如何在企業(yè)中加強電子檔案管理

1、1如何在企業(yè)中加強電子檔案管理隨著全球化、信息化和網絡化的發(fā)展，計算機被廣泛地應用到各個領域，在各種社會實踐活動中也產生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發(fā)展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，我國檔案管理者也應該順應時代發(fā)展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，推進我國檔案管理的電子化進程。本文就此進行論述。一、電子檔案庫的組成和特點第一，組成：用戶終端。電子檔案庫應具備使用戶

2、能輕松方便地獲得所需資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率；通訊系統(tǒng)。網絡和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎，只有在完備的通訊網絡環(huán)境中，才能實現資源共享和各種聯機服務擴大使用范圍；數據庫管理和檢索服務系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存，由數據庫系統(tǒng)來實現，通過聯機服務系統(tǒng)為用戶提供檢索服務。第二，特點：管理對象數字化。隨著辦公自動化和信息技術的發(fā)展及在各個領域的應用，檔案管理對象將轉向以機讀檔案一一存儲于計

3、算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主；檔案信息媒體多樣化；檔案信息存貯與傳遞數字化；工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數字化，導致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。3可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務能力和水平。三、做好電子檔案管理的措施第一，要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準。首先，應實行文件管理

4、與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行。第二，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用

5、計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。