工程項(xiàng)目采購管理成本控制

1、管理薈萃工程項(xiàng)目采購管理成本控制王居華一I、項(xiàng)目管理物資采購管理發(fā)展趨勢工程項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目及其資源為對象運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法對項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的管理方法體系。設(shè)備和材料采購是其中一個(gè)重要的管理內(nèi)容直接影響著工程成本和利潤。1項(xiàng)目采購管理發(fā)展趨勢工程項(xiàng)目采購管理是與工程項(xiàng)目管理模式緊密相關(guān)的目前國內(nèi)工程項(xiàng)目采購主要有四種管理模式：(1)業(yè)主自行采購模式業(yè)主既是項(xiàng)目投資主體，又是項(xiàng)目的管理主體項(xiàng)目采購由

2、業(yè)主自行負(fù)責(zé)實(shí)施和管理(2)工程項(xiàng)目總承包建設(shè)模式在工程項(xiàng)目管理制下。是由一家總承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、采購和施工，業(yè)主只負(fù)責(zé)采購監(jiān)督、檢查。(3)業(yè)主委托承包商代采購關(guān)鍵設(shè)備，業(yè)主付款模式承包商按業(yè)主的要求代采購工程項(xiàng)目關(guān)鍵設(shè)備采購費(fèi)用由業(yè)主支付，承包商負(fù)責(zé)采購管理收取采購服務(wù)費(fèi)(4)業(yè)主聘請工程項(xiàng)目管理承包商采購管理模式。工程項(xiàng)目管理制下業(yè)主聘請工程項(xiàng)目管理承包商作為業(yè)主代表或業(yè)主的延伸對工程項(xiàng)目進(jìn)行全面的管理承包作為業(yè)主代表或延伸主要負(fù)責(zé)

3、工程項(xiàng)目的全面管理工作而具體的工程項(xiàng)目實(shí)施則由總承包商來承擔(dān)。負(fù)責(zé)采購管理、監(jiān)督、檢查，承包商負(fù)責(zé)采購實(shí)施2工程項(xiàng)目采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)工程項(xiàng)目采購管理中應(yīng)注意以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：(1)根據(jù)不同工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式從而確定工程項(xiàng)目采購模式，便于采購成本控制。(2)實(shí)施工程項(xiàng)目采購預(yù)算制有了采購預(yù)算的約束能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化工程項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配從而達(dá)到控制工程項(xiàng)目采購成本

4、的目的f3)供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商～旦選錯(cuò)將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響因此招投標(biāo)尤其是國外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。通過最大化使用本地資源，降低工程采購成本保證工程質(zhì)量、控制成本，要加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，對供應(yīng)商的材料購進(jìn)進(jìn)行必要的控制。(4)采購包的劃分。根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購包合理劃分采購包，可降低采購價(jià)格。(5)充分利用好工程項(xiàng)目內(nèi)外部i—Imllm~環(huán)境在工程項(xiàng)目采購管理中充分利用

5、采購環(huán)境同樣是有效降低采購成本的途徑之一(6)確立采購全流程成本的概念我們所應(yīng)關(guān)注的是整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本降低是對總成本的控制而不是單一地針對采購貨物或服務(wù)的價(jià)格二、常用的承包商采購模式根據(jù)不同工程項(xiàng)目、貨源情況、工期長短、工程量大小等因素綜合考慮再選擇一種有效的承包商采購模式從而在工程項(xiàng)目采購上給業(yè)主節(jié)約投資1總包下承包商采購模式總包是交鑰匙工程。業(yè)主一般只對工程項(xiàng)目的整個(gè)過程實(shí)施監(jiān)督采購也是由業(yè)主的采辦部門監(jiān)督承包商進(jìn)行承包商必

6、須按照與業(yè)主簽訂的承包合同要求去采購相應(yīng)的物資業(yè)主在工程項(xiàng)目中如何適量選擇物資的類別、如何選擇供應(yīng)商是工程項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵對承包商限制過多直接影響其積極性：限制過少又不利于控制采購成本2模式下承包商采購模式一業(yè)主選擇一家承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)與采購另一家承包商負(fù)責(zé)施工工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與采購由一家承包商負(fù)責(zé)可使該承包商在設(shè)計(jì)階段就能夠使工程器材的概算盡可能地滿足工程的要求可有效地從設(shè)計(jì)源頭控制工程材料預(yù)算3模式下承包商采購模式二。業(yè)主選擇一家承包

7、商負(fù)責(zé)采購與施工，另一家承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)。整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)備材料由采購與施工承包商統(tǒng)一購入一是便于承包商開展質(zhì)量管理二是有利于承包商根據(jù)業(yè)主的采購決策制定出最佳經(jīng)濟(jì)批量，可以明顯降低采購成本任何采購模式業(yè)主對采購承包商的控制都必不可少如承包商必須向業(yè)主報(bào)采購方案，業(yè)主根據(jù)工程進(jìn)度審批：業(yè)主審批標(biāo)書主要條款：關(guān)鍵物資由業(yè)主指定供應(yīng)商：進(jìn)口物資的境外運(yùn)輸及港口報(bào)關(guān)都由業(yè)主指定承包商等等確保整個(gè)采購過程受控三、工程項(xiàng)目采購預(yù)算與成本估計(jì)工程項(xiàng)目采

8、購預(yù)算是對項(xiàng)目的采購對象及其采購各環(huán)節(jié)進(jìn)行資金的有效計(jì)劃在工程項(xiàng)目管理中由負(fù)責(zé)采購管理、監(jiān)督、檢查的一方制定并推動(dòng)實(shí)施。具體實(shí)施采購之前有關(guān)人員對采購成本進(jìn)行估計(jì)和預(yù)測建立起一個(gè)采購資金圃暇2010~l1期9管理薈萃_1讒使用標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主和采購人員可以對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行即時(shí)的檢查與控制保證資金在合理的范圍內(nèi)浮動(dòng)有了采購預(yù)算的約束有利于提高資金的使用效率優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配查找資金使用過程中的一些例外情況有效地控制資金的流向和

9、流量從而達(dá)到控制采購成本的目的。四、供應(yīng)商的選擇與管理供應(yīng)商管理是工程項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分包括選擇供應(yīng)商的方式、選擇供應(yīng)商的數(shù)量、對供應(yīng)商的考核和與供應(yīng)商的關(guān)系給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則：另一方面也能對采購成本有所控制，提高工程項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注：1選擇供應(yīng)商的方式選擇供應(yīng)商的方式主要是競爭性談判采購和招標(biāo)采購采購時(shí)讓符合條件的供應(yīng)商公平

10、競爭充分利用供應(yīng)商之間的競爭來壓價(jià)格使工程采購以最低價(jià)格取得符合要求的物資：并且有利于提高工程采購的透明度和采購效率從而有利于有效地控制采購成本2選擇供應(yīng)商的數(shù)量單一供應(yīng)商增加了工程項(xiàng)目供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)缺乏采購成本控制的力度而從供應(yīng)商來說批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出。降低采購成本因而在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源尋求多家供應(yīng)同時(shí)又要保證所選供

11、應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策。降低物資的價(jià)格和采購成本這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量又能有力地控制采購支出。一般來說。供應(yīng)商的數(shù)量以3～5家為宜五、采購環(huán)境的利用工程項(xiàng)目外部環(huán)境策略的制定對采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要影響外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對工程項(xiàng)目組織如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在等各種因素而

12、微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序在符合微觀環(huán)境原則的前提下一個(gè)好的采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)T程所需要的貨物及服務(wù)的多方面10函嘲2010~1l期市場信息。比如，結(jié)合所采購物資的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等了解熟悉國內(nèi)、外市場的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求

13、來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求工程項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制。以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的。良好的市場機(jī)制包括：建立同類貨物的價(jià)格目錄以便采購者能進(jìn)行比較和選擇充分利用競爭的辦法來獲得價(jià)格上的利益對市場情況進(jìn)行分析和研究做出市場變化的預(yù)測使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)能有可靠而有效的依據(jù)作為參考只有建立了良好的市場信息機(jī)制才能在工程項(xiàng)目

14、采購中做到“知己知彼”并對采購環(huán)境有充分的了解和把握使得采購者能處于供需雙方的有利地位獲得價(jià)格上的優(yōu)勢不僅取得高質(zhì)量的物資也能取得成本上的利益。因此，在采購管理中充分利用采購環(huán)境建立良好的市場信息機(jī)制同樣是有效降低采購成本的途徑之一六、供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)在工程項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想也即把對供應(yīng)商的管理納入工程項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證又可

15、在時(shí)間長短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢對降低工程項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處1與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對于采購方來說一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則建立一種雙贏的合作關(guān)系使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。2供應(yīng)商行為的績效管

16、理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理以評價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣比如建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)、對供應(yīng)商進(jìn)行評級、建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時(shí)間等。對供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)供貨。從而有效地降低T程項(xiàng)目采購成本。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。(作者單位：