oa系統(tǒng)需求分析報告(初)

1、<p><b>　　OA系統(tǒng)需求分析</b></p><p><b>　　一、建設(shè)背景</b></p><p>　　辦公自動化系統(tǒng)（即OA系統(tǒng)）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)（Intranet、Internet）在我國迅速發(fā)展和普及，OA在數(shù)字化辦公領(lǐng)域和企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著越來越重要的角色

2、。因此，現(xiàn)階段有必要引進(jìn)建設(shè)一套技術(shù)先進(jìn)，符合當(dāng)前辦公發(fā)展需要的辦公自動化系統(tǒng)，增強(qiáng)協(xié)作，以更大發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，滿足行政辦公需求，進(jìn)一步提高公司行政辦公的效率。</p><p><b>　　二、建設(shè)目標(biāo)</b></p><p>　　1、實(shí)現(xiàn)全公司的數(shù)據(jù)共享，基本解決信息孤島問題。不同業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做到一次錄入，跨部門、跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)重復(fù)使用；</p>&

3、lt;p>　　2、提供可靠的、可追查的公文流轉(zhuǎn)平臺，有效的縮短公務(wù)處理的周期，加快公文流轉(zhuǎn)過程，減少路耗、找人、等待等中間環(huán)節(jié)，保持公務(wù)處理渠道的暢通；</p><p>　　3、打破時空及地域限制，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，遠(yuǎn)程辦公、異地辦公；</p><p>　　4、通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺，提高信息統(tǒng)計(jì)和分析的水平，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、實(shí)時的預(yù)測和決策的輔助支持；</p><p&g

4、t;　　5、提供完善的信息交流機(jī)制，方便公司各部門、辦公室和員工之間日常辦公及業(yè)務(wù)信息的交流和管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理互聯(lián)互通，信息數(shù)據(jù)共享；</p><p>　　6、充分利用將要建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及已有的網(wǎng)絡(luò)配置資源，充分地保護(hù)已有的信息化投資；</p><p>　　7、解決網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用中的最大難題——機(jī)構(gòu)和管理模式的經(jīng)常變動的問題，由用戶自定義管理模式，實(shí)現(xiàn)真正的部門綜合業(yè)務(wù)處理機(jī)制；</

5、p><p>　　8、以行政辦公系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫耦合，建成一流的企業(yè)綜合辦公系統(tǒng)。</p><p><b>　　三、建設(shè)原則</b></p><p>　　公司OA系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性、可靠性、實(shí)用性、安全性、易使用性、開放性、有限開源性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性等原則。</p><p>　　1、先進(jìn)性：應(yīng)當(dāng)采用當(dāng)今

6、主流技術(shù)，既要考慮應(yīng)用平臺和工具的先進(jìn)，更要考慮系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用設(shè)計(jì)的先進(jìn)性，以適應(yīng)總體上業(yè)務(wù)管理、發(fā)展規(guī)劃和細(xì)節(jié)上事務(wù)辦理的需求。</p><p>　　2、可靠性：系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)采用成熟、穩(wěn)定、可靠的軟件技術(shù)，保證系統(tǒng)在大數(shù)據(jù)量、高并發(fā)的情況下長時間不間斷地安全運(yùn)行。</p><p>　　3、實(shí)用性：根據(jù)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，從方便用戶使用的角度進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能和模塊劃分。工作流程設(shè)計(jì)要求簡捷

7、流暢，能適應(yīng)工作流不穩(wěn)定和突發(fā)事件等各種現(xiàn)實(shí)情況。</p><p>　　4、安全性：系統(tǒng)建設(shè)要符合用戶對信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障體系，對非法入侵、非法攻擊和網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)病毒應(yīng)具有很強(qiáng)的防范能力，確保系統(tǒng)具有嚴(yán)格的身份認(rèn)證功能，并有相應(yīng)的技術(shù)手段對數(shù)據(jù)安全和操作安全加以保護(hù)。</p><p>　　5、易使用性：主要體現(xiàn)在兩個方面：一是應(yīng)用界面簡捷、直觀，盡量減少菜單的層次和不

8、必要的點(diǎn)擊過程，使用戶在使用時一目了然，便于快速掌握系統(tǒng)操作方法，特別是要符合工作人員的思維方式和工作習(xí)慣，方便非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的使用；二是應(yīng)提供聯(lián)機(jī)的或脫機(jī)的幫助手段。</p><p>　　6、開放性：為了使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的生命力和開放性，應(yīng)遵循已有的國際標(biāo)準(zhǔn)和國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，以利于采用多種先進(jìn)技術(shù)和產(chǎn)品。</p><p>　　7、有限開源性：隨著業(yè)務(wù)邏輯的改變，需要對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、微調(diào)或二次開

9、發(fā)。對該系統(tǒng)的非核心代碼，應(yīng)該開放。并提供規(guī)范的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，接口規(guī)范。</p><p>　　8、可擴(kuò)展性：該信息系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展中的應(yīng)用系統(tǒng)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時要考慮到新技術(shù)，新產(chǎn)品出現(xiàn)時對本系統(tǒng)的兼容性；當(dāng)業(yè)務(wù)需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，可以擴(kuò)展系統(tǒng)的功能和性能。軟件設(shè)計(jì)要簡明，各功能模塊間的耦合度小，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的繼承和擴(kuò)展。</p><p>　　9、可維護(hù)性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好

10、的結(jié)構(gòu)，各個部分應(yīng)有明確和完整的定義，使得局部的修改不影響全局和其他部分的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行。</p><p><b>　　四、系統(tǒng)功能需求</b></p><p><b>　　1、信息資訊</b></p><p>　　通過資訊，實(shí)現(xiàn)信息共享功能，實(shí)現(xiàn)電子文檔（通知、公告、文件等）、內(nèi)部刊物、通訊錄、規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的共享，方

11、便存取、匯集、管理和查詢。解決目前信息共享資源分散、不足和工作效率較低的問題。</p><p>　　信息資訊的基本內(nèi)容包括公司文件、內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息等。資訊來源可以是辦結(jié)公文、收集整理的外部來文、法律法規(guī)，或者由個人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務(wù)信息來源于不同部門，因此，要能支持自定義不同的分類欄目，并指定不同欄目管理員和管理部門，由欄目管理員收集、管理和發(fā)布各類資訊。具體欄目可以定義顯示在部門門戶或總門

12、戶。</p><p><b>　　（1）公司文件</b></p><p>　　登記保存OA系統(tǒng)辦結(jié)的所有公文，可通過收文、發(fā)文等模塊自動歸入相應(yīng)文件模塊，在本模塊中可授權(quán)給相關(guān)人員查詢閱讀。</p><p><b>　?。?）政策法規(guī)</b></p><p>　　記載國家近年來頒布的有關(guān)法律法規(guī)，用

13、戶可以通過目錄、關(guān)鍵詞及全文檢索找到相應(yīng)的法律法規(guī)內(nèi)容。所有被賦予權(quán)限的負(fù)責(zé)人都可以起草、提交、撤消規(guī)章制度。</p><p><b>　?。?）內(nèi)部信息</b></p><p>　　提供收集發(fā)布單位內(nèi)部相關(guān)信息，如領(lǐng)導(dǎo)重要講話、工作報告等等有助于開展工作的信息。</p><p><b>　?。?）標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范</b><

14、;/p><p>　　提供發(fā)布從各種渠道收集的電子版產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。管理員能授權(quán)控制刪除與作廢的權(quán)限。</p><p>　?。?）質(zhì)量監(jiān)督：確保公司質(zhì)量管理體系的運(yùn)行。</p><p>　　包括（但不限于）以下幾個方面的欄目：</p><p>　?、儋Y質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)公開公司的資質(zhì)情況，很多具有版本的文件構(gòu)成。</p><p&

15、gt;　?、谀芰︱?yàn)證，發(fā)布能力驗(yàn)證（比對等）計(jì)劃、比對結(jié)果，能力驗(yàn)證總結(jié)。</p><p>　?、叟嘤?xùn)管理，發(fā)布培訓(xùn)計(jì)劃、結(jié)果等。</p><p>　?、苡?jì)量標(biāo)準(zhǔn)，管理計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)目錄，每個標(biāo)準(zhǔn)有日期屬性，能設(shè)置提醒功能。</p><p>　　⑤體系文件，一本電子書，非常強(qiáng)調(diào)版本的有效性。</p><p><b>　?。?）信息檢索&l

16、t;/b></p><p>　　提供整個系統(tǒng)所有公文和信息的關(guān)鍵字、發(fā)布時間等檢索或全文檢索引擎。</p><p><b>　　2、公共信息</b></p><p>　　公共信息用于實(shí)現(xiàn)公司各部門之間內(nèi)部信息發(fā)布、交流和共享。</p><p>　　系統(tǒng)要支持不同風(fēng)格的信息欄目的設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)各類信息的編錄、審核和發(fā)布

17、，信息發(fā)布格式可自定義，不同層級用戶可根據(jù)權(quán)限將信息發(fā)布到本部門辦公平臺。各類公共信息由授予權(quán)限的欄目管理員統(tǒng)一管理和發(fā)布。</p><p><b>　?。?）公告</b></p><p>　　是單位內(nèi)部的公告欄，以方便內(nèi)部人員及時了解相關(guān)公告。登記了新公告欄后，即可發(fā)布到首頁的最新消息里。支持傳閱，把最新的公告?zhèn)鏖喗o相關(guān)人員。</p><p>

18、;<b>　　（2）工作動態(tài)</b></p><p>　　特別注意，每個部門都可以發(fā)布本部門的工作動態(tài)，以方便內(nèi)部人員相互通曉部門之間的工作。首頁的工作動態(tài)是各部門工作動態(tài)的集合。</p><p><b>　?。?）通知通報</b></p><p>　　同公告，但實(shí)現(xiàn)方式同工作動態(tài)。也是各部門的子欄目匯總成門戶的總欄目。&

19、lt;/p><p><b>　?。?）意見箱</b></p><p>　　意見箱是單位內(nèi)部人員發(fā)布意見、建議的地方，發(fā)布建議的時候，可以指定建議的讀者，也可以通過傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表，由發(fā)布者控制。后臺實(shí)際上增加字段控制是否顯示發(fā)布人。（超級管理員才可以查看匿名發(fā)表者的姓名）</p><p><b>　　（

20、5）網(wǎng)上調(diào)查</b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)基于web的某一主題的觀點(diǎn)支持率的收集功能，以方便收集民意。其方式主要分為記名的和不記名的兩種，記名的方式一般是一些針對性比較強(qiáng)的、范圍比較小的調(diào)查，而不記名的方式一般就沒有這種限制。是否需要記名，應(yīng)該在顯著位置標(biāo)示出來。</p><p>　　網(wǎng)上調(diào)查應(yīng)實(shí)現(xiàn)的另外一種功能是網(wǎng)上開展意見征求?？梢灾付▍⑴c的部門或人員，也可以不指定。比

21、如，公司在出臺一些政策時，可以先網(wǎng)上征求意見，并自動收集反饋意見（強(qiáng)制性實(shí)現(xiàn)“無意見”，或“有意見”）。</p><p><b>　?。?）論壇</b></p><p>　　為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。論壇可設(shè)置多個論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個版面，授權(quán)用戶（通常為部門負(fù)責(zé)人）可在各版面提出話題發(fā)起討論，并可進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等活動。以期實(shí)

22、現(xiàn)對公司重大發(fā)展，重要決策，重點(diǎn)政策的民主討論。</p><p><b>　　（7）匯總。</b></p><p>　　根據(jù)供應(yīng)商的設(shè)計(jì)方案，需要在首頁設(shè)計(jì)出匯總的公共信息（如下面的“工作動態(tài)”），指定該欄目信息的來源，實(shí)現(xiàn)欄目信息的自動匯總?；蛟谑醉撛黾右粋€通用的欄目，實(shí)現(xiàn)顯示最新增加到OA系統(tǒng)的文檔，而不管它來自哪個欄目中。即使用戶在一個很次要的欄目中發(fā)布了一個通

23、知，那么，可以把該文檔提取出來，并顯示出名稱、欄目、日期。</p><p><b>　　3、公文處理</b></p><p>　　公文管理是辦公自動化系統(tǒng)的最為核心的應(yīng)用,它主要分為收文、發(fā)文和辦文三大類。</p><p><b>　　（1）收文</b></p><p>　　收文包括：公文簽收、登記

24、等處理流程。</p><p>　　系統(tǒng)支持兩種收文方式：一種是紙質(zhì)文件，需實(shí)現(xiàn)掃描成圖片文件輸入并閱讀瀏覽；另外一種為電子文件，需支持較簡單的從市局OA系統(tǒng)收取電子公文，一期為間接收文。二期工程實(shí)現(xiàn)直接收文。</p><p>　　只有具備收文登記權(quán)限的人才能新建收文。</p><p><b>　　支持退文。</b></p><

25、;p>　　系統(tǒng)要具有對重要來文的安全處理方案。</p><p>　　收文處理的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)數(shù)和流轉(zhuǎn)過程可根據(jù)需要重新定義。</p><p>　　系統(tǒng)應(yīng)具有杜絕“死文”發(fā)生，收文動態(tài)跟蹤功能。</p><p><b>　?。?）發(fā)文</b></p><p>　　發(fā)文可按個人、集體、部室執(zhí)行，并生成月度

26、、年度發(fā)文登記表(分權(quán)限)，包括：擬稿、審稿、核稿、審簽、會簽、簽發(fā)、編號、校對、分發(fā)、歸檔等處理流程。</p><p>　　系統(tǒng)可以對文件流程、正文格式、流水號格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。</p><p>　　可以使用預(yù)先定義的公文模版（推薦使用word格式）進(jìn)行擬搞。并支持多個模版。</p><p>　　可根據(jù)發(fā)文

27、字號自動生成發(fā)文文號。</p><p>　　可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出到word文件或其他格式后由用戶打印）送領(lǐng)導(dǎo)批示。</p><p>　　發(fā)文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)發(fā)文會簽功能。</p><p><b>　?。?）辦文<

28、;/b></p><p>　　辦文包括擬辦、批示、承辦、分發(fā)、反饋、傳閱、催辦、歸檔等處理流程。</p><p>　　系統(tǒng)可以對文件流程、正文格式、流水號格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。</p><p>　　可實(shí)現(xiàn)公文的在線編輯，審批痕跡保留，常用語。</p><p>　　對于僅僅需要傳閱的公

29、文，提供并發(fā)機(jī)制，加快公文辦理進(jìn)度。</p><p>　　可打印文件呈批表、文件呈閱表、文件處理表、退文單、延期申請單、正文等表單（輸出word文件后由用戶打印）送領(lǐng)導(dǎo)批示。</p><p>　　辦文處理流程的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可靈活調(diào)整，根據(jù)需要增減和重新命名，流轉(zhuǎn)方向除向前傳遞外，也可回傳或回撤，并且實(shí)現(xiàn)文件會簽功能。</p><p>　　該用戶已完成的公文能存儲在系統(tǒng)中

30、的個人文件夾中以便以后查找。</p><p>　　已辦結(jié)的公文能通過歸檔的操作，歸檔到OA的電子資源數(shù)據(jù)庫中，以供有權(quán)限的用戶進(jìn)行查詢。</p><p><b>　　（4）督辦催辦</b></p><p>　　落實(shí)和跟蹤各部室的辦文情況與進(jìn)度，按指定的時間段匯總各部室的辦文情況與進(jìn)度，可以在系統(tǒng)中使用預(yù)先定義的公文模版（word格式）起草交辦通

31、知、催辦通知和督辦通知等公文。</p><p>　　系統(tǒng)提供督辦事項(xiàng)一覽表，以便經(jīng)辦人能對其經(jīng)辦的所有督辦事項(xiàng)有一個實(shí)時、全面的了解。</p><p>　　督辦過程的電話催辦等過程可詳細(xì)記錄備查。</p><p><b>　　（5）代理授權(quán)</b></p><p>　　當(dāng)個人特別是領(lǐng)導(dǎo)出差或休假時，為了不延誤其與相關(guān)人員

32、或部門的工作，這就要求個人在出差或休假時，其工作得有人接管或代理。授權(quán)可以是本人，也可以是系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)置。</p><p>　　代理授權(quán)是為了解決個人出差或休假期間對公文處理權(quán)限的指定代理過程。當(dāng)出差或休假完成后，可以取消代理設(shè)置，并可以查閱其出差或休假期間代理人為其處理了哪些工作，代理情況如何等。</p><p>　　需考慮到實(shí)際情況，如一個人往往會一身多職，會有多種業(yè)務(wù)，因此可以設(shè)

33、定多個代理人完成不同類型的工作。</p><p><b>　?。?）交辦功能</b></p><p>　　某用戶可以把自己的任務(wù)通過申請后交給某人接任，交辦成功后，任何人對該用戶發(fā)文時自動提醒該用戶已經(jīng)交給某人辦理，并要求確定是否繼續(xù)辦理，交辦完成后生成交辦期間工作目錄表。</p><p>　　某員工調(diào)職或離職后，其原來崗位的文件和任務(wù)能通過系

34、統(tǒng)自動交辦給接任人，使接任人能立刻接手其崗位的工作。（或權(quán)限的克?。?lt;/p><p><b>　　（7）查詢統(tǒng)計(jì)</b></p><p>　　可以根據(jù)管理權(quán)限和指定條件查知當(dāng)前公文處理情況和領(lǐng)導(dǎo)批示，可根據(jù)發(fā)文單位、時間等組合查詢，并提供個人或部門在一定的時間段內(nèi)所辦理過的公文情況匯總表，系統(tǒng)至少應(yīng)能按月度、季度和年度為當(dāng)前用戶或部門生成辦文統(tǒng)計(jì)報表，并打印等輔助功能

35、。</p><p><b>　?。?）流程監(jiān)控</b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)對公文處理的流轉(zhuǎn)情況監(jiān)控，用戶可以查看本人所參與辦理的公文的運(yùn)作情況，領(lǐng)導(dǎo)可以查看本單位所有人參與辦理的公文的運(yùn)作情況。</p><p><b>　　4、公文歸檔</b></p><p>　　應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)

36、的無縫連接，公文辦結(jié)后可以分類歸檔，系統(tǒng)提供靈活、便捷的查詢檢索功能。檔案管理可以按公文屬性進(jìn)行分類。（如通知，請示，上行文等）</p><p><b>　　5、綜合事務(wù)管理</b></p><p>　　綜合事務(wù)管理主要包括：會議管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、字典管理（文號管理、來文單位）、通訊錄和人事管理等等。</p><p><b>　　5.1

37、會議管理</b></p><p>　　舉辦會議是單位辦公的重要形式之一。會議室及會議設(shè)施是一種需要共享的資源。</p><p>　　辦公室可以將會議室的情況登記在OA系統(tǒng)中。各部室組織的會議需要使用會議室時，通過OA可以查看各個會議室的使用情況，以預(yù)定使用哪個會議室，而且確定會議室的使用時間。</p><p>　　會議安排應(yīng)具有會議室沖突檢測、參會領(lǐng)導(dǎo)時

38、間沖突檢測等提示功能。</p><p>　　會議室預(yù)定成功后，通過會議管理模塊，登記會議的議題、時間、會議室、參與人、主持人、會議資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會自動形成會議通知單，并由會議發(fā)起人發(fā)送給相關(guān)人員，同時系統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定時間對相關(guān)人員進(jìn)行會議提醒。</p><p>　　會議參與人收到會議通知后，系統(tǒng)會自動發(fā)給會議發(fā)起人一個回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)，以便確認(rèn)是否通知到

39、位。會議參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載會議資料、議題等文件。</p><p>　　會議管理系統(tǒng)應(yīng)可以查詢、統(tǒng)計(jì)會議室使用情況和各種會議情況等。</p><p><b>　　5.2領(lǐng)導(dǎo)日程</b></p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)是一種角色，設(shè)置為公司領(lǐng)導(dǎo)即需要進(jìn)行日程安排。通過按時間、活動內(nèi)容為序的領(lǐng)導(dǎo)日程匯總表，以便了解各項(xiàng)活動有哪些領(lǐng)導(dǎo)參加。領(lǐng)導(dǎo)

40、日程匯總表顯示在首頁。</p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)日程通常由領(lǐng)導(dǎo)自行填寫，并可以靈活選擇需要參與工作的人員（即建立多個常用的私有組）。</p><p>　　領(lǐng)導(dǎo)日程安排應(yīng)能通過權(quán)限設(shè)置，使具有權(quán)限的用戶能對領(lǐng)導(dǎo)日程進(jìn)行維護(hù)和管理，有權(quán)限用戶在為領(lǐng)導(dǎo)安排日程時，可以通過選擇任何領(lǐng)導(dǎo)為其安排工作日程。同時用戶可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排生成每天、每周和每月的活動安排表。</p><p

41、><b>　　5.3文號管理</b></p><p>　　文號是公文管理過程中必不可少的，但是，由于不同的單位其文號的編制或管理的方式可能不同，為了適應(yīng)不同單位文號管理機(jī)制，為用戶提供了通過先定義，后使用的方式的文號管理模式，只要用戶按照本單位的公文文號編制原則：“文件字＋[年號]＋文件號”定義好，那么在公文處理過程中，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶定義的原則自動地生成所需要的文號。</p&

42、gt;<p>　　公文文號支持多個編號方式。</p><p>　　文號一般只能由系統(tǒng)管理員或授權(quán)用戶進(jìn)行維護(hù)和管理，其維護(hù)管理包括：增加、修改、刪除。</p><p>　　文號管理不僅提供以上維護(hù)管理，而還提供了補(bǔ)號和預(yù)留文號的功能，其目的為了防止用戶在進(jìn)行公文管理時，某些公文因?yàn)椴僮麇e誤而廢除公文時，文號沒有被使用，而產(chǎn)生文號漏號或者因?yàn)槟称男枰褂媚硞€文號而無法獲取。

43、</p><p><b>　　5.4來文單位</b></p><p>　　在公文管理過程中，收文一般都是外單位發(fā)來的公文，為了在進(jìn)行收文辦理過程中，方便用戶填寫主、抄送單位，也為了更加規(guī)范對主、抄送單位的命名，為用戶建立了來文單位的管理，只要用戶在使用收文管理之前，將可能的來文單位定義在系統(tǒng)中，則用戶在使用收文管理功能時，就可使用系統(tǒng)定義好的來文，在需要填寫主、抄送單

44、位時，選擇使用，為方便用戶，系統(tǒng)同時允許用戶直接錄入新的單位信息。</p><p>　　來文單位的維護(hù)管理一般只提供給系統(tǒng)管理員或已授權(quán)的用戶，其管理操作包括：：增加、修改、刪除。</p><p><b>　　5.5通訊錄</b></p><p>　　公用電話本記錄公司和與外部進(jìn)行聯(lián)系的有關(guān)信息，部門電話本記錄本部門人員的電話，個人名片是個人的

45、可以公開的資料。公用電話本公開給所有人查閱和使用，但只有有權(quán)人員才能管理維護(hù)。通訊錄應(yīng)能靈活的模糊查詢，能由電子表格（Excel）導(dǎo)入數(shù)據(jù)。公用電話本的管理應(yīng)提供如下維護(hù)管理的操作：</p><p>　　（1）編輯操作（增、刪、改）；</p><p>　?。?）查詢操作，可以對任何數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行模糊查詢，如：電話號碼（各種電話號碼）、單位、姓名、職務(wù)。</p><p>

46、<b>　　5.6人事管理</b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)全公司正式及聘用人員個人基本信息的自動統(tǒng)計(jì)和管理。解決目前個人信息較分散，手工統(tǒng)計(jì)、查閱不方便的問題。</p><p>　?。?）工號作為OA系統(tǒng)的帳號管理中人員帳號的依據(jù)。</p><p>　?。?）人員基本信息、工資、獎金等。能夠處理工資調(diào)整（普調(diào)和特別調(diào)整）</p>

47、<p>　　（3）能夠完成統(tǒng)計(jì)匯總，手工設(shè)置查詢條件，特別注意年齡段的問題。</p><p>　?。?）報表中心可以提取相關(guān)數(shù)據(jù)，如學(xué)歷分布圖等。</p><p><b>　　5.7車輛管理</b></p><p>　　能對公司的車輛進(jìn)行檔案管理，違章及事故管理，費(fèi)用管理，綜合查詢報表統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)維護(hù)，車輛維護(hù)期限提醒，并根據(jù)要求生成

48、相應(yīng)報表。</p><p>　　重點(diǎn)是各部門的車輛費(fèi)用（修理，油費(fèi)等），各部室能將其計(jì)入自己的成本。</p><p>　　用車登記，車輛調(diào)度在二期工程中實(shí)現(xiàn)。</p><p><b>　　5.8物品管理</b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)全公司日常辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、藥品等低值易耗品申購、入庫、領(lǐng)用的精細(xì)化管理。</

49、p><p>　　包括物品入倉登記、劃出、劃入、領(lǐng)用、報廢、庫存調(diào)整、物品庫存與使用查詢，并能生成相應(yīng)的表格（按部門，月匯總）。</p><p>　　用帶表單的工作流實(shí)現(xiàn)申請購置功能。</p><p>　　物品的領(lǐng)出歸還與事務(wù)流程進(jìn)行聯(lián)動，即在物品調(diào)撥流程中進(jìn)行物品領(lǐng)出時，物品庫中數(shù)量自動減少；反之當(dāng)物品調(diào)撥流程中的物品歸還時，物品庫中數(shù)量自動增加。</p>

50、<p>　　各部門可以查詢領(lǐng)用的物品，個人可以查詢自己領(lǐng)用的物品。</p><p><b>　　5.9接待管理</b></p><p>　　接待工作是日常辦公中的重要內(nèi)容。</p><p>　　要實(shí)現(xiàn)公司政務(wù)接待工作的有效管理，對被接待人員的安排、參與人員和部門實(shí)現(xiàn)提前通知。（手機(jī)或郵件）。</p><p>

51、　　通過接待管理模塊，登記接待的議題、時間、人員、參與人、主持人、相關(guān)資料上傳到系統(tǒng)。系統(tǒng)會自動形成通知單，并由發(fā)起人發(fā)送給相關(guān)人員，同時系統(tǒng)會自動生成一條消息顯示在公告欄中，并可以在指定時間對相關(guān)人員進(jìn)行提醒。</p><p>　　參與人收到通知后，系統(tǒng)會自動反饋發(fā)起人一個回執(zhí)進(jìn)行確認(rèn)。參與人還可以直接在OA系統(tǒng)中下載相關(guān)資料。</p><p><b>　　5.10設(shè)備管理&l

52、t;/b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)全公司辦公、檢測設(shè)備等固定資產(chǎn)從申購、驗(yàn)收、登記、發(fā)放到報廢全流程的精細(xì)化管理。解決目前設(shè)備管理采用人工方式帶來的申購周期較長和工作量大的問題。</p><p><b>　　重點(diǎn)關(guān)注：</b></p><p>　　（1）資產(chǎn)管理。（申購、驗(yàn)收、登記、領(lǐng)用、維護(hù)、維修、報廢、劃撥等）</p>

53、<p>　?。?）量值溯源。（周期、單位、費(fèi)用、備注等）</p><p>　?。?）資產(chǎn)折舊。（各部門可以查詢自己的折舊情況）</p><p>　?。?）每個人可以查詢自己保管的資產(chǎn)情況，每個部門可以掌握自己的資產(chǎn)情況。</p><p>　?。?）部分?jǐn)?shù)據(jù)能展現(xiàn)在報表中心，如設(shè)備分布圖等。</p><p><b>　　5

54、.11財務(wù)管理</b></p><p>　　獨(dú)立于財務(wù)軟件的簡單財務(wù)管理功能，實(shí)現(xiàn)各部門收入與成本、人員工資的即時查詢。有利于增加透明度，激發(fā)各部門采取有效的方式創(chuàng)收和進(jìn)行合理的成本控制。</p><p><b>　　重點(diǎn)關(guān)注：</b></p><p>　?。?）按日錄入各中心的檢測收入，每天扎帳后可以錄入當(dāng)日數(shù)據(jù)。</p&g

55、t;<p>　?。?）各部室的開支，僅僅考慮計(jì)入成本的部分，以便部門掌握自己的開支情況。數(shù)據(jù)來源于財務(wù)部門的報銷數(shù)據(jù)，以及折舊等。</p><p>　?。?）嚴(yán)格控制查看的權(quán)限。</p><p>　　5.12科技項(xiàng)目管理</p><p>　　科技項(xiàng)目分類管理，按項(xiàng)目管理相關(guān)的文件。</p><p><b>　　5.13

56、事務(wù)管理</b></p><p>　　通過自定義工作流引擎，設(shè)備及辦公用品申請采購審批、用款審批流程、出訪審批、報銷審批、人員請假等事務(wù)流程，能通過系統(tǒng)進(jìn)行控制與管理，并能生成相應(yīng)的表格。</p><p><b>　　5.14值班管理</b></p><p>　　日常值班，節(jié)假日值班管理，并生成值班登記表。自動發(fā)布到公告牌中。<

57、;/p><p><b>　　5.15物業(yè)管理</b></p><p>　　樓房、機(jī)電設(shè)備維修、房租、會場場租、水電費(fèi)等事項(xiàng)的查詢和管理，并能生成相應(yīng)的表格。</p><p><b>　　6、個人辦公</b></p><p>　　為用戶提供一個個人辦公平臺，提供日常管理辦公所需的電子工具和文檔信息服務(wù)。&

58、lt;/p><p><b>　　6.1待辦事宜</b></p><p>　　用戶只要打開個人辦公首頁，需審批公文、請示報告、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過待辦事宜可以直接進(jìn)入辦理各種事務(wù)。能對待辦公文的未辦條數(shù)和公告欄、消息欄等未讀信息進(jìn)行彈出框或短信提醒。</p><p><b>　　6.2消息管理</b></p&

59、gt;<p>　　系統(tǒng)提供類似郵件傳遞方式的消息傳遞，能編寫正文和添加一定數(shù)量和大小的附件，進(jìn)行一對一或一對多的發(fā)送，并且提供短信的提醒功能。與標(biāo)準(zhǔn)的郵件系統(tǒng)不同，這里不需要回執(zhí)，但是發(fā)件人可以查詢是否對方已經(jīng)查看。</p><p><b>　　6.3個人工作日志</b></p><p>　　記錄記錄和統(tǒng)計(jì)個人每天的工作情況，即個人每天做了哪些工作，便于

60、工作總結(jié)。</p><p><b>　　6.4文件收藏夾</b></p><p>　　收集個人的工作文件，可以按資源管理器的方式進(jìn)行管理，并能移動。能設(shè)置為共享，實(shí)現(xiàn)資源共享。</p><p><b>　　6.5 個人日歷</b></p><p>　　設(shè)置可重復(fù)的會議、約會、提醒信息，提供管理工作計(jì)

61、劃和日程的工具。</p><p><b>　　6.6 即時通訊</b></p><p>　　系統(tǒng)提供方便的郵件和短信聯(lián)系方式，包含系統(tǒng)短信（關(guān)注“我知道了”，“以后再說”兩個功能）和手機(jī)短信兩種溝通形式。</p><p><b>　　6.7個人通訊錄</b></p><p>　　個性化的個人地址本，

62、可對個人通訊簿進(jìn)行錄入、修改、刪除、備份、導(dǎo)入和條件查詢。</p><p><b>　　6.8 個人設(shè)置</b></p><p>　　設(shè)置用戶個人密碼，修改用戶姓名、聯(lián)系方式、手機(jī)等信息，也可設(shè)置出差、休假等用戶狀態(tài)。同時在個人設(shè)置中可以定制個性化辦公桌面風(fēng)格。</p><p>　　請注意，短信平臺需要使用聯(lián)系電話，用戶的手機(jī)號碼或小靈通號碼改

63、變，需要自動生成審批任務(wù)。</p><p><b>　　7、報表中心</b></p><p><b>　　7.1報表中心</b></p><p>　　根據(jù)權(quán)限，不同的用戶可以在報表中心查看系統(tǒng)授權(quán)的報表。并可以在一定程序上改變報表的表現(xiàn)形式，如是否有圖例，顏色，數(shù)據(jù)，表格，類型等。并能夠?qū)С龌虼蛴D表。</p>

64、<p><b>　　7.2報表設(shè)計(jì)</b></p><p>　　系統(tǒng)管理員可以增加報表，修改已有報表，并對報表設(shè)置默認(rèn)值，數(shù)據(jù)錄入方式，數(shù)據(jù)校驗(yàn)（如果可能），權(quán)限設(shè)置等。應(yīng)在此功能中實(shí)現(xiàn)調(diào)試（或預(yù)覽）。</p><p>　　報表通常應(yīng)該有設(shè)計(jì)、審核、打印、打印日期（務(wù)必注意使用服務(wù)器時間，防止作弊）。可以設(shè)計(jì)為一個標(biāo)簽欄目（如機(jī)械圖的效果），后臺控制是否

65、顯示。</p><p>　　提供可見即所得的報表定制功能，高級用戶經(jīng)過較短時間的培訓(xùn)，即可完成報表的自定義。</p><p><b>　　7.3數(shù)據(jù)維護(hù)</b></p><p>　　支持?jǐn)?shù)據(jù)的手工錄入，校驗(yàn)，批量導(dǎo)入。嚴(yán)格設(shè)計(jì)權(quán)限，特定的用戶只能錄入或修改指定的報表數(shù)據(jù)。</p><p><b>　　8、后臺管

66、理</b></p><p><b>　　8.1用戶管理</b></p><p>　　實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的用戶管理平臺，其中包括實(shí)現(xiàn)靈活地對機(jī)構(gòu)、組和人員的管理。系統(tǒng)要求用戶管理應(yīng)以對象樹（相似于Windows的資源管理器）及相對不同的對象類型（機(jī)構(gòu)即部門、組、人員均應(yīng)有相應(yīng)的編輯界面）的表現(xiàn)形式提供給用戶，并進(jìn)行相應(yīng)用戶權(quán)限的設(shè)置。</p><p

67、>　　請注意，不同的用戶可以建立多個私有組，把不同的人歸入相應(yīng)的組。</p><p><b>　　8.2流程表單管理</b></p><p>　　管理員根據(jù)實(shí)際工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相關(guān)審批工作流程。支持使用表單生成器中制作各類表單的顯示界面，如文件呈批表、文件呈閱表等。提供圖形化的流程定義和制作工具，管理和維護(hù)人員可利用它對頁面樣式方便快捷的進(jìn)行

68、編輯和管理。流程中某些環(huán)節(jié)的修改不能影響其他環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行，并且不影響之前公文的正常流轉(zhuǎn)，并且可以根據(jù)需要隨時更改，即時生效。某表單修改后能實(shí)現(xiàn)對其他相關(guān)聯(lián)的表單的對應(yīng)項(xiàng)自動進(jìn)行相關(guān)的修改。</p><p><b>　　8.3表單權(quán)限管理</b></p><p>　　管理員能根據(jù)不同流程和表單的需要設(shè)置某一流程表單的各項(xiàng)權(quán)限，如是否可編輯、是否可打印、是否可跳轉(zhuǎn)流程，

69、是否加鎖等。權(quán)限的設(shè)置界面與表達(dá)要簡明易懂，能通過簡單的培訓(xùn)使管理員了解各項(xiàng)表單權(quán)限的功能與設(shè)置方式。</p><p><b>　　8.4公文管理</b></p><p>　　管理員能改變公文實(shí)例的當(dāng)前狀態(tài)，對產(chǎn)生的公文實(shí)現(xiàn)結(jié)束、掛起、鎖定、恢復(fù)、刪除等操作。</p><p><b>　　8.5日志管理</b></p

70、><p>　　能記錄用戶在使用系統(tǒng)過程中，對系統(tǒng)所做的操作。</p><p><b>　　8.6基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理</b></p><p>　　任何公文在辦理過程中，都需要定義說明公文密級和速級，文號的分類，提醒的方式，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是根據(jù)系統(tǒng)在實(shí)施過程中，用戶對公文基礎(chǔ)輸入數(shù)據(jù)的要求而設(shè)計(jì)的功能。其目的一是為了方便用戶輸入，二是為規(guī)范這些數(shù)據(jù)的輸入標(biāo)準(zhǔn)。

71、</p><p><b>　　8.7在線用戶監(jiān)控</b></p><p>　　在線用戶監(jiān)控就是系統(tǒng)管理員，可以通過此功能監(jiān)視使用系統(tǒng)的所有用戶，如果統(tǒng)管理員發(fā)現(xiàn)某在線用戶可疑并經(jīng)查實(shí)，確認(rèn)其非法時，則中斷該用戶的使用權(quán)。</p><p>　　8.8數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)</p><p>　　能通過系統(tǒng)的管理頁面設(shè)定時間周期，系

72、統(tǒng)自動完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和相關(guān)配置文件的備份，并能使用光盤等媒介進(jìn)行數(shù)據(jù)的異地備份。</p><p>　　能通過系統(tǒng)的管理頁面簡單地進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和相關(guān)配置文件的恢復(fù)。</p><p><b>　　9、系統(tǒng)接口</b></p><p>　　本系統(tǒng)在總體設(shè)計(jì)思路上采用分布式多層架構(gòu)。為實(shí)現(xiàn)公文上傳下達(dá)、信息交互、資產(chǎn)管理、會議通知下達(dá)等核心功能，系統(tǒng)