第七章 財務管理軟件中核算系統(tǒng)配置

1、主講：鐘曉鳴 E-mail：Zxm@zufe.edu.cn網(wǎng)絡課堂：wlkt.zufe.edu.cn,第七章 財務管理軟件中核算系統(tǒng)配置,標題,核算系統(tǒng)的初始設置,財務管理軟件除了總賬系統(tǒng)進行賬務處理之外,還包括有應收應付款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理等會計核算系統(tǒng)，這幾個子系統(tǒng)是企業(yè)在應用財務軟件時比較常用的模塊，這些系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)，都需要在使用前，根據(jù)用戶的業(yè)務特點，對核算的規(guī)則進行設定，從而建立起計算機會計核算系統(tǒng)的核算方

2、法。,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,總賬系統(tǒng)是整個財務軟件的核心，它既可以單獨使用，也可以有和其他核算系統(tǒng)一起使用，接收這些模塊的數(shù)據(jù)。對于一些日常業(yè)務比較簡單的企業(yè)，只需依靠總賬系統(tǒng)就可以基本實現(xiàn)會計核算的要求，而對于日常業(yè)務比較復雜的企業(yè)，還需要在總賬的基礎上，加上其他一些核算系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)來進行有效的管理。,總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的聯(lián)系,工資管理,固定資產(chǎn)管理,網(wǎng)上銀行,出納管理,應收款管理,應付款管理,UFO報表,現(xiàn)金流量表,財務分析,存

3、貨核算,成本管理,總賬系統(tǒng),憑證,憑證,憑證,數(shù)據(jù),賬務系統(tǒng)業(yè)務處理流程圖,系統(tǒng)初始化,建立賬套,財務分工,設置分類檔案,建立會計科目,輸入期初余額,其他設置,輸入憑證,審核憑證,記賬,賬簿管理,修改憑證,取消審核,出納管理,輔助核算管理,月末轉賬,試算平衡,結賬,打印正式賬表,備份,月末處理,日常處理,開始下月工作,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,1、總賬系統(tǒng)的登錄2

4、、總賬系統(tǒng)的選項設置這些系統(tǒng)參數(shù)的設置非常重要，因為它決定了總賬系統(tǒng)進行處理的規(guī)則和一些限制。主要包括以下幾個方面（1）憑證控制：注意幾點制單序時控制：制單的憑證編號按時間順序排列支票控制：制單時使用銀行科目編制憑證時，系統(tǒng)對票據(jù)管理的結算方式進行登記，如果錄入支票號在支票登記簿中已存，系統(tǒng)提供支票報銷功能，否則提供登記功能。赤字控制：制單時，“資金及往來科目”或全部科目最新余額出現(xiàn)負數(shù)時，系統(tǒng)予以提示制單權限控制到科目

5、允許修改、作廢他人填制的憑證制單權限控制到憑證類別,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,（1）憑證控制：操作員進行金額權限控制允許使用應收/應付受控科目：如果科目為應收/應付受控科目，為防止重復制單，只允許應收/應付系統(tǒng)使用該科目進行制單，總賬系統(tǒng)不能使用。外幣核算方式：權限設置：這幾項比較重要自動填補斷號現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目：方便編制現(xiàn)金流量表憑證編號方式：系統(tǒng)編號是按憑證類別按月自動編號,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,（2）賬

6、簿：（3）會計日歷（4）其他,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,2、輸入期初余額期初余額的輸入，是建立總賬核算系統(tǒng)的重要工作，由于啟用財務軟件的會計期間不同，對輸入期初余額的要求也不同，如果是年初啟用，只需要錄入年初余額。如果在年中啟用，則需要錄入啟用月份的月初余額，以及年初到該月的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動計算出年初余額。（在錄入期初余額前，必需先做好科目余額表）,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,2、輸入期初余額（1）一般會計科目的余額錄入

7、注意：非末級科目不能直接輸入要注意科目的方向設置和余額方向?？颇勘讳浫霊{證并記賬后，該科目的期初余額不能被修改，如果需要修改，須刪除相關憑證,一、總賬系統(tǒng)的初始設置,2、輸入期初余額（2）設有輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的會計科目期余額的錄入 外幣核算的，只需要在外幣期初余額欄輸入外幣期初余額即可。（先設置好外幣和匯率） 數(shù)量核算的，與此類似 輔助核算的，須先設定好輔助核算的檔案（如客戶），然后雙擊該科目所在行即可進入,一

8、、總賬系統(tǒng)的初始設置,2、對賬：檢查上下級科目之間是否符合平衡3、試算平衡：檢查各一級科目是否符合借貸平衡。注意：如果試算不平衡，可以輸入憑證，但不可以記賬，已經(jīng)記過賬，就不能對期初余額進行修改。,二、應收應付款系統(tǒng)的設置,賒銷和賒購是企業(yè)在經(jīng)營過程中經(jīng)常發(fā)生的情況，因此往往會發(fā)生應收和應付的往來款項。對企業(yè)來說，合理安排款項，提高資金利用效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。對于有條件的企業(yè)來說，在財務軟件中可以利用應收應付兩個子系統(tǒng)來進行管

9、理。在傳統(tǒng)的會計核算中，應收應付款是通過建立往來款項明細賬的方式進行往來賬款的核對和管理。但它的缺陷在于往來賬款的記錄分散于多個明細賬戶中，難以對它進行匯總和管理，如果客戶和供應商比較多，款項往來比較頻繁，就會造成往來賬款的核銷混亂，賬款催收不及時等，資金利用率低，導致壞賬損失。在電算化會計中，根據(jù)用戶往來賬款業(yè)務量及核算與管理程序的不同，如果往來業(yè)務較少的企業(yè)，則在總賬系統(tǒng)中核算往來賬款，通過建立客戶和供應商檔案，來進行往來賬款的

10、輔助核算。如果往來業(yè)務量大，往來關系較為復雜的企業(yè)，則采用應收應付賬款系統(tǒng)進行管理。,二、應收應付款系統(tǒng)的設置,應收應付款系統(tǒng)的主要功能：通過建立客戶和供應商檔案，輸入單據(jù)和憑證，進行往來賬款的日常核算，動態(tài)地反映與客戶和供應商的往來賬款情況。通過系統(tǒng)的自動匯總，幫助用戶便捷地進行往來賬款的核銷通過設置壞賬準備的參數(shù)和對應科目，系統(tǒng)自動計提壞賬準備并生成憑證通過設置賬齡分析參數(shù)，系統(tǒng)自動匯總編制賬表供用戶進行賬齡分析通過設置報

11、警級別，提醒用戶及時催收欠款，并幫助用戶對各類客戶的信用進行評級,應收款系統(tǒng)業(yè)務處理流程,日常業(yè)務處理,應收單據(jù)處理,,,,賬套參數(shù)設置,初始設置,單據(jù)設計,期初余額輸入,收款單據(jù)處理,核銷處理,轉賬處理,壞賬處理,匯兌損益,制 單,制 單,賬表管理,其他處理,,,,,票據(jù)管理,,,,,,,,,,二、應收應付款系統(tǒng)的設置,在使用應收應付賬款系統(tǒng)時，需要注意在科目設置上要有所改變，與往來賬有關的科目如應收賬款，應付賬款等

12、在總賬在不再設立明細賬，應設置為客戶往來或供應商往來輔助核算，并通過設立客戶、供應商檔案，集中在應收應付款系統(tǒng)中進行管理，與往來賬相關的憑證和款項的查詢也在應收應付系統(tǒng)中進行，總賬系統(tǒng)不再對與往來賬有關的憑證進行憑證填制的業(yè)務處理（總賬參數(shù)中的受控科目？？？），應收應付賬款系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將通過憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中來，如果企業(yè)還使用了采購和銷售系統(tǒng)，則它與應收應付賬款系統(tǒng)也可以建立數(shù)據(jù)聯(lián)系。,二、應收應付賬款系統(tǒng)的設置,1、應收應付賬款系統(tǒng)

13、的業(yè)務控制選項應收應付賬款進行業(yè)務處理時，需要制定的一些基本規(guī)則，比較重要的如壞賬處理方式，匯兌損益處理方式、系統(tǒng)制單方式等（1）應收系統(tǒng)的控制參數(shù)：匯兌損益方式：壞賬處理方式：備抵法和直接轉銷法，其中備抵法又可以選擇應收余額百分比法、銷售收入百分比法和賬齡分析法代墊費用類型：從銷售系統(tǒng)中傳遞的代墊費用單在應收系統(tǒng)中用何種單據(jù)進行接收,二、應收應付賬款系統(tǒng)的設置,（1）應收系統(tǒng)的控制參數(shù)：應收賬款核算模型：簡單核算和詳細核算

14、前者是指應收款系統(tǒng)只是完成將銷售傳遞過來的發(fā)票生成憑證并傳遞給總賬。后者是指對往來款項進行詳細的核算、控制、查詢和分析。 主要是針對用戶的銷售業(yè)務及應收款項比較復雜，或者用戶需要跟蹤每一筆業(yè)務的應收、已收情況，或者需要將應收款核算到產(chǎn)品一級。是否計算現(xiàn)金折扣：是否遠程應用：,二、應收應付賬款系統(tǒng)的設置,2、應收應付系統(tǒng)的初始設置：在應收系統(tǒng)的參數(shù)設置完成以后，還需要為系統(tǒng)做一些功能方面的設置，特別是為了簡化日常核算中填制憑證的

15、工作，可以預先將應收應付款業(yè)務中常用的會計科目設置好，另外還要對壞賬準備、賬齡區(qū)間和報警級別進行設置。（1）基本科目設置：指在核算應收款項時經(jīng)常用到的，一旦設置，系統(tǒng)在生成憑證時自動填制相關的會計科目（2）結算方式科目設置：（3）壞賬準備設置（4）賬齡區(qū)間設置（5）報警級別設置（6）,二、應收應付賬款系統(tǒng)的設置,3、輸入期初余額在設定了應收應付的選項和檔案資料后，還需要錄入應收應付款管理系統(tǒng)的期初余額，它與總賬系統(tǒng)有聯(lián)系，

16、但在數(shù)據(jù)管理上又有獨立性，因此還需要另行錄入期初余額，并與總賬系統(tǒng)進行對賬，以檢查期初余額的準確性。,三、工資管理系統(tǒng)的設置,工資管理系統(tǒng)由由于其帶有明顯的自動計算和匯總，因此可以使財務人員在工資核算中省去繁瑣勞動和計算錯誤，應用比較廣泛。工資管理系統(tǒng)功能：提供多個工資類別處理的設置，可以對不同類型的人員工資進行管理可以自由設置工資項目和計算公式，并可對平時的工資變動進行調(diào)整可以自動計算個人所得稅，自動進行扣零處理，生成工資文件

17、可交由銀行代發(fā)工資可以自動計算匯總工資數(shù)據(jù)，自動完成工資的費用分攤，自動進行轉賬業(yè)務處理可以便捷地進行工資數(shù)據(jù)查詢,三、工資管理系統(tǒng)的設置,工資的會計核算：涉及工資發(fā)放的核算、工資計提和分攤，一般來說具體包括：（1）應付職工薪酬：包括工資、獎金、津貼以及各種福利費、保險費、公積金等等（2）相關科目：生產(chǎn)成本、制造費用、管理費用、銷售費用以及在建工程等相關核算過程：（1）發(fā)放工資：根據(jù)工資匯總表及扣稅情況進行發(fā)放，分錄省略

18、（2）分攤工資：月末對本月應發(fā)放的工資按職工的崗位及不同性質(zhì)進行分攤，分錄省略（3）計提保險費：企業(yè)按照規(guī)定的基準和比例，向社會保險機構交納的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等，分錄省略,工資系統(tǒng)新用戶操作流程,工資系統(tǒng)老用戶操作流程,人事部門,綜合行政部門,業(yè)務部門,生產(chǎn)部門,職工,匯總過賬,銀行,工資計算,應發(fā)工資,月末處理,工資發(fā)放,計提分攤,總賬,三、工資管理系統(tǒng)的設置,1、工資管理系統(tǒng)的業(yè)務控制參數(shù)工資管理系統(tǒng)

19、也需要設置業(yè)務處理的基本規(guī)則，它的參數(shù)設置包括：（1）參數(shù)（2）扣稅（3）扣零（4）人員編碼 四個方面在首次登錄工資系統(tǒng)時，會進入“建立工資套”，然后進行上述參數(shù)的設置，要說明的是：工資類別個數(shù)，是用戶需要分別對不同人員設置工資項目，工資發(fā)放公式或者一個月內(nèi)多次發(fā)放工資的，可以選擇多種工資類別，以對不同人員或各期工資進行分別管理，如果不同類別人員在項目設置和計算公式上是統(tǒng)一的，則不需要設置多個工資類別注意：,三、工資管理系

20、統(tǒng)的設置,1、工資管理系統(tǒng)的業(yè)務控制參數(shù)注意：工資賬套、工資類別和人員類別是三個容易混淆的概念。工資賬套是用來工資管理的系統(tǒng)，一個核算賬套下只能建立一個工資賬套；工資類別是按工資項目的不同而設置的工資數(shù)據(jù)管理類別，一個工資賬套下可以設置多個工資類別；人員類別是按工資分配政策或核算中計入會計科目的不同而對人員進行的分類。2、人員類別的設置：可以按人員類別對所屬人員進行工資的匯總和計算，并有針對性地對各類人員的工資進行管理，如按類別不同

21、分配工資費用，也可以在不同類別的人員工資水平進行比較?！肮べY管理”—“設置”—“人員類別設置”3、人員檔案設置：輸入人員的具體信息，并指定人員類別,三、工資管理系統(tǒng)的設置,3、工資項目和計算公式設置這是工資系統(tǒng)中最重要的設置工資項目是為工資計算、匯總和管理服務的。要定義工資項目的名稱、、類別、長度、小數(shù)位數(shù)和增減項。其中“應發(fā)合計”、“扣款合計”和“實發(fā)合計”是固定設置，并配有計算公式，有一些項目可以參照，有些項目則需要新增。

22、計算公式則是反映這些工資的計算關系，輸入的時候要注意：公式輸入必須在半角英文狀態(tài)下輸入公式輸入完成，必須單擊“公式確認”“應發(fā)合計”、“扣款合計”和“實發(fā)合計”的計算公式不需要設置系統(tǒng)是按公式設置對話框中的工資項目列表先后順序進行工資計算的，因此必須注意計算公式的排列順序，先得的數(shù)應排在前面，三個固定的項目放在最后。,四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設置,為了保證企業(yè)資產(chǎn)的安全完整，可以使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行固定資產(chǎn)的日常核算和管理，快

23、捷地實現(xiàn)固定資產(chǎn)增減變動和折舊核算，并快速生成有關的固定資產(chǎn)報表。系統(tǒng)通過建立詳細的固定資產(chǎn)卡片來進行管理，固定資產(chǎn)增減變動較少，日常的業(yè)務核算以計提折舊為主。通過建立固定資產(chǎn)管理卡片，準確及時地進行固定資產(chǎn)管理的增減變動核算，自動固定資產(chǎn)卡片，便于企業(yè)掌握固定資產(chǎn)的總體情況，保護資產(chǎn)的安全完整。通過設置固定資產(chǎn)折舊處理參數(shù)，自動計算折舊和進行有關的核算業(yè)務處理，有利于減輕財務人員的核算強度。通過對固定資產(chǎn)的分類和匯總，形成固定資

24、產(chǎn)賬表，有利于幫助企業(yè)進行固定資產(chǎn)使用效率的分析。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行的資產(chǎn)增減變化核算和折舊計提等數(shù)據(jù)通過憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，還可以為成本管理系統(tǒng)提供計提折舊的有關數(shù)據(jù)。,四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設置,固定資產(chǎn)的會計核算：固定資產(chǎn)的初始計量：固定資產(chǎn)的折舊處理：固定資產(chǎn)的減值損失處理：固定資產(chǎn)的后續(xù)支出處理：固定資產(chǎn)處置處理：固定資產(chǎn)核算和折舊計提等數(shù)據(jù)通過憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，還可以為成本管理系統(tǒng)提供計提折舊的有關數(shù)據(jù)

25、。,固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的操作流程,固定資產(chǎn)系統(tǒng)初始化,啟用固定資產(chǎn)系統(tǒng),資產(chǎn)變動,卡片修改、刪除,資產(chǎn)增加,輸入原始卡片,基礎設置,折舊計提,批量制單,對賬,月末處理,資產(chǎn)減少,原值變動,使用年限調(diào)整,累計折舊調(diào)整,折舊方法調(diào)整,使用狀況調(diào)整,部門轉移,凈殘值（率）調(diào)整,減值準備處理,資產(chǎn)評估,類別調(diào)整,部門檔案,增減方式,資產(chǎn)類別,卡片項目，卡片樣式,選項,部門對應折舊科目,使用狀況,折舊方法,四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設置,1、業(yè)務控制選

26、項按照企業(yè)固定資產(chǎn)核算的具體情況，在系統(tǒng)中建立業(yè)務處理規(guī)則和選項。主要包括：（1）系統(tǒng)選項：啟用月份折舊方法設置：固定資產(chǎn)編碼方式：賬務接口：與賬務系統(tǒng)對賬及對賬科目、固定資產(chǎn)入賬科目、折舊入賬科目、業(yè)務發(fā)生后立即制單、月末結賬前一定要完成制單登賬業(yè)務等等,四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設置,2、固定資產(chǎn)類別設置：3、部門對應折舊科目設置：部門對應折舊是指折舊費用的入賬科目。對固定資產(chǎn)計提的折舊必須按一定的標準歸入成本或費用，根

27、據(jù)不同使用者的具體情況，有按部門歸集的，有按類別歸集的，一般情況下，某個部門的固定資產(chǎn)折舊費用歸集到一個比較固定的科目，這樣可以在錄入固定資產(chǎn)原始卡片時，由系統(tǒng)自動生成部門對應折舊科目的內(nèi)容，以減少手工錄入的工作量，二是為了在生成部門折舊分配表時，由系統(tǒng)自動按部門折舊科目匯總，從而制作記賬憑證。4、增減方式對應入賬科目：增加的情況有些變化，減少的話一般均為“固定資產(chǎn)清理”科目。,四、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設置,5、原始卡片錄入：6、與總

28、賬系統(tǒng)對賬：,本章小結,本章主要介紹了賬務系統(tǒng)、應收應付款管理系統(tǒng)、工資管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)這4個主要的核算系統(tǒng)的基本功能以及如何進行基礎設置和建立基礎檔案，目的是通過財務軟件來建立企業(yè)計算機會計核算系統(tǒng)，并在此基礎上，針對日常業(yè)務管理的需要，依靠業(yè)務管理系統(tǒng)的功能設置，便捷地對日常業(yè)務進行管理。在這當中，賬務系統(tǒng)（總賬）是核算管理體系的核心，業(yè)務管理系統(tǒng)則是在總賬基礎上對業(yè)務管理領域的延伸。這些系統(tǒng)的初始選項設置，對于這些系統(tǒng)日