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文檔簡介
1、關于規(guī)范合同管理的通知 關于規(guī)范合同管理的通知發(fā)布時間:2015-05-08各子公司、集團各部門:根據(jù) 2015 年 4 月集團法律事務部對各子公司合同會簽、審批及存檔情況的檢查結果,結合法律事務處理的實際情況,現(xiàn)就規(guī)范合同管理有關事項通知如下:一、合同文本的形成和上傳流程(一)合同從談判到簽訂和存檔一般包括如下文件:信譽和背景調(diào)查、合同文本草稿、合同審批修改意見、法人授權委托書、對方資質(zhì)證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正
2、本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電話記錄、傳真資料、票據(jù)憑證及其他資料。(二)合同文本包括合同正文和附件。正文就是經(jīng)過集團法務部審核后的合同修訂稿,附件主要包括《禁止商業(yè)賄賂協(xié)議》、合同談判記錄、部門討論記錄以及對方授權委托書和資質(zhì)證件(營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、委托代理人的身份證復印件)。(三)合同文本的形成集團直屬項目合同簽約時必須使用合同專用章,原則上不使用行政公章,嚴禁使用財務章或業(yè)務章。各項目公司暫時沒有合同專用章
3、的可以加蓋公司行政公章。網(wǎng)上會簽完成后,經(jīng)辦人持打印的網(wǎng)上會簽審批表到印章管理人處蓋章。印章管理人應對合同文本的填寫和相關附件對照網(wǎng)上審批系統(tǒng)上傳的文本進行核查,并檢查公司負責人或經(jīng)辦部門負責人是否簽名和填寫日期,符合要求的予以蓋章,超過二頁的合同文本必須加蓋騎縫章。同時由印章管理人做好合同文本交接登記,注明合同名稱、份數(shù)、接收人、接收日期和其余原件存檔情況,并做好用章登記工作。需集團公司簽章的,由子公司辦公室送至集團蓋章。凡不符合要求
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