知識管理的第一步

1、知識管理的第一管理的第一步正在苦惱怎么樣著手知識管理？先在公司內(nèi)成立實務(wù)社群，幫助大家有系統(tǒng)地分享知識。知識管理是現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)紅的話題，許多企業(yè)了解知識管理的重要性，卻不知道如何著手。其實，知識散布在企業(yè)各處，只需要經(jīng)由一套機制，就可以將知識有系統(tǒng)地串連起來。其中一個簡單的做法，就是建立實務(wù)社群（communityofpractice）。什么是實務(wù)社群？簡單地說，就是企業(yè)里的一群人，尋找機會聚在一起，共同分享經(jīng)驗。由于是非正式的組織，參與

2、成員并沒有限制，可能是工程師、策略行銷顧問，甚至是負責(zé)大型客戶的業(yè)務(wù)經(jīng)理。實務(wù)社群并不像一般會議需要正襟危坐，排定確切的議程。有些實務(wù)社群是利用某一天的午餐聚會，有些人則利用電子郵件互通訊息，形成人際網(wǎng)路。議程也不太一定，重點在于分享經(jīng)驗，或一起尋找解決問題的新方法。另一方面，實務(wù)社群也可以協(xié)助企業(yè)避免發(fā)生重復(fù)問題。根據(jù)「訓(xùn)練」雜志（Training）的報道，英國的皇家銀行（RoyalBank）建立了許多實務(wù)社群，讓同樣職銜或角色的訓(xùn)練

3、人員，每個月排定一個時間召開視訊會議，彼此分享資訊。他們也可以使用電子郵件，隨時向辦公室的同仁請教問題。此外，皇家銀行也在公司內(nèi)部網(wǎng)站，公布不同部門計劃中、正在進行，或已經(jīng)完成的各個專案。此外，網(wǎng)站也提供某些同仁參加各個產(chǎn)業(yè)會議的研習(xí)心得。這些資訊分享的形式及工具，都是實務(wù)社群的一種形式。要如何建立實務(wù)社群？知識管理顧問溫格（EtienneC.Wenger）在哈佛商業(yè)評論中指出，實務(wù)社群的建立和維持，需要長時間的培養(yǎng)，更不能急于看到成果

4、。要建立及維持實務(wù)社群，經(jīng)理人必須：1潛在的實務(wù)社群。其實企業(yè)里通常已經(jīng)存在或多或少的人際網(wǎng)路，他們就是一種潛在的實務(wù)社群。經(jīng)理人的責(zé)任就是找出這些人際網(wǎng)路，賦予他們特殊的任務(wù)，讓他們集中時間及精力在公司的核心能力上。以殼牌石油公司（Shell）為例，他們本來并沒有實務(wù)社群，為了找出潛在的實務(wù)社群，公司先讓主管針對既有的人際網(wǎng)路，找出可能加入的社群成員。之后個別與這些人選面談，了解他們平常關(guān)心什么，一方面收集資訊，一方面也引起員工的興趣

5、，讓他們知道公司對這件事情的重視。經(jīng)過多次不同的面談，了解不同部門及團體的問題后，殼牌石油公司也比較清楚自己要建立什么樣的實務(wù)社群，以及公司有什么問題需要解決。之后，依據(jù)面談的成果，尋找成員組成實務(wù)社群，開始進一步的計劃及活動，討論應(yīng)該改進的方向。由于參與實務(wù)社群屬于義務(wù)性質(zhì)，并不列在正常的報酬制度里，所以公司要在其他方面，例如無形的報酬或動機上激勵成員，才能留住社群成員。例如，清楚定義這個社群的意義和目的。這個社群的目的是為了改善公司

6、流程、提升公司利潤，或找出公司下一世紀的方向？目標(biāo)清楚，社群成員才能集中心力，投入相關(guān)的事務(wù)，并且感受到自己對公司的貢獻。另外，也要讓社群成員覺得他跟這個社群息息相關(guān)。如果成員覺得不論在專業(yè)或利益上，都跟社群沒有關(guān)連，就不會積極投入社群的工作。□提供基礎(chǔ)設(shè)施。成立了實務(wù)社群后，并不是放牛吃草，就可以期望社群做出什么偉大的建議。因為實務(wù)社群屬于非正式的社團，無法爭取公司的預(yù)算或基礎(chǔ)設(shè)施。為了激發(fā)他們的潛力，經(jīng)理人必須想出特殊的激勵方法，才

7、能讓實務(wù)社群成員愿意繼續(xù)留下來。舉例來說，平時高階主管雖然不干預(yù)社群運作，但在社群成員需要資源或協(xié)調(diào)時，高階主管卻必須幫助社群排除阻礙。例如，當(dāng)社群需要運用公司的網(wǎng)路資源，或想了解公司內(nèi)資訊科技的使用狀況，主管可以幫社群出面請求資訊部門的協(xié)助。另外，公司也可以將員工對社群的貢獻，列入升遷及報酬的考量。有些公司將參加實務(wù)社群當(dāng)作一種榮譽，讓參與的人有動機繼續(xù)留下來，例如在ＡＭＳ公司（AmericanManagementSystem），可以

8、參加實務(wù)社群是一種特別的權(quán)利，參加成員都必須經(jīng)過經(jīng)理人認可，證明有一定的專業(yè)素養(yǎng)。為了維護社群的品質(zhì)，ＡＭＳ公司也為社群建立一套管理機制。一旦加入實務(wù)社群，社群成員每年要完成一項知識發(fā)展專案，才能繼續(xù)留在社群中。他們還每年舉辦會議，讓各個實務(wù)社群齊聚一堂，分享經(jīng)驗。在ＡＭＳ公司，高階主管負責(zé)支援實務(wù)社群，也對社群成員提供報酬。例如，公司針對參與社群成員，設(shè)計正式升遷系統(tǒng)，并提供非財務(wù)報酬，例如，社群成員可以早一點接觸到創(chuàng)新的科技；以及提

9、供成員特殊的企業(yè)卡，使成員覺得自己的專業(yè)受到肯定。這些都可以讓社群成員更有意愿留在社群中。ＡＭＳ的實務(wù)社群，使得公司里的知識及想法可以聚集、分享，并散布到全球各單位。結(jié)果也證明，這些實務(wù)社群對于達成企業(yè)目標(biāo)有相當(dāng)大的貢獻?！鯌?yīng)用非傳統(tǒng)的衡量方式。實務(wù)社群屬于非正式團體，運作方式與一般企業(yè)單位不同，因此很難用傳統(tǒng)的方式衡量，例如產(chǎn)出多少，或是為企業(yè)增加多少利潤。實務(wù)社群帶來的貢獻比較無形，需要長期才能看出功效。要周全的衡量社群價值，就要有

10、系統(tǒng)的收集發(fā)生在社群成員周遭的故事。例如，平時可以多傾聽社群成員的故事，了解成員從社群活動里獲得了什么，對工作有什么幫助，以及對績效的貢獻。當(dāng)社群成員說：「我們在實務(wù)社群中討論的想法，幫助我說服顧客持續(xù)購買我們的服務(wù)?！够蚴恰钢x謝社群成員的忠告，讓我在兩天內(nèi)就完成了以前要兩個星期才能做完的工作。」這時，經(jīng)理人就要特別注意這些無形的成效。殼牌石油公司的做法則是，由某一個人專門負責(zé)收集社群成員的故事，再將這些社群成員的點點滴滴，刊登在公司刊