淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

1、<p>　　淺談法院訴訟檔案電子化管理探析</p><p>　　論文摘要　法院訴訟檔案電子化管理是法院信息化建設(shè)和司法改革的必然要求，本文結(jié)合訴訟檔案自身特點(diǎn)，試對(duì)訴訟檔案電子化管理的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題、發(fā)展趨勢(shì)作粗淺探析，以期探索適合電子訴訟檔案的管理模式。 </p><p>　　論文關(guān)鍵詞　法院　訴訟檔案　電子化管理 </p><p>　　加拿大著名檔案學(xué)

2、家特里·庫(kù)克提出：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者的過(guò)渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時(shí)代的挑戰(zhàn)，由保管時(shí)代向后保管時(shí)代過(guò)渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強(qiáng)的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時(shí)代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點(diǎn)，在由實(shí)體管理向知識(shí)管理過(guò)渡過(guò)程中，訴訟檔案的電子化管理無(wú)疑是“重頭戲”。本文試圖對(duì)后保管時(shí)代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。 </p><

3、;p>　　一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀 </p><p>　　在信息時(shí)代的大背景下，全國(guó)各地法院都加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》（以下簡(jiǎn)稱《法綜系統(tǒng)》）等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進(jìn)行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計(jì)劃與控制，

4、并進(jìn)行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進(jìn)司法公正提供了有力保障。“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國(guó)范圍來(lái)看，由于沒(méi)有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)

5、程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時(shí)，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時(shí)間，又不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。</p><p>　　二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策 </p><p>　?。ㄒ唬╇娮釉V訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題 </p><p>　　訴訟檔案電子

6、化管理的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設(shè)計(jì)檔案管理項(xiàng)目軟件時(shí)，也沒(méi)有遵循統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來(lái)訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出一套符合法院電子

7、訴訟檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。 </p><p>　　（二）電子訴訟檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題 </p><p>　　計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，軟硬件升級(jí)換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長(zhǎng)期保存問(wèn)題的關(guān)鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來(lái)源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當(dāng)事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機(jī)關(guān)形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過(guò)數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像

8、形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長(zhǎng)期可讀性是一個(gè)必須解決的重要問(wèn)題。國(guó)家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復(fù)壓縮一次，數(shù)據(jù)也會(huì)被重復(fù)損害一次，最終將導(dǎo)致數(shù)據(jù)被損壞而無(wú)法運(yùn)行使用。TIFF的壓縮功能為無(wú)損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲(chǔ)空間大，極易導(dǎo)致設(shè)備和資金投入的惡性上

9、升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來(lái)越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來(lái)挑戰(zhàn)。近年來(lái)，檔案學(xué)者和檔案工作者紛紛對(duì)檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認(rèn)為，MDI是一種優(yōu)于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office　2003工具軟件中掃描管理軟件“Micr</p><p>　　（三）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題 </p><p>　　隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性

10、沒(méi)有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒(méi)有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無(wú)法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)做到：不將裝

11、有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；不交叉使用優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；不在計(jì)算機(jī)上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題需維修時(shí)，應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行維修，現(xiàn)場(chǎng)有專門人員監(jiān)督；不使用具有無(wú)線互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)。 </p><p>　　三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢(shì) </p><p>　　訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護(hù)實(shí)體檔案材

12、料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會(huì)信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設(shè)的不斷深入，法院檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來(lái)的較封閉的保管者向較開放的知識(shí)、信息的提供者過(guò)渡。筆者認(rèn)為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨

13、勢(shì)。一是各級(jí)法院通過(guò)利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；二是由最高院牽頭，通過(guò)統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，使全國(guó)法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱；三是訴訟當(dāng)事人及其代理人通過(guò)各級(jí)法院的對(duì)外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容；