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文檔簡介
1、1999年第4期圖書情報知識1999年12月○楊滔計算機技術(shù)在圖書館采購工作中的應用[摘要]本文從兩個方面闡述了計算機技術(shù)在圖書館采購工作中的應用:一是充分運用計算機的“館藏統(tǒng)計”和“熱門圖書統(tǒng)計”功能確保核心書刊的采購二是充分運用計算機“采購統(tǒng)計”和“流通統(tǒng)計”功能科學配置全年購書經(jīng)費。[關(guān)鍵詞]計算機圖書館采購工作應用為了適應信息技術(shù)的發(fā)展加快圖書館現(xiàn)代化建設步伐我館于1997年正式引進“書林圖書館工作系統(tǒng)”開始全面實施計算機管理。
2、本文結(jié)合工作實際談談計算機技術(shù)在圖書館采購工作中的應用問題。1充分運用計算機的“館藏統(tǒng)計”和“熱門圖書統(tǒng)計”功能確保核心書刊的采購采購工作是圖書館工作的基礎(chǔ)能否做好這項工作關(guān)鍵之一是能否堅持“以核心書刊訂購為主適當兼顧非核心書刊”的原則合理分配購書的種類和經(jīng)費。未采用計算機管理之前由于圖書館藏書多、流通快核心書刊在館藏書刊中占多大的比例其流通情況如何它的毀損報廢究竟有多少采購人員都不甚清楚只能憑經(jīng)驗和主觀意愿決定采購新書的種類和數(shù)量往往
3、導致誤差率很大。采用計算機管理后上述情況就可以迎刃而解。因為計算機具有強大、完善的統(tǒng)計功能而且“書林圖書館工作系統(tǒng)”已編制了“館藏統(tǒng)計”子系統(tǒng)和“熱門圖書統(tǒng)計”子系統(tǒng)關(guān)鍵就看采購人員會不會運用。通過實踐筆者認為計算機在安裝調(diào)試后應立即按《中國圖書館圖書分類法》(現(xiàn)為《中國圖書館分類法》)將館藏圖書按著錄規(guī)范輸入計算機盡快完善建庫工作建庫工作結(jié)束后應制定采購工作的程序并嚴格執(zhí)行。這個程序為:(1)采購前采購決策人員應先運用計算機的“館藏統(tǒng)
4、計”功能調(diào)看全館藏書的情況包括二十二個大類中各個大類圖書的數(shù)量和種類掌握館藏結(jié)構(gòu)狀況。(2)查看核心書刊的種數(shù)和冊數(shù)以及核心書刊中各類目書籍的流通情況并按流通率的大小確定采購各類目核心書刊的復本量。(3)啟動“熱門圖書統(tǒng)計”子統(tǒng)計查看非核心書刊的種類、冊數(shù)及各類目書刊的流通情況摸清各類各種書刊的流通率隨時掌握讀者的需求狀況。(4)進行采購書刊種類、復本量的決策。其原則應為:核心書刊中流通率最大的這一類書刊優(yōu)先保證購買并適當加大復本量流通
5、率小的這一類核心書刊適當購置酌情減少復本量。在保證核心書刊采購的前提下非核心書刊中流通率大的書刊也要適當購買流通率小或呆滯書刊可暫緩購置。我館按此程序?qū)嵭胁少徆ぷ饕?guī)范化后館藏結(jié)構(gòu)及書刊利用率發(fā)生了顯著的變化。去年由于采購人員掌握了館藏信息采購了大量“T工業(yè)技術(shù)”大類的新書其數(shù)量占全年采購量的百分之五十其中《科技新書目》所提供的水利水電方面的圖書作為流通率最大的核心書刊保證了百分之百的購買滿75?19942014ChinaAcademic
6、JournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.足了全校師生教學、科研和學習的需要。在保證核心書刊購買的基礎(chǔ)上我校開設的其他專業(yè)所需的書刊以及其他非核心書刊也適當購置從而滿足了全校師生的各項需求全館書刊流通率增長近百分之六十。2充分運用計算機“采購統(tǒng)計”和“流通統(tǒng)計”功能科學配置全年購書經(jīng)費采購工作搞得好不好還有一個重要的方面就是如何配置全年的購書經(jīng)費。由于購書經(jīng)費有限加上新書出版和
7、館藏書刊的流通率始終處在一個變量上采購工作極易出現(xiàn)盲目現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為:第一學期由于經(jīng)費充足采購人員大量采購新書復本量也很大到第二學期購書經(jīng)費出現(xiàn)嚴重不足只好拼命壓縮采購新書的種數(shù)和復本量甚至連核心書刊的采購都難以保證。另一種表現(xiàn)為第一學期采購人員過分謹慎不敢購進新書致使師生的借閱需求得不到滿足到第二學期購書經(jīng)費出現(xiàn)沉淀又擔心節(jié)約的經(jīng)費不能轉(zhuǎn)至下學年于是大量采購書刊兼收并蓄失去重點造成購書經(jīng)費的浪費。采用計算機管理就要充分發(fā)揮計算機的“
8、采購統(tǒng)計”和“流通統(tǒng)計”的指導作用?!皶謭D書館工作系統(tǒng)”編制了“采購編目子系統(tǒng)”和“圖書流通子系統(tǒng)”在“采購編目子系統(tǒng)”的菜單中又專門設置了“采購統(tǒng)計”功能在“圖書流通子系統(tǒng)”的菜單中也專門設置了“流通統(tǒng)計”功能。認真啟用這些功能對于購書經(jīng)費的科學合理配置能起到很好的參謀作用。如何具體運用這些功能呢筆者認為可按下列步驟進行:(1)用光標鍵選擇菜單“采購統(tǒng)計”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握每月購書經(jīng)費使用情況和學年購書預算經(jīng)費的使用情況并掌握各個類目
9、所購新書的經(jīng)費使用情況。(2)用光標鍵選擇菜單“流通統(tǒng)計”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握流通量最大的圖書種類和新購圖書的流通情況。(3)進行下階段或下學期圖書借閱特殊情況的分析和摸底。如一年一度的計算機等級考試、學生英語過級考試及教師晉升職稱考試等活動都要認真進行分析掌握師生對書刊的需求情況。(4)根據(jù)“采購統(tǒng)計”中年度購書經(jīng)費使用情況以及第2、第3種情況中圖書需求的情況分配每月或?qū)W年階段購書經(jīng)費。一般可按下列原則配置:一是流通量大和借閱多的核心書刊
10、繼續(xù)保證其經(jīng)費的投入對確有收藏價值的圖書雖然一時流通量較小其購置經(jīng)費也必須保證但要減少它的復本量。二是對一年一度的各項必要考試的參考書籍其種類可按考試要求固定復本量可適當加大其經(jīng)費也要保證。對一些因特殊情況所需圖書的購買也必須適當考慮其種類要全但復本量要相對減少以節(jié)約資金投入。同時購書時間可視考試和有關(guān)慶典活動的時間而定并適當提前。以上程序適用于每次購書前的決策應堅持照此辦理。由于圖書館藏書數(shù)量巨大師生對書刊的需求也在不斷發(fā)生變化加上反
11、映新知識的新書籍層出不窮因此要想把采購工作做好采購人員應該不斷充實自己努力學習新知識新技術(shù)提高自己的科學文化水平和綜合素質(zhì)并通過各種途徑隨時掌握師生的需求動態(tài)以高度負責的精神完成自己的本職工作。實踐證明在運用計算機技術(shù)開展圖書館書刊采購工作的過程中我們要不斷摸索和總結(jié)經(jīng)驗把人腦和電腦有機結(jié)合起來使計算機的功能充分發(fā)揮出來。參考文獻1楊文英編著1計算機應用基礎(chǔ)1北京:中國金融出版社1996.2陳建河1完善教育軟件1軟件報1998(30)3
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