檔案信息化建設(shè)

1、檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)介,主講人：昌平區(qū)檔案局信息化科 湯 路電話：69709438-303昌平區(qū)檔案局網(wǎng)站：http://www.cpdag.bjchp.gov.cn/,信息化建設(shè)對(duì)人們生活的影響,檔案載體發(fā)展史,,,,,,理解檔案信息化電子文件與電子檔案管理室藏檔案數(shù)字化工作,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,,檔案管理總目標(biāo),一、保護(hù)好各類檔案，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命；,二、充分開發(fā)檔案信息資源，高

2、效、準(zhǔn)確的未社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)；,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,記錄歷史,傳承文明,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,,轉(zhuǎn)變思想,突破技術(shù),信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,,,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,案例 一位檔案利用者手拿介紹信來查閱檔案，檔案員熱情接待。利用者：我想查閱有關(guān)***方面的檔案，這是介紹信。檔案員（熱情地把幾本厚厚的檔案目錄搬到利用者面前）：這是檔案案卷目錄，您先從中查找需要查閱的案卷，找到案卷號(hào)

3、后，登記在本上，我再去庫房調(diào)卷。利用者（看看厚厚的目錄，眼睛轉(zhuǎn)向辦公桌上的電腦）：我能不能使用您的計(jì)算機(jī)來檢索，翻目錄查找，什么時(shí)候才能找到我所需要的檔案，而且也很難找全??？,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,檔案員：很抱歉，我這個(gè)部門還沒有上檔案管理信息系統(tǒng)呢！利用者（疑惑不解）：這目錄不都是計(jì)算機(jī)打印的嗎？您打印這些目錄的電子文件呢？檔案員：沒有，這些目錄是請(qǐng)外面的人錄入的，我這沒有電子版。利用者（哭笑不得）：那您眼前的計(jì)算機(jī)是

4、做什么的？檔案員：我的計(jì)算機(jī)主要用來上網(wǎng)、收郵件、寫一些文檔。目前我們接收的檔案都是紙質(zhì)的，不需要計(jì)算機(jī)來管理。利用者（搖搖頭，很無奈）：都什么年月了，還得翻目錄查檔案。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,結(jié)論：1、檔案利用者對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息檢索提出了基本要求，檔案信息檢索實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化成為必須。信息化時(shí)代，使用計(jì)算機(jī)為檔案管理服務(wù)，這是每位檔案工作者應(yīng)具備的基本素質(zhì)。2、檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)輔助管理的認(rèn)識(shí)具有一定的局限性，檔

5、案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要調(diào)整，學(xué)習(xí)型檔案工作團(tuán)隊(duì)急需建立。3、檔案信息化工作需要主動(dòng)開展，而不是被動(dòng)等待。沒有檔案管理系統(tǒng)可以考慮采用通常的辦公軟件建立目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展檔案信息化最基礎(chǔ)的工作。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,案例檔案利用者前來查檔，檔案員正在熱情接待。利用者：我想查詢介紹信上注明的這些相關(guān)信息，不知道是否有與之相關(guān)的檔案。檔案員：您可以在這臺(tái)計(jì)算機(jī)上檢索，我們系統(tǒng)分為文書檔案、科

6、技檔案和人事檔案。每個(gè)檔案門類中又劃分一些子門類，這小冊(cè)子上有我們的分類說明，您首先需要大概判斷一下這些信息可能在哪些檔案門類中，然后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)門類的檢索。利用者：我不太了解你們的檔案分類方式，能不能只輸入幾個(gè)關(guān)鍵詞就查到所需要的檔案信息。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,檔案員：目前還不行，查找前必須先了解檔案分類方法，必須一個(gè)門類一個(gè)門類的找。利用者：太不方便了，這種檢索只能由熟悉檔案分類方法的人才能操作。,信息化源于現(xiàn)代

7、檔案管理的需要,結(jié)論1、檔案利用者對(duì)檔案目錄信息的模糊檢索和跨庫檢索提出了要求。檔案信息檢索服務(wù)不能僅局限于傳統(tǒng)的檔案保管方式，而應(yīng)從信息角度來阻止和提供檔案信息服務(wù)。2、檔案信息化應(yīng)考慮如何在傳統(tǒng)檔案管理模式上有所創(chuàng)新。3、檔案館內(nèi)部檔案目錄數(shù)據(jù)庫的整合與信息資源共享成為必須。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)以服務(wù)為導(dǎo)向，從利用者的角度考慮如何提高檔案的利用率。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,問題分析檔案利用需求與傳統(tǒng)檔案管理模式的矛盾1、檔

8、案部門的封閉性。長(zhǎng)期以來，檔案工作的重“保管”輕“利用”的習(xí)慣根深蒂固。2、檔案工作者的計(jì)算機(jī)技能急待提高。穩(wěn)定的、缺乏壓力的工作性質(zhì)使檔案工作者缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力，安于現(xiàn)狀。3、檔案信息化工作的復(fù)雜性帶來新挑戰(zhàn)。4、檔案信息化應(yīng)用逐漸走向深層次。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,誤點(diǎn)分析1、認(rèn)為檔案信息化與傳統(tǒng)的檔案管理沒有必然的聯(lián)系。檔案信息化是信息部門的事與檔案工作者無關(guān)。2、認(rèn)為信息化工作是等待別人來安裝一個(gè)軟件系統(tǒng)就可以減輕

9、工作量。3、認(rèn)為檔案信息化工作就是將檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理。,信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要,提高認(rèn)識(shí)1、機(jī)讀檔案目錄和電子文件需要不斷積累，積累過程與有無軟件系統(tǒng)無關(guān)。2、檔案信息化知識(shí)輔助檔案工作者開展工作，并不能解決所有問題。3、要求檔案工作者不斷提高計(jì)算機(jī)技能，轉(zhuǎn)變觀念。4、檔案信息化工作需由淺入深，隨需求變動(dòng)不斷完善擴(kuò)展。5、單機(jī)版與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別在于是否信息共享。6、檔案管理隨著檔案信息化工作的深

10、入而逐漸走向程序化。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,信息化推動(dòng)檔案管理變革,網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用為檔案事業(yè)增添了新的內(nèi)涵。檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的重要特征，也是信息社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要支撐。檔案信息化促進(jìn)了檔案工作者思想觀念的改變與知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，改變了傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的工作環(huán)境與檔案信息資源開發(fā)利用的手段和方式，推動(dòng)了檔案管理的深刻變革。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,案例單位A：我單位檔案信息化工作開展比較早，自主研發(fā)了單機(jī)版檔案

11、管理系統(tǒng)，至今依然用得很好。主要集中在對(duì)檔案目錄的添加、刪除、修改、查詢。到目前為止尚未接收電子文件，與其它單位相比此種管理方式略顯落后。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,單位B：信息化工作起步比較晚，但起點(diǎn)較高，直接采用網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了與各部門之間的業(yè)務(wù)集成和信息共享，并實(shí)現(xiàn)了電子文件的接收。目前新接收的紙質(zhì)檔案目錄和電子文件的編目信息與檔案內(nèi)容的電子信息等由各部門進(jìn)行整理，統(tǒng)一向檔案部門移交。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,單位C。:信息

12、化工作比較復(fù)雜，不同階段有不同的標(biāo)準(zhǔn)。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,觀點(diǎn)聚焦1、檔案管信息化工作應(yīng)具有連續(xù)性。2、檔案管理系統(tǒng)的選擇與使用應(yīng)適合單位自身的需要。3、集約化管理是開展信息化工作的有效方法。,信息化推動(dòng)檔案管理變革,觀念提升1、檔案信息化是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性工作。2、檔案信息化是單位信息化的重要組成部分。3、檔案信息化需要技術(shù)與業(yè)務(wù)的融會(huì)貫通。4、檔案信息化需要持續(xù)滾動(dòng)發(fā)展的機(jī)制保障。5、檔案信息化管理需全面開

13、展。,電子文件與電子檔案管理,做好電子文件的形成、電子文件收集積累和整理歸檔、電子檔案管理等工作，將是各級(jí)各類檔案管理部門今后的重要任務(wù)。電子文件的形成電子文件的特性電子文件及電子檔案的管理原則電子文件的整理歸檔電子檔案的長(zhǎng)期保存,什么是電子文件 在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，稱之為電子文件。什么是電子檔案

14、 電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。,電子文件與電子檔案管理,電子文件與電子檔案管理,,,電子文件的形成 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中為處理各項(xiàng)事務(wù)而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募＃ㄓ袆e于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件）檔案部門在電子文件形成中的作用 電子文件歸檔要貫穿整個(gè)生命周期。檔案部門對(duì)電子文件生成的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)

15、構(gòu)等方面都應(yīng)有明確的要求(指導(dǎo))。同時(shí)，一定要對(duì)電子文件的真實(shí)完整、可管可用進(jìn)行監(jiān)督。,電子文件與電子檔案管理,電子文件與電子檔案管理,電子文件的特性1、電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài)2、電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性3、電子文件載體的非直讀性4、電子文件的信息與載體相分離性5、電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性6、電子文件信息的共享性及不安全性7、電子文件復(fù)制的高保真性8、電子文件的易修改性,電子文件與電子檔案管理,電子文件及電子檔案的管理

16、原則（一）確保電子文件及電子檔案的原始性、完整性、有效性和安全（二）實(shí)行全過程管理（三）掌握電子文件至電子檔案的管理環(huán)節(jié)（四）確保電子文件歸檔的質(zhì)量（五）我國電子檔案應(yīng)采取集中管理模式,電子文件與電子檔案管理,電子文件的管理1、確保電子文件的原始性和有效性（管理核心）。2、確保電子文件的完整性（重要任務(wù)）。,電子文件與電子檔案管理,電子文件的整理歸檔（一）電子文件歸檔前的鑒定、檢測(cè)（二）電子文件歸檔前的整理（三）電子

17、文件歸檔,電子文件與電子檔案管理,電子檔案的長(zhǎng)期保存 電子檔案載體的保存要求：歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時(shí)進(jìn)行備份。檔案部門要對(duì)歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。 每年對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣量不小于20%。,電子文件與電子檔案管理,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),國家檔案局：存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化被列入進(jìn)館范圍的單位，2017年年底前須完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃

18、描工作任務(wù)。2015-2016年每年至少完成3年室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。自2018年起每年完成上一年度室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。各單位根據(jù)實(shí)際也可提前完成全部室藏應(yīng)進(jìn)館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作任務(wù)。,各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，對(duì)掃描數(shù)據(jù)須進(jìn)行100%驗(yàn)收，合格率不低于99.7%，并出具驗(yàn)收合格報(bào)告，驗(yàn)收合格報(bào)告一式兩份，由單位加蓋公章后，一份存入全宗卷中，一份交區(qū)檔案局備案。合格率未達(dá)標(biāo)的單位須進(jìn)行整

19、改，直至數(shù)據(jù)合格。 各單位在完成當(dāng)年檔案掃描工作后，將驗(yàn)收合格數(shù)據(jù)按歸檔年度刻錄光盤一式兩份進(jìn)行保存，同時(shí)將數(shù)據(jù)備份到移動(dòng)硬盤中。 自2018年起向檔案館移交進(jìn)館檔案的單位，同時(shí)將掃描數(shù)據(jù)光盤移交至檔案館。,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)，包括著錄目錄和紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描數(shù)據(jù)。（一）著錄目錄部分1.著錄項(xiàng)目（二）數(shù)字化圖像部分1.圖像文件能夠正常讀取、存儲(chǔ)文件格式須為JPEG格式。2.圖

20、像文件保證完整、清晰；圖像文件紙張方向應(yīng)與實(shí)體檔案紙張方向一致，避免圖像出現(xiàn)傾斜。3.每卷（件）紙質(zhì)檔案掃描數(shù)據(jù)頁數(shù)應(yīng)與實(shí)體檔案頁數(shù)相同。4.圖像文件分辨率不得低于200dpi。5.圖像文件按照指定路徑進(jìn)行存儲(chǔ)并保證圖像與文件夾命名均正確。,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),（1）圖像存儲(chǔ)路徑：案卷級(jí)存儲(chǔ)路徑 盤符名稱/全宗號(hào)/目錄號(hào)/案卷(全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào))/圖像文件。 如：26號(hào)全宗，1號(hào)目錄，第1卷，存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：d:/0

21、026/001/0026-001-0001/圖像文件……文件級(jí)存儲(chǔ)路徑 盤符名稱/全宗號(hào)/目錄號(hào)/年度/件（全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)）/圖像文件如：26號(hào)全宗，3號(hào)目錄，2006年第1件，存儲(chǔ)路徑應(yīng)為：d:/0026/003/2006/0026-003-2006-0001/圖像文件……,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),（2）文件夾重命名：案卷級(jí) 全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)文件級(jí) 全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)（3）圖像文件重命名： 案卷級(jí)

22、 全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)-頁號(hào)如：26號(hào)全宗1號(hào)目錄第1卷第1頁，圖像重命名為：0026-001-0001-001-001.jpg文件級(jí) 全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)-頁號(hào)如：26號(hào)全宗3號(hào)目錄2006年第1件第1頁，圖像重命名為： 0026-003-2006-0001-001.jpg,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),其中，全宗號(hào)為4位阿拉伯?dāng)?shù)字、目錄號(hào)為3位拉伯?dāng)?shù)字、案卷號(hào)為4位阿拉伯?dāng)?shù)字、年度為4位拉伯?dāng)?shù)字、件號(hào)為4位阿拉伯?dāng)?shù)字（

23、案卷級(jí)卷內(nèi)件號(hào)為3位）、頁號(hào)為3位拉伯?dāng)?shù)字，不足位數(shù)均用“0”補(bǔ)齊。（三）合格率標(biāo)準(zhǔn)1.當(dāng)著錄目錄和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像驗(yàn)收合格率均達(dá)到99.7%以上時(shí)，判定該批次數(shù)據(jù)為合格。2.著錄目錄合格率=檢驗(yàn)合格的著錄目錄條數(shù)/著錄目錄總條數(shù)*100%。3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像=檢驗(yàn)合格的圖像文件數(shù)量/數(shù)字化圖像文件總數(shù)量*100%。,室藏檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),1.案卷級(jí)檔案著錄項(xiàng)字段內(nèi)容1全宗號(hào) 2目錄號(hào) 3案卷號(hào) 4件號(hào) 5頁號(hào) 6責(zé)任者