項(xiàng)目管理（project management）實(shí)踐部分

1、2011.10.30 上午,1,項(xiàng)目管理（Project Management）實(shí)踐部分教師：張承鈿,2011.10.30 上午,2,課程的內(nèi)容如下：,2011.10.30 上午,3,第二講項(xiàng)目計(jì)劃管理方法,2011.10.30 上午,4,內(nèi)容文檔管理會(huì)議記錄項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,5,文檔管理項(xiàng)目是什么？進(jìn)行人口普查建造生活小區(qū)登陸月球地區(qū)疾病的預(yù)防、、、項(xiàng)目

2、中有大量信息交流文本文檔，如Word，PDF及PPT電子表格，如Excel多媒體文件，如圖片、錄音、錄像電子郵件，手機(jī)短信會(huì)議記錄、、、,2011.10.30 上午,6,文檔管理如何處理信息？打電話／接電話發(fā)郵件／收郵件寫文檔／讀文檔獲得新消息、知識(shí)、、、,2011.10.30 上午,7,文檔管理項(xiàng)目成員人名簡寫通常項(xiàng)目相關(guān)人員幾十到幾百每個(gè)人都有一個(gè)簡寫，3個(gè)字母（或4個(gè)）要有確定人名簡寫的規(guī)則例如：

3、張承鈿，簡寫ZCD一個(gè)人的名字是二個(gè)漢字，怎么辦？例如：班上同學(xué)為何使用姓名簡寫？人名簡寫被用在文檔、電話等處,2011.10.30 上午,8,文檔管理電子郵件　　與項(xiàng)目有關(guān)的電子郵件一定要保留，且要按不同方式分類，　　并排序。分類可按內(nèi)容、年度等進(jìn)行，如下例：,2011.10.30 上午,9,文檔管理電子郵件　　與沒有處理的事情相關(guān)的郵件先留在《收件箱》里，等事情　　過后，在把它移到相應(yīng)的目錄下，如下例：,2011

4、.10.30 上午,10,文檔管理電子郵件　　給客戶電子郵件要按統(tǒng)一格式書寫，如下：　　　1. 主題必須先寫項(xiàng)目名或代號(hào)，然后是標(biāo)題，例如：“MES會(huì)議記錄 - 軟件開發(fā)組 2011.09.23”　　　2. 信件第一行總要問好，例如“某某先生/女士你好”　　　3. 信件完后總有簡單祝福語，例如“祝工作順利！”　　　4. 祝福的下一行必須寫發(fā)件人姓名，日期（可以不寫）　　　5. 最后是寫發(fā)件人聯(lián)系方式，同一公司的格式

5、必須相同。,2011.10.30 上午,11,文檔管理電子郵件例子下面是工學(xué)院學(xué)生創(chuàng)新項(xiàng)目中郵件,2011.10.30 上午,12,文檔管理郵件及相關(guān)文件信件的附件是文件，通常存放在硬盤上，且按照和電子郵件相同的目錄結(jié)構(gòu)存放，如下例：,2011.10.30 上午,13,文檔管理項(xiàng)目文件與項(xiàng)目相關(guān)的文件存放在公共硬盤上，硬盤的盤號(hào)通常在字母 K 之后，每個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)目錄，子目錄要按照一定順序排列，如下例：公

6、共硬盤要按時(shí)作備份，備份的時(shí)間間隔最好每天都作，最遲不要超過一周，及在周末作備份。公共硬盤通常在某個(gè)服務(wù)器上，且由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，他也負(fù)責(zé)作備份。作備份時(shí)，只需將新備份媒體更換，服務(wù)器將自動(dòng)完成備份工作。,2011.10.30 上午,14,文檔管理服務(wù)器通常項(xiàng)目（公司或單位）有下列服務(wù)器： 第一類：電子郵件系統(tǒng)和公司通用應(yīng)用程序第二類：公共文件，F(xiàn)TP服務(wù)器第三類：數(shù)據(jù)庫，如果項(xiàng)目包含大量數(shù)據(jù)第四類：項(xiàng)目需要對(duì)外發(fā)布信息

7、　其中第一類和第二類的服務(wù)器要作備份，且第二類的服務(wù)器對(duì)項(xiàng)目來說尤為重要，其備份要重視。而第三類和第四類可視情況而定。公用計(jì)算機(jī)有一臺(tái)共用計(jì)算機(jī)用于掃描圖片、文本，刻錄光盤，處理錄音、錄像等多媒體。,2011.10.30 上午,15,內(nèi)容文檔管理會(huì)議記錄項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,16,會(huì)議記錄項(xiàng)目在實(shí)施時(shí)將開許多會(huì)議通常項(xiàng)目各小組每周開一次會(huì)項(xiàng)目的會(huì)議是按照項(xiàng)目的進(jìn)程舉行的通過

8、會(huì)議，將完成下述工作檢查工作進(jìn)度分配下一階段的任務(wù)討論項(xiàng)目實(shí)施中的問題介紹新技術(shù)、新方法控制項(xiàng)目節(jié)奏每次會(huì)議都要作記錄，因?yàn)椋簭臅?huì)議記錄可以查看項(xiàng)目發(fā)展情況記錄的內(nèi)容常常包含經(jīng)驗(yàn)的積累每個(gè)人都能及時(shí)知道自己目前的任務(wù)每個(gè)人也知道與自己工作相關(guān)的其他人員,2011.10.30 上午,17,會(huì)議記錄會(huì)議文件命名：項(xiàng)目代碼 + [小組代碼] + [會(huì)議標(biāo)題] + 日期 + .doc例子：　　CST9035 第三組

9、標(biāo)題名 2010.11.11.doc　　CST9035 第三組 2010.11.11.doc會(huì)議記錄第一頁徽標(biāo)（Logo）：至少有一個(gè)徽標(biāo)，及公司名稱項(xiàng)目名稱或代號(hào)會(huì)議標(biāo)題（若是例行會(huì)議，可無標(biāo)題）會(huì)議日期、主持人、記錄人所有參加者名單（姓名和簡寫），且排序若參加者是同一組或固定人員，則所有組員都在名單里，對(duì)參加者作記號(hào)。打印時(shí)，在頁的下面（或頁腳）是文件名打印時(shí)帶頁號(hào)及總數(shù)，例如1(10)：表示第1頁，總共10頁。

10、,2011.10.30 上午,18,會(huì)議記錄會(huì)議記錄第二頁起是內(nèi)容，包括下述方面：一般信息，如工程階段代碼，或測試環(huán)境等等專題討論內(nèi)容各員工的工作進(jìn)度上次會(huì)議問題或任務(wù)完成情況新問題及負(fù)責(zé)人，如新發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤新任務(wù)及負(fù)責(zé)人，客戶新要求新規(guī)定、新說明或新技術(shù)文檔其它問題，如休假、放假、病假等會(huì)議記錄例子,2011.10.30 上午,19,內(nèi)容文檔管理會(huì)議記錄項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.3

11、0 上午,20,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表人總是傾向于遲到遲到幾分鐘、開會(huì)遲到、聚會(huì)遲到，火車、飛機(jī)晚點(diǎn)人們認(rèn)為，準(zhǔn)時(shí)是在某個(gè)時(shí)間段上在飯店時(shí)，總是被告知菜馬上到，而等待的時(shí)間長得多很少有項(xiàng)目是準(zhǔn)時(shí)完成的人們通常是基于最好的假設(shè)來估計(jì)項(xiàng)目完成的時(shí)間因此，我們要想辦法，使得：盡可能地少拖延項(xiàng)目完成時(shí)間盡可能地糾正錯(cuò)誤地估計(jì)工作量同時(shí)，要保證項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到預(yù)期的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)所以，盡可能地詳細(xì)描述何時(shí)完成何事工作計(jì)劃進(jìn)度表是一

12、個(gè)比較好的方法,2011.10.30 上午,21,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表進(jìn)度表進(jìn)度表也稱為甘特圖（Gantt Chart）甘特首先用在工作中，橫軸是時(shí)間，縱軸是工作左邊是任務(wù)、負(fù)責(zé)人、合計(jì)工時(shí)右邊是時(shí)間表（日歷），及進(jìn)度（下例中紅線）下面是一個(gè)簡單例子：項(xiàng)目管理者可以便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)還剩下哪些工作要做，并可評(píng)估工作是提前還是滯后，亦或正常進(jìn)行。是一種理想的控制工具。,2011.10.30 上午,22,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)

13、劃和進(jìn)度表進(jìn)度表把總的計(jì)劃目標(biāo)看成人們能夠了解和執(zhí)行的任務(wù)具有相互關(guān)系的一系列計(jì)劃或各項(xiàng)事件體現(xiàn)一個(gè)簡單的控制原理從計(jì)劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容，并密切關(guān)注其發(fā)展甘特圖的制作可用Excel參見“甘特圖及其用Excel的制作方法.doc”甘特圖例子一甘特圖例子二甘特圖例子三,2011.10.30 上午,23,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表項(xiàng)目計(jì)劃初步計(jì)劃（理想情況下）修改計(jì)劃（趕計(jì)劃）推遲計(jì)劃（成敗關(guān)鍵）初步計(jì)劃（理想

14、情況下）初步計(jì)劃就是樂觀估計(jì)的計(jì)劃，簡單例子就像前面那樣：,2011.10.30 上午,24,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表初步計(jì)劃（理想情況下）制定計(jì)劃注意事項(xiàng)：時(shí)間安排：通常為需求分析和設(shè)計(jì)30%、實(shí)施40%、測試30%時(shí)間預(yù)留：各階段都要有預(yù)留時(shí)間，通常是1.5倍質(zhì)量管理：各階段的工作都要作質(zhì)量考查制定計(jì)劃的方法按階段分類：需求分析、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目實(shí)施、階段測試、　　　　　　總體測試、客戶培訓(xùn)按任務(wù)分類：獨(dú)立性任務(wù)、依

15、賴性任務(wù)、階段性任務(wù)工作量及其單位任務(wù)的工作量：按經(jīng)驗(yàn)估計(jì)工作量工作量的單位：人天，即一個(gè)人干一天的工作　　　　例如：10人天表示需要1個(gè)人干10天，或2個(gè)人　　　　　　　干5天。（或5人干2天？或10人干1天？）,2011.10.30 上午,25,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表修改計(jì)劃（趕計(jì)劃）　　　因?yàn)榭陀^的原因（外界的）和主觀的失誤（人為的），項(xiàng)　　　目的計(jì)劃常常被打亂，項(xiàng)目的實(shí)施也被推遲，因此而造成　　　項(xiàng)目失敗也就會(huì)

16、發(fā)生?！　　】陀^的原因：壞天氣，比如臺(tái)風(fēng)、大暴雨、大雪、寒流流行病，比如春、秋季節(jié)的流行感冒社團(tuán)活動(dòng)，比如工會(huì)罷工、、、　　　主觀的失誤：相互交流產(chǎn)生的誤會(huì)專業(yè)知識(shí)的生僻員工情緒不穩(wěn)定、精力不集中、、、,2011.10.30 上午,26,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表修改計(jì)劃（趕計(jì)劃）為了防止此類錯(cuò)誤對(duì)項(xiàng)目造成致命性的傷害階段計(jì)劃將被提前執(zhí)行，形成交錯(cuò)；各獨(dú)立性的任務(wù)要盡量早完成；必要的時(shí)候多投入員工（勞力）；

17、加班，但加班不宜過長，否則效率反而下降；,2011.10.30 上午,27,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表修改計(jì)劃（趕計(jì)劃）　　　強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是要盡量避免項(xiàng)目設(shè)計(jì)和項(xiàng)目實(shí)施的交錯(cuò)，因　　　為通常在這樣的情況下，一點(diǎn)小的設(shè)計(jì)改動(dòng)，將會(huì)造成許　　　多實(shí)施工作的返工，進(jìn)而大量測試的工作。　　　同時(shí)，在找出在實(shí)施應(yīng)該在何處進(jìn)行返工、返工后會(huì)有什　　　么樣的副作用和應(yīng)該作哪些測試也要花費(fèi)許多時(shí)間。　　　對(duì)于一些大的改動(dòng)，但不是必須的要求，可

18、以將它們放到　　　下一期時(shí)再處理?！　　∪绻霈F(xiàn)致命的系統(tǒng)設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，那么項(xiàng)目就失敗了！,2011.10.30 上午,28,項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表推遲計(jì)劃（成敗關(guān)鍵）計(jì)劃的推遲是很難避免的，如果由于對(duì)專業(yè)知識(shí)不熟悉，產(chǎn)生誤會(huì)而出現(xiàn)小錯(cuò)誤影響項(xiàng)目，通常客戶能寬容，其它的情況通常會(huì)被認(rèn)為是借口，客戶一般不會(huì)接受。項(xiàng)目完成的時(shí)間與計(jì)劃時(shí)間不能差太多，軟件項(xiàng)目三個(gè)月是警戒線，超過三個(gè)月就比較危險(xiǎn)。大項(xiàng)目很容易超過這個(gè)界限，所以大項(xiàng)目常

19、常會(huì)被分成幾個(gè)小項(xiàng)目來作，即工程被安排成為不同的階段，一期工程、二期工程等等。如果軟件項(xiàng)目超時(shí)小于半個(gè)月，其實(shí)就可以慶賀了。不超過一個(gè)月，用戶也會(huì)挺高興的。不同行業(yè)對(duì)超時(shí)的容忍度是不一樣的。,2011.10.30 上午,29,內(nèi)容文檔管理會(huì)議記錄項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,30,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進(jìn)項(xiàng)目已在進(jìn)展過程中，但是發(fā)現(xiàn)實(shí)際的進(jìn)度落后了計(jì)劃的進(jìn)度，這時(shí)就需要加快進(jìn)度。

20、加快進(jìn)度的思路有兩種：趕工快速跟進(jìn)趕工是一種平衡進(jìn)度與成本的思路，達(dá)到以最低的增加成本進(jìn)行最大限度的進(jìn)度壓縮。趕工的最大好處在于縮短了完成項(xiàng)目所花費(fèi)的時(shí)間。趕工的最不利之處在于它常常會(huì)增加項(xiàng)目的總成本。快速跟進(jìn)涉及并行進(jìn)行那些順序進(jìn)行或有輕微重疊的活動(dòng)。快速跟進(jìn)的最大優(yōu)點(diǎn)在于，像趕工一樣，它能縮短完成項(xiàng)目所需要的時(shí)間?？焖俑M(jìn)的最大缺點(diǎn)是，由于太早開始某些任務(wù)常常增加項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并導(dǎo)致返工，從而可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度拖延。,2011.

21、10.30 上午,31,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進(jìn)無論趕工還是快速跟進(jìn)，都應(yīng)該將注意力集中于關(guān)鍵路徑。只有壓縮關(guān)鍵路徑的總歷時(shí)，才能加快項(xiàng)目的整個(gè)進(jìn)度。否則，雖然加快了非關(guān)鍵路徑上的進(jìn)度，花費(fèi)了不少開支，但對(duì)于項(xiàng)目的總進(jìn)度卻不會(huì)產(chǎn)生影響。因而，只有加快關(guān)鍵路徑上的那些可以低成本或零成本更快完成的任務(wù)，我們才可以縮短項(xiàng)目進(jìn)度。另外，一旦壓縮了歷時(shí)，就要重新檢查關(guān)鍵路徑。歷時(shí)壓縮之后，可能出現(xiàn)新的關(guān)鍵路徑。,2011.10.3

22、0 上午,32,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進(jìn)趕工與快速跟進(jìn)有如下一些具體方法：加強(qiáng)控制：對(duì)近期內(nèi)即將發(fā)生的活動(dòng)加強(qiáng)控制，因?yàn)樵缈刂圃缰鲃?dòng)，這樣能將進(jìn)度盡快追回；對(duì)工期估計(jì)最長或預(yù)算估計(jì)最大的活動(dòng)加強(qiáng)控制，因?yàn)檫@些活動(dòng)縮減歷時(shí)的可能性最大，也相對(duì)來講容易；對(duì)進(jìn)度偏差予以密切關(guān)注，盡早發(fā)現(xiàn)偏差，盡早控制；資源優(yōu)化：增加資源的數(shù)量，比如從項(xiàng)目組外申請新的資源；提高資源的利用效率，進(jìn)行資源優(yōu)化，將資源較緊時(shí)段的任務(wù)轉(zhuǎn)移一部分給

23、負(fù)載較輕時(shí)段。改變工藝或流程：變更關(guān)鍵路徑上任務(wù)的施工或操作方法對(duì)關(guān)鍵路徑上的有些任務(wù)進(jìn)行分解或重排，使分解后的某些任務(wù)能夠并行進(jìn)行，或者重排后的任務(wù)能夠改變?nèi)蝿?wù)之間的關(guān)系類型，比如由“完成 ? 開始” 變成 “開始 ? 開始”。,2011.10.30 上午,33,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進(jìn)趕工與快速跟進(jìn)有如下一些具體方法：加強(qiáng)溝通：避免重復(fù)相同的工作，特別是技術(shù)攻關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享；發(fā)揮一加一大于二的作用，使團(tuán)隊(duì)成

24、員能更快地攻克技術(shù)難關(guān)，推進(jìn)項(xiàng)目。加班：加班是個(gè)常用的方法，但不一定是個(gè)好方法。如果偏差不大，可以采用加班的方法。但若偏差較大，采用長時(shí)間的加班后，項(xiàng)目成員會(huì)焦慮、疲憊，正常時(shí)間的生產(chǎn)率會(huì)下降，出現(xiàn)錯(cuò)誤和返工的可能性會(huì)大大增加；外包：可以將風(fēng)險(xiǎn)較小部分關(guān)鍵任務(wù)外包給項(xiàng)目組外一般的資源也可以將風(fēng)險(xiǎn)較大部分關(guān)鍵任務(wù)外包給項(xiàng)目組外對(duì)該任務(wù)更專業(yè)的資源?？s小范圍：在得到項(xiàng)目發(fā)起人和項(xiàng)目最終用戶認(rèn)可的情況下，縮小范圍是加快進(jìn)度的

25、最直接的方法。,2011.10.30 上午,34,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進(jìn)趕工與快速跟進(jìn)有如下一些具體方法：,2011.10.30 上午,35,工作節(jié)奏及溝通時(shí)間管理和溝通要管好項(xiàng)目的進(jìn)度，每位項(xiàng)目成員管理好自己的時(shí)間十分重要。時(shí)間管理的重要性人人都知道，時(shí)間管理的方法也一看就懂，但真正管理好時(shí)間的項(xiàng)目成員不一定就多。因?yàn)?，還要協(xié)調(diào)好和其他人之間的交流和溝通。應(yīng)按照列好的優(yōu)先順序事件表執(zhí)行每日的工作。每周末應(yīng)列出下一周

26、的工作安排并按重要性排序每天下班前應(yīng)列出第二天的工作安排并按重要性排序。列出表是第一步，關(guān)鍵是執(zhí)行。早晨的第一件事是看一下這個(gè)列表一整天都要看到這個(gè)表把其他事情放在一邊，開始做列表上的第一仵事一定要專注和自我約束，這非常重要不要把注意力轉(zhuǎn)向不太重要或沒有意義的事情，比如閱讀郵件或文件。完成一件事情后把它從表上劃去，這樣會(huì)有一種成就感然后接著做第二件事情需要強(qiáng)調(diào)的是，不要為了完成表上的事情而挑選著做列表上一些不太重要的

27、工作,2011.10.30 上午,36,工作節(jié)奏及溝通時(shí)間管理和溝通控制干擾不要讓電話、電子郵件或隨意走進(jìn)來的來訪者打斷你的工作。每天留出一定的時(shí)間打電話、回電話或收發(fā)電子郵件，不要讓它一整天打擾你工作。也要有些時(shí)間關(guān)上門，告訴人們別打擾。這一點(diǎn)對(duì)于項(xiàng)目骨干尤為重要。由于項(xiàng)目骨干都很有經(jīng)驗(yàn)，所以經(jīng)常會(huì)有其他成員走過來或打電話請教，這樣，盡管這些骨干可能在思考很重要的技術(shù)問題，卻不得不中斷思路。這是很要命的。為了克服這種干擾，

28、項(xiàng)目組應(yīng)該明確規(guī)定溝通的時(shí)間，比如每日下班前半小時(shí)。如果項(xiàng)目組沒有這種規(guī)定，項(xiàng)目骨干一定要自己訂立相應(yīng)規(guī)定，并告知于其他成員。批處理聯(lián)絡(luò)工作接電話是隨機(jī)的，沒有辦法控制。但打電話、收發(fā)郵件確是能主動(dòng)控制的。除了指定時(shí)間的關(guān)鍵電話、關(guān)鍵郵件，其他聯(lián)絡(luò)應(yīng)該集中在某個(gè)時(shí)間批處理。這樣，用于項(xiàng)目的時(shí)間就是連續(xù)的，而不是經(jīng)常被中斷的。,2011.10.30 上午,37,工作節(jié)奏及溝通時(shí)間管理和溝通學(xué)會(huì)說“不”不要參加那些既浪費(fèi)時(shí)間

29、又對(duì)完成目標(biāo)沒有意義的活動(dòng)。當(dāng)然，哪些活動(dòng)是無意義的活動(dòng)，需要用心體會(huì)。要會(huì)說“不”。否則，你會(huì)毀了自己，如果你是骨干，你還會(huì)毀了整個(gè)項(xiàng)目。學(xué)會(huì)獎(jiǎng)賞自己如果自己按照上述要求做了，給自己一朵小紅花。積累到了一定的紅花數(shù)，可以安排一次自己感興趣的活動(dòng)。,2011.10.30 上午,38,工作節(jié)奏及溝通時(shí)間管理和溝通,2011.10.30 上午,39,作業(yè)作業(yè)一：利用互聯(lián)網(wǎng)查資料個(gè)人 － “地球轉(zhuǎn)一圈”是多少時(shí)間？作業(yè)二

30、：會(huì)議記錄格式小組 － 制定會(huì)議記錄格式，項(xiàng)目是MBA0305，使用汕大圖標(biāo)作業(yè)三：小組第一次會(huì)議小組 － 開一次會(huì)議，完成作業(yè)，包括下面Email的格式作業(yè)最遲在下周上課的前一天完成。作業(yè)完成后請同時(shí)用Email發(fā)給老師。寫Email時(shí)請用標(biāo)準(zhǔn)格式。,2011.10.30 上午,40,作業(yè)寫成電子文檔作業(yè)用電子郵件發(fā)給老師電子郵件用如下格式個(gè)人作業(yè)