檔案移交作業(yè)

1、1,檔案移交作業(yè),臺南市政府秘書處,2,內(nèi)容大綱,壹、範(fàn)圍貳、組織調(diào)整類型參、主要適用法規(guī) 肆、注意事項(xiàng)伍、實(shí)施做法,3,範(fàn)圍,各機(jī)關(guān)因改組、部分業(yè)務(wù)移撥時檔案之移交，或因裁撤（含公營事業(yè)移轉(zhuǎn)民營）辦理檔案移交，其作業(yè)及程序，包括成立檔案移交專案小組、整理移交檔案、編製檔案移交目錄、轉(zhuǎn)出移交檔案電子目錄、檔案裝箱、檔案點(diǎn)交、作成交接紀(jì)錄、電子目錄轉(zhuǎn)入系統(tǒng)及接管檔案管理等事項(xiàng)。受政府委託行使公權(quán)力個人或團(tuán)體，執(zhí)行受託事務(wù)產(chǎn)生之檔案

2、移交，適用之。,4,組織調(diào)整類型,機(jī)關(guān)組織整併原機(jī)關(guān)部分業(yè)務(wù)移撥至他機(jī)關(guān)全部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān)2個以上機(jī)關(guān)合併為新機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸原機(jī)關(guān)調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)、機(jī)關(guān)層級調(diào)整或上級機(jī)關(guān)異動等機(jī)關(guān)裁撤原機(jī)關(guān)裁撤後，其業(yè)務(wù)不再運(yùn)作，未有承接機(jī)關(guān)者,5,主要適用法規(guī),檔案法及其施行細(xì)則國家檔案移轉(zhuǎn)辦法機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊縣市改制直轄市檔案移交作業(yè)手冊文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範(fàn)國家機(jī)密保護(hù)法及其施行細(xì)則行政院及所屬各機(jī)關(guān)

3、組織調(diào)整作業(yè)手冊第2章第7節(jié)檔案移交規(guī)定,6,名詞定義,檔案移交機(jī)關(guān) ： 指改組、部分業(yè)務(wù)移撥或裁撤（含公營事 業(yè)移轉(zhuǎn)民營）之機(jī)關(guān)。檔案接管機(jī)關(guān)： 指業(yè)務(wù)承接或接管裁撤機(jī)關(guān)（含公營事業(yè)移轉(zhuǎn)民營）檔案之機(jī)關(guān)。,7,實(shí)施做法,機(jī)關(guān)組織整併機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸機(jī)關(guān)裁撤,8,機(jī)關(guān)組織整併,前置作業(yè)期檔案整備期檔案移交期檔案接管期,9,前置作業(yè)期,成立檔案移交專案小組召集人 檔案接管機(jī)關(guān)幕僚長以上人員成員 檔

4、案移交與接管機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)、檔案管理及資訊單位主管共同組成 任務(wù)綜合規(guī)劃、協(xié)調(diào)、督導(dǎo)管控檔案移交作業(yè)之進(jìn)行定期召開會議，協(xié)調(diào)確認(rèn)檔案移交範(fàn)圍、方式、期程與分工，及實(shí)體置放地點(diǎn)，並作成書面紀(jì)錄於檔案順利完成移交及接管後始得解除任務(wù),10,前置作業(yè)期(續(xù)),檢討或修正檔案管理作業(yè)規(guī)範(fàn)就業(yè)務(wù)異動範(fàn)圍，重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表視需要重新訂定或修正檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定,11,檔案整備期,檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)經(jīng)核準(zhǔn)

5、銷毀或移轉(zhuǎn)之檔案，應(yīng)執(zhí)行銷毀或移轉(zhuǎn)作業(yè)修正檔案目錄註記及檔案目錄彙送未及辦理者，應(yīng)將核準(zhǔn)文號、檔案年度、類別及數(shù)量等作成紀(jì)錄，列入移交就辦畢未歸檔之案件辦理稽催經(jīng)核準(zhǔn)延後歸檔而尚未歸檔之案件，應(yīng)作成紀(jì)錄，列入移交,12,檔案整備期（續(xù)）,檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)清查、檢出、統(tǒng)計移交範(fàn)圍檔案及數(shù)量 檢討辦理機(jī)密等級變更或解密，未能完成檢討者，應(yīng)造冊交予檔案接管機(jī)關(guān)。 受損檔案修復(fù)或除蟲滅菌處理非紙質(zhì)檔案查檢內(nèi)容之真實(shí)性、完

6、整性及可讀（及）性 蒐整相關(guān)技術(shù)資料電子檔案之命名應(yīng)符合電子檔案統(tǒng)一命名原則規(guī)定,13,檔案整備期（續(xù)）,檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)機(jī)關(guān)代碼變更者：申請機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)的新機(jī)關(guān)代碼登記及目錄彙送帳號異動檔案接管機(jī)關(guān)應(yīng)辦理事項(xiàng)規(guī)劃檔案典藏處所，設(shè)專區(qū)存放接管檔案規(guī)劃檔案點(diǎn)交後之整理方式，並依檔案法令規(guī)定辦理後續(xù)管理事項(xiàng),14,檔案移交期,編製檔案移交目錄目錄參考格式依檔號排序，編訂頁碼、加裝封面。配合裝箱之箱號順序裝訂，每

7、冊以3公分為原則。備妥檔案移交交接紀(jì)錄1式2份，檔案移交與接管機(jī)關(guān)雙方各執(zhí)1份存查，並永久保存。點(diǎn)交人員、經(jīng)辦人員、業(yè)務(wù)單位主管及機(jī)關(guān)首長於移交機(jī)關(guān)部分簽名或蓋章，並加蓋機(jī)關(guān)印信。,15,檔案移交期(續(xù)),轉(zhuǎn)出移交檔案電子目錄 檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)先註記移交日期、文號及接管機(jī)關(guān)等相關(guān)訊息電子檔案產(chǎn)出移交電子媒體封裝檔 依規(guī)定將詮釋資料併同封裝，附加移交機(jī)關(guān)憑證辦理檔案裝箱作業(yè)檔案移交機(jī)關(guān)將移交檔案整理齊全檔案實(shí)體順序應(yīng)與

8、檔案移交目錄次序一致,16,檔案移交期(續(xù)),檔案點(diǎn)交檔案數(shù)量眾多時，得分批辦理點(diǎn)交依排定之日期，備函派員將移交檔案併同下列項(xiàng)目送達(dá)接管機(jī)關(guān)或其指定地點(diǎn)：檔案移交目錄、檔案移交交接紀(jì)錄檔案銷毀或移轉(zhuǎn)執(zhí)行情形紀(jì)錄；核準(zhǔn)延後歸檔而尚未歸檔之案件紀(jì)錄、機(jī)密檔案清單、電子目錄及未完成編目建檔之檔案統(tǒng)計列表相關(guān)技術(shù)資料檔案管理作業(yè)規(guī)範(fàn)：檔案分類表、保存年限區(qū)分表等移（傳）送檔案時必須注意安全。電子檔案移交前，應(yīng)先進(jìn)行電腦病毒及其他惡

9、意軟體掃描及檢測,17,檔案移交期(續(xù)),檔案點(diǎn)交檔案移交及接管機(jī)關(guān)之交接人員依檔案移交目錄逐案或逐件清點(diǎn)，並核對檔號、案名及數(shù)量非紙質(zhì)類檔案之點(diǎn)交查核相關(guān)技術(shù)資料是否併同移交電子檔案應(yīng)與接管機(jī)關(guān)協(xié)商，將電子媒體封裝檔傳送至指定之路徑，或轉(zhuǎn)置其他電子儲存媒體移交，並應(yīng)驗(yàn)證移交機(jī)關(guān)之電子簽章檔案清點(diǎn)核對後，檔案移交機(jī)關(guān)應(yīng)將檔案移交目錄、用印完成之交接紀(jì)錄交付接管機(jī)關(guān),18,檔案接管期,作成交接紀(jì)錄接管機(jī)關(guān)之點(diǎn)收人員、經(jīng)辦人員、

10、業(yè)務(wù)單位主管及機(jī)關(guān)首長於檔案移交交接紀(jì)錄上簽名或蓋章，並加蓋機(jī)關(guān)印信 檔案移交目錄及交接紀(jì)錄由雙方各執(zhí)乙份存查，並永久保存部分業(yè)務(wù)移撥者，由檔案接管機(jī)關(guān)函送移交機(jī)關(guān)全部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān)，或2機(jī)關(guān)以上整併者，由接管機(jī)關(guān)收存電子檔案點(diǎn)交，接管機(jī)關(guān)應(yīng)回送移交點(diǎn)交收執(zhí)移交機(jī)關(guān)收受點(diǎn)交收執(zhí)後，應(yīng)即驗(yàn)證簽章確認(rèn)無誤，將點(diǎn)交收執(zhí)併同電子簽章永久保存,19,檔案接管期(續(xù)),函報上級機(jī)關(guān)備查檔案接管機(jī)關(guān)將檔案移交接管情形函報上級機(jī)關(guān)備查全

11、部業(yè)務(wù)併入另一機(jī)關(guān)，或2機(jī)關(guān)以上合併者，由接管機(jī)關(guān)函報上級機(jī)關(guān)備查。,20,檔案接管期(續(xù)),接管檔案電子目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)確認(rèn)電子目錄資訊之完整、正確性於電子目錄其檔號之分類號前增加代碼檢視電子媒體封裝檔之電子檔案格式與機(jī)關(guān)採用之格式相容者，應(yīng)併同電子檔案目錄匯入系統(tǒng)不相容者，應(yīng)規(guī)劃其轉(zhuǎn)置作業(yè) 查檢電子檔案命名，是否符合機(jī)關(guān)電子檔案統(tǒng)一命名原則檔案電子目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入其檔案管理系統(tǒng)修正目錄相關(guān)註記於附註項(xiàng)「典藏

12、歷史註」欄位，著錄移交機(jī)關(guān)及管有時間配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),21,檔案接管期(續(xù)),接管檔案之管理促請檔案移交機(jī)關(guān)就移交前尚未歸檔之辦畢案件，賡續(xù)稽催歸檔後，另案辦理移交檔案移交後至改制生效日期間產(chǎn)生之檔案，應(yīng)併同辦理移交2個以上之檔案接管機(jī)關(guān)，由上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)擇一機(jī)關(guān)保存檔案移交機(jī)關(guān)檔案銷毀或移轉(zhuǎn)目錄及核準(zhǔn)文件，並影送其他接管機(jī)關(guān) 移交前未完成編目建檔之檔案，應(yīng)採檔案移交機(jī)關(guān)原分類表賡續(xù)辦理編目建檔，並於分類

13、號前增加代碼 維護(hù)檔案管理相關(guān)統(tǒng)計調(diào)查資料移交機(jī)關(guān)得依規(guī)定向接管機(jī)關(guān)提出調(diào)案申請,22,檔案接管期(續(xù)),報送檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)範(fàn)有重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表者，檔案保存年限區(qū)分表應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局審核有修正其他檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定者，應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,23,機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸,免辦理檔案移交，檔案均由原機(jī)關(guān)接管有重新訂定或修正檔案保存年限區(qū)分表者，層送交檔案管理局審核有重新訂定或

14、修正檔案管理作業(yè)有關(guān)規(guī)定者，應(yīng)依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,24,機(jī)關(guān)組織內(nèi)部調(diào)整或改隸(續(xù)),機(jī)關(guān)代碼有變更者辦理機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)的新機(jī)關(guān)代碼登記及彙送帳號申請作業(yè)清理機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)之原機(jī)關(guān)檔案目錄資料申請撤銷機(jī)關(guān)檔案管理資訊網(wǎng)原機(jī)關(guān)之彙送帳號,25,機(jī)關(guān)裁撤,檔案移交對象定期保存檔案由上級機(jī)關(guān)概括承接永久保存檔案請上級機(jī)關(guān)接管 無上級機(jī)關(guān)者由縣市政府指定承接機(jī)關(guān)檔案移交作業(yè)流程參照機(jī)關(guān)組織整併者辦理移交接管情形

15、免函報上級機(jī)關(guān)備查,26,機(jī)關(guān)裁撤（續(xù)）,檔案移交機(jī)關(guān)辦理檔案管理資訊網(wǎng)之原機(jī)關(guān)檔案目錄資料清理作業(yè)申請撤銷該資訊網(wǎng)原機(jī)關(guān)之彙送帳號 檔案接管機(jī)關(guān)永久保存檔案移交目錄及交接紀(jì)錄將接管之檔案電子目錄轉(zhuǎn)入其檔案管理系統(tǒng)配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),27,各機(jī)關(guān)辦理檔案移交作業(yè)情形,檔案實(shí)體移交接管檔案保存年限區(qū)分表修訂送審接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)接管檔案目錄彙送,28,檔案實(shí)體移交接管,接管機(jī)關(guān)完成

16、實(shí)體檔案接管並函報本府備查有19個機(jī)關(guān)： (警察局、環(huán)保局、家庭教育中心、新營、白河、麻豆、新化、柳營、後壁、下營、六甲、官田、大內(nèi)、新市、安定、山上、楠西、左鎮(zhèn)、永康公所)。,29,檔案保存年限區(qū)分表修訂送審,已送審機(jī)關(guān)：民政局、教育局、經(jīng)濟(jì)發(fā)展局、觀光旅遊局、工務(wù)局、勞工局、地政局、都市發(fā)展局、衛(wèi)生局、消防局、公共工程處、各區(qū)衛(wèi)生所。已經(jīng)檔案管理局核定機(jī)關(guān)：農(nóng)業(yè)局、水利局、文化局、交通局、環(huán)境保護(hù)局、稅務(wù)局、資訊中心、公務(wù)人力

17、發(fā)展中心、家庭教育中心、動物防疫保護(hù)處、漁港及近海管理所、各托兒所、職訓(xùn)就服中心、車輛行車事故鑑定委員會。,30,接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內(nèi)容轉(zhuǎn)入系統(tǒng)遭遇困難,本市各區(qū)公所(原臺南縣政府各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市公所)接管代表會檔案電子目錄，無法匯入該公所公文系統(tǒng)：原臺南縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市民代表會使用檔案目錄建檔軟體及基層機(jī)關(guān)公文整合系統(tǒng)。由各區(qū)公所公文系統(tǒng)(行政院研考會開發(fā)系統(tǒng))轉(zhuǎn)出之檔案移交目錄亦無法匯入本府環(huán)保局公文系統(tǒng)。,31,本府協(xié)助事項(xiàng),簽會本府

18、研考會資訊中心研議，協(xié)助於線上簽核公文系統(tǒng)中整合舊資料，俾利完成檔案移交作業(yè)。惟為配合各機(jī)關(guān)檔案接管目錄彙送期程，仍請各機(jī)關(guān)亦尋求其他整合管道。,32,接管檔案目錄彙送,本府暨所屬機(jī)關(guān)依檔案管理局100年1月14日檔應(yīng)字第0990013066號函擇定：「移交機(jī)關(guān)免辦理檔案移交檔案目錄彙送，由接管機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)入其檔案管理資訊系統(tǒng)及完成相關(guān)目錄註記後，於各機(jī)關(guān)規(guī)劃期程內(nèi)(至遲於100年12月30日前)完成接管檔案目錄彙送作業(yè)。,33,接管檔案目