shí)回復(fù)資料、本周相關(guān)部門(mén)發(fā)布資料、擬議資料等。 10、桌上未放置文件架（筐）的，可將資料放入抽屜（依然按上述資料分類(lèi)標(biāo)識(shí)）。,十、資料檔案管理,11、文件資料上有標(biāo)明秘密等級(jí)或“注意保存”內(nèi)容的，須妥善保管， 未 經(jīng)發(fā)文單位同意不準(zhǔn)復(fù)印、不

33、準(zhǔn)擴(kuò)大閱讀范圍。 12、 公司下發(fā)但已宣布廢止的文件，必須上交發(fā)文機(jī)關(guān)統(tǒng)一處理。 13、政府等部門(mén)下發(fā)的文件各部門(mén)要登記管理，過(guò)時(shí)廢止的文件要 上交資料檔案室保存。 14、 其他不涉及商業(yè)機(jī)密的過(guò)時(shí)、沒(méi)價(jià)值資料及時(shí)處理掉。 15、 有價(jià)值但二年以?xún)?nèi)很少使用的資料存入資料室。,十、資料檔案管理,十一、管理權(quán)限與責(zé)任,,2、各級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)有指導(dǎo)檢查此項(xiàng)工作的權(quán)力和義務(wù)。,3、 行