以協(xié)商解除的方式進(jìn)行大規(guī)模減員項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作要點(diǎn)

1、以協(xié)商解除的方式進(jìn)行大規(guī)模減員項(xiàng)目的準(zhǔn)備工作要點(diǎn)實(shí)務(wù)問題勞動(dòng)合同解除(離職勞動(dòng)合同解除)發(fā)文日期20140504作者李凡北京市金杜律師事務(wù)所作者來(lái)源金杜律師事務(wù)所法學(xué)分類勞動(dòng)合同(勞動(dòng)人事法勞動(dòng)合同)行業(yè)分類通用文件正文內(nèi)容:企業(yè)一旦決定要啟動(dòng)一個(gè)大規(guī)模裁員項(xiàng)目，往往會(huì)把主要精力放在研究裁員方式、相關(guān)補(bǔ)償、具體執(zhí)行安排及相關(guān)法律文件上，而忽視了準(zhǔn)備工作的重要性。事實(shí)上，周全、充分的準(zhǔn)備能夠大大減少裁員的阻力，有利于盡早發(fā)現(xiàn)并提前解決潛在

2、問題，避免產(chǎn)生群體性事件或糾紛，幫助企業(yè)在裁員項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過(guò)渡。由于實(shí)踐中大規(guī)模減員普遍采用協(xié)商解除勞動(dòng)合同的方式，我們就這種情況總結(jié)出了準(zhǔn)備工作的一些經(jīng)驗(yàn)，以供參考。一、內(nèi)部調(diào)查與溝通對(duì)目標(biāo)員工有清楚全面的了解，是實(shí)施減員計(jì)劃的基本前提。每個(gè)目標(biāo)員工的情況都不一樣，對(duì)于減員計(jì)劃以及相關(guān)補(bǔ)償方案的接受程度也會(huì)有所差異，所以需要公司根據(jù)員工的情況準(zhǔn)備相應(yīng)的對(duì)策。建議公司先通過(guò)人力資源部門對(duì)目標(biāo)員工進(jìn)行全面摸底和調(diào)查，包括但不限于目標(biāo)員工

3、的工作年限、任職部門和職責(zé)、主要個(gè)人信息目前是否處于“三期”或醫(yī)療期、是否在工會(huì)中擔(dān)任職務(wù)、勞動(dòng)合同中有無(wú)特殊約定的條款(例如約定離職時(shí)公司要給予額外補(bǔ)償)、是否有未結(jié)算的加班費(fèi)等。此外，還要了解目標(biāo)員工直接主管的意見。他們對(duì)于員工的情況和需求最為了解，從而可以估算目標(biāo)員工對(duì)于減員的心理預(yù)期。在調(diào)查的同時(shí)，也要重點(diǎn)關(guān)注目標(biāo)員工是否有違紀(jì)的情況，是否有足夠的資料證明其不勝任工作，或者是否在工作中出現(xiàn)過(guò)錯(cuò)并導(dǎo)致客戶投訴等情況。公司通過(guò)這些信

4、息可以在協(xié)商不順利的時(shí)候?qū)T工適當(dāng)施加心理壓力，或者在協(xié)商不成后采取如單方解除勞動(dòng)合同等替代性的減員方式。在這樣的調(diào)查過(guò)程中，公司也將有機(jī)會(huì)與目標(biāo)員工的主管或其他相關(guān)管理人員充分溝通初步擬定的減員計(jì)劃，征詢他們的意見，以在減員相關(guān)事宜上達(dá)成共識(shí)，并在減員計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中向員工統(tǒng)一口徑，并確定由專人負(fù)責(zé)對(duì)外回答員工提問，避免因不必要的誤解、傳言擾亂人心，減少減員計(jì)劃實(shí)施的難度。當(dāng)然，這種內(nèi)部調(diào)查與溝通都要在較為平和的狀態(tài)下進(jìn)行，不要造成公司

5、內(nèi)部的緊張氣氛，同時(shí)要做好保密工作，以防目標(biāo)員工對(duì)減員計(jì)劃有所知悉并采取應(yīng)對(duì)措施而加大減員計(jì)劃的實(shí)施難度。二、確定啟動(dòng)時(shí)間減員計(jì)劃的實(shí)施時(shí)間對(duì)于能否順利完成計(jì)劃有著不容小覷的影響，選準(zhǔn)有利的時(shí)機(jī)將為公司有效降低風(fēng)險(xiǎn)?；谖覀兊慕?jīng)驗(yàn)，如果目標(biāo)員工工作所在地勞資關(guān)系緊張，罷工潮、勞諾。在收到員工提出的超出回答模板之外的問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間與專人以及律師聯(lián)系。七、事先安排支持部門員工的工作為使減員計(jì)劃的通知以及協(xié)商過(guò)程順利進(jìn)行，還要事先對(duì)相關(guān)

6、支持部門的工作做好安排。如果公司認(rèn)為必要，在通知及開展協(xié)商時(shí)可以安排一定的保安在場(chǎng)，協(xié)助維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)的秩序，并及時(shí)有效地處理員工過(guò)激的行為。一旦員工同意協(xié)商解除勞動(dòng)合同，或者公司采取其他方式與員工解除了勞動(dòng)關(guān)系，那么IT部門、人力資源部門及財(cái)務(wù)部門的員工要根據(jù)簽署的協(xié)商解除協(xié)議或其他相關(guān)文件的要求，及時(shí)為員工辦理離職手續(xù)，如收回電腦、文件、門卡，辦理退工，完成報(bào)銷等事宜。八、安排通知事宜向目標(biāo)員工告知減員計(jì)劃通常安排在正常工作時(shí)間內(nèi)，可由員

7、工的部門負(fù)責(zé)人口頭召集或事先通知其至指定地點(diǎn)；如果目標(biāo)員工在召集時(shí)并不在公司，可以通過(guò)電話通知。對(duì)于拒絕參加會(huì)議的或未能通知到的目標(biāo)員工，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即反饋給人力資源部門，由其匯總信息，向拒絕參會(huì)人員或未收到通知的員工通過(guò)快遞寄發(fā)書面信函以通知該會(huì)議的召開，書面信函中也要寫明減員計(jì)劃、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)以及協(xié)商時(shí)間安排，通知其屆時(shí)來(lái)參加協(xié)商?？爝f封面上要注明內(nèi)含的文件內(nèi)容為減員通知，公司保留快遞單據(jù)。九、開設(shè)咨詢熱線熱線電話的使用能在早期及時(shí)發(fā)

8、現(xiàn)并有效解決潛在矛盾。這不僅為目標(biāo)員工提供了就切身利益提出問題的暢通渠道，也能讓未列入裁員計(jì)劃的員工了解情況并消除憂慮，還讓公司有機(jī)會(huì)向目標(biāo)員工提供及時(shí)一致的答復(fù)。而且，從目標(biāo)員工提問的內(nèi)容中，公司可以獲知員工的關(guān)注和訴求，并從中及早發(fā)現(xiàn)任何與減員相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，從而采取相應(yīng)措施予以應(yīng)對(duì)。我們建議從告知減員計(jì)劃當(dāng)天起，在正常工作時(shí)間內(nèi)面向所有員工開設(shè)一部熱線電話，持續(xù)一段時(shí)間。由于人力資源部門的員工對(duì)于這類問題的處理較有經(jīng)驗(yàn)，建議由人力資源