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文檔簡介
1、<p> 對縣級社保檔案管理的思考</p><p> 社會保險是社會保障的核心內(nèi)容,隨著我國社會保障制度改革的深入,社會保險覆蓋范圍逐漸擴大。社保檔案是參保者參保繳費和享受待遇的重要憑證,直接關(guān)系到參保人的切身利益。用科學的方法管理和利用好這些社保檔案,是實現(xiàn)社會保險事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ),也是實現(xiàn)為參保職工“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標的必要條件。 </p>&
2、lt;p> 一、縣級社保檔案管理存在的問題 </p><p> 1、檔案管理意識薄弱。一些社保經(jīng)辦機構(gòu)只注重社保業(yè)務(wù),對社保檔案缺乏足夠認識,社保檔案工作處于無序狀態(tài)。雖然有的也設(shè)立了檔案機構(gòu),明確了分管領(lǐng)導,但是在工作中履職根本不到位。一些領(lǐng)導對檔案工作了解很少,將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下,正因為如此,他們即使抓也只是應(yīng)付一下,很少從檔案工作的整體管理、長遠規(guī)劃和提高檔案現(xiàn)代化
3、管理水平上去考慮問題。檔案管理人員多是兼職,對檔案工作缺乏責任心,干好、干壞一個樣??h級檔案主管部門,多年來只注重文書檔案,對產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門的社保檔案,沒有引起足夠的重視,缺乏指導和監(jiān)管。 </p><p> 2、檔案管理制度不健全。很多社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用、移交等制度不夠健全,雖建立了一些管理制度,卻流于形式執(zhí)行不嚴。比如收集移交難問題普遍存在,一些社保經(jīng)辦人員為了工作查詢方便,業(yè)務(wù)檔案留
4、在個人手里,只為自己暫時考慮,忽視了全局。尤其是新農(nóng)保檔案面臨的突出問題就是資料收集不齊全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村是新農(nóng)保檔案管理的主要平臺,由于沒有歸檔意識,造成大量檔案積壓。本應(yīng)送縣農(nóng)保中心存檔一份,卻遲遲不交。由于不及時移交資料,造成了一些非常重要檔案的空缺或丟失,致使一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏,影響到今后的利用。 </p><p> 3、檔案案卷規(guī)范化程度不高。有的裝訂,有的不裝訂,沒有案卷題名,即使有擬寫也不
5、合乎規(guī)范。編號隨意,沒有目錄,沒有劃分保管期限,分類不科學。由于沒有統(tǒng)一標準,檔案裝具也五花八門,甚至不用裝具。沒有利用登記以及相關(guān)的統(tǒng)計表冊,家底不清,未達到最基本的規(guī)范化。 </p><p> 4、檔案利用效率低?,F(xiàn)在養(yǎng)老保險費由縣社會保險事業(yè)管理局征繳,醫(yī)療、工傷、生育保險由縣醫(yī)療保險基金管理中心征繳,而失業(yè)保險費由縣就業(yè)局失業(yè)保險管理所征繳。參保單位和個人,參加五險就要到這三個機構(gòu)分別辦理參保登記,申報
6、繳費。這種現(xiàn)狀就造成了參保多個機構(gòu)經(jīng)辦,重復登記,業(yè)務(wù)交叉,造成了人力物力財力浪費。而與之相應(yīng),不同險種的社保檔案分別歸屬不一樣的機構(gòu)管理,形成了多頭管理問題。一個人的保險檔案分別保存在不一樣的機構(gòu),沒有一個完整的檔案中心能夠查詢到一個人的全部社保檔案。正是由于管理機構(gòu)分散,造成了人們在利用社保檔案時,存在著諸多不便,檔案分散管理與群眾集中利用間的矛盾比較突出。管理手段落后,社保檔案基本未信息化。 </p><p&g
7、t; 5、硬件建設(shè)亟待加強。由于縣財政緊張,在社保硬件設(shè)施上投入不足現(xiàn)象普遍存在。再加上社保經(jīng)辦機構(gòu)場地限制,大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今還沒有存放檔案的固定場所,歷年積累的社保檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。有的雖有檔案室,但保管設(shè)備簡陋,條件達不到要求,保護措施不到位。 </p><p> 二、加強縣級社保檔案管理的思考 </p><p> 1.提高收集水平,打牢工作基礎(chǔ)。巧婦難為無米之炊
8、,如果沒有材料的收集,就形成不了系統(tǒng)完整的檔案。特別是在簡化整理,強化檔案利用的今天,收集工作已變得越來越重要了。收集工作要有計劃、有目標地進行,才能保證材料的齊全完整。本著“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則,各級社保經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦人員負責業(yè)務(wù)檔案收集工作,具體收集社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中參保登記、關(guān)系轉(zhuǎn)移、保費征繳、待遇核定發(fā)放、稽核監(jiān)察、統(tǒng)計報表等資料,按照類別存放,并按辦理時間排序。歸檔材料還要確保真實有效,做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確,簽字蓋章
9、、日期等具有法律效用的標識完整齊全,然后向檔案室移交。 </p><p> 2.及時規(guī)范整理,防止材料積壓。材料收集上來,檔案人員要嚴格按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》中明確的歸檔項目及內(nèi)容,定保管期限、編號后歸檔,編制檢索目錄??h級社會保險制度開始于1986年,積累了大量的紙質(zhì)資料,分散地存在各業(yè)務(wù)科室。對于這些歷年社保歷史資料,要全部收集歸檔整理,確保社保檔案歷史資料的完整性。做到一月一收集,一月一立卷,使
10、檔案收集整理經(jīng)常化、制度化,防止材料積壓。 </p><p> 3.成立社保檔案管理中心,由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。雖然養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)保險由不同社保經(jīng)辦機構(gòu)辦理,但都隸屬于縣人力資源和社會保障局,因此可以在縣人力資源和社會保障局內(nèi)部成立社保檔案管理中心,將文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案以及其他載體的檔案集中統(tǒng)一管理。這樣檔案就由原來的多頭分散管理轉(zhuǎn)化為集中管理,避免單獨設(shè)立檔案室造成的資金、人力、庫
11、房上的浪費,而且提高了庫房的利用率,保證檔案的安全。由于各檔案室變分散為集中,還順應(yīng)民生需求,做到了資源整合,解決了群眾為一件事跑多個檔案室的情況,提高了檔案信息的利用率。另外,單獨成立的社保檔案管理中心,還可以負責全縣社保檔案工作的指導和檢查。 </p><p> 4.強化檔案開發(fā)利用,推進檔案信息化管理。可分三步解決:第一階段是完成條目錄入,實現(xiàn)計算機檢索;第二階段是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案原文掃描;第三階段是實現(xiàn)檔案
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