工程項(xiàng)目采購(gòu)管理成本控制 (1)

1、管理薈萃工程項(xiàng)目采購(gòu)管理成本控制王居華一I、項(xiàng)目管理物資采購(gòu)管理發(fā)展趨勢(shì)工程項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目及其資源為對(duì)象運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的管理方法體系。設(shè)備和材料采購(gòu)是其中一個(gè)重要的管理內(nèi)容直接影響著工程成本和利潤(rùn)。1項(xiàng)目采購(gòu)管理發(fā)展趨勢(shì)。工程項(xiàng)目采購(gòu)管理是與工程項(xiàng)目管理模式緊密相關(guān)的目前國(guó)內(nèi)工程項(xiàng)目采購(gòu)主要有四種管理模式：(1)業(yè)主自行采購(gòu)模式。業(yè)主既是項(xiàng)目投資主體。又是項(xiàng)目的管理主體。項(xiàng)目

2、采購(gòu)由業(yè)主自行負(fù)責(zé)實(shí)施和管理。(2)7程項(xiàng)目總承包建設(shè)模式。在工程項(xiàng)目管理制下是由一家總承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、采購(gòu)和施工，業(yè)主只負(fù)責(zé)采購(gòu)監(jiān)督、檢查。(3)業(yè)主委托承包商代采購(gòu)關(guān)鍵設(shè)備，業(yè)主付款模式。承包商按業(yè)主的要求代采購(gòu)工程項(xiàng)目關(guān)鍵設(shè)備，采購(gòu)費(fèi)用由業(yè)主支付，承包商負(fù)責(zé)采購(gòu)管理收取采購(gòu)服務(wù)費(fèi)。(4)業(yè)主聘請(qǐng)工程項(xiàng)目管理承包商采購(gòu)管理模式。工程項(xiàng)目管理制下業(yè)主聘請(qǐng)工程項(xiàng)目管理承包商作為業(yè)主代表或業(yè)主的延伸對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全面的管理承包。作為業(yè)主代

3、表或延伸主要負(fù)責(zé)1=程項(xiàng)目的全面管理工作而具體的工程項(xiàng)目實(shí)施則由總承包商來(lái)承擔(dān)。負(fù)責(zé)采購(gòu)管理、監(jiān)督、檢查，承包商負(fù)責(zé)采購(gòu)實(shí)施2工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中應(yīng)注意以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：(1)根據(jù)不同工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式。從而確定工程項(xiàng)目采購(gòu)模式便于采購(gòu)成本控制。(2)實(shí)施工程項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算制。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率優(yōu)化工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配從而達(dá)

4、到控制工程項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。(3)供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商一旦選錯(cuò)，將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響因此招投標(biāo)尤其是國(guó)外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重。通過(guò)最大化使用本地資源，降低工程采購(gòu)成本，保證工程質(zhì)量、控制成本。要加強(qiáng)供應(yīng)商的管理，對(duì)供應(yīng)商的材料購(gòu)進(jìn)進(jìn)行必要的控制。(4)采購(gòu)包的劃分。根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場(chǎng)供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購(gòu)包。合理劃分采購(gòu)包可降低采購(gòu)價(jià)格。(5)充分利用好工程項(xiàng)目?jī)?nèi)外部國(guó)詈環(huán)境。在工程項(xiàng)目

5、采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。(6)確立采購(gòu)全流程成本的概念，我們所應(yīng)關(guān)注的是整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本降低是對(duì)總成本的控制。而不是單一地針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。二、常用的承包商采購(gòu)模式根據(jù)不同工程項(xiàng)目、貨源情況、工期長(zhǎng)短、工程量大小等因素綜合考慮再選擇一種有效的承包商采購(gòu)模式從而在工程項(xiàng)目采購(gòu)上給業(yè)主節(jié)約投資。1總包下承包商采購(gòu)模式?？偘墙昏€匙工程。業(yè)主一般只對(duì)工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程實(shí)施監(jiān)督采購(gòu)也是由業(yè)主的

6、采辦部門(mén)監(jiān)督承包商進(jìn)行承包商必須按照與業(yè)主簽訂的承包合同要求去采購(gòu)相應(yīng)的物資。業(yè)主在工程項(xiàng)目中如何適量選擇物資的類(lèi)別、如何選擇供應(yīng)商是工程項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵對(duì)承包商限制過(guò)多，直接影響其積極性：限制過(guò)少又不利于控制采購(gòu)成本2模式下承包商采購(gòu)模式一。業(yè)主選擇一家承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)與采購(gòu)另一家承包商負(fù)責(zé)施工工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與采購(gòu)由一家承包商負(fù)責(zé)可使該承包商在設(shè)計(jì)階段就能夠使工程器材的概算盡可能地滿(mǎn)足工程的要求可有效地從設(shè)計(jì)源頭控制工程材料預(yù)算。3模

7、式下承包商采購(gòu)模式二。業(yè)主選擇一家承包商負(fù)責(zé)采購(gòu)與施工，另一家承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)。整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)備材料由采購(gòu)與施工承包商統(tǒng)一購(gòu)入一是便于承包商開(kāi)展質(zhì)量管理二是有利于承包商根據(jù)業(yè)主的采購(gòu)決策制定出最佳經(jīng)濟(jì)批量，可以明顯降低采購(gòu)成本。任何采購(gòu)模式業(yè)主對(duì)采購(gòu)承包商的控制都必不可少如承包商必須向業(yè)主報(bào)采購(gòu)方案業(yè)主根據(jù)工程進(jìn)度審批：業(yè)主審批標(biāo)書(shū)主要條款：關(guān)鍵物資由業(yè)主指定供應(yīng)商：進(jìn)口物資的境外運(yùn)輸及港口報(bào)關(guān)都由業(yè)主指定承包商等等確保整個(gè)采購(gòu)過(guò)程受控。

8、三、工程項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算與成本估計(jì)工程項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算是對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)對(duì)象及其采購(gòu)各環(huán)節(jié)進(jìn)行資金的有效計(jì)劃在工程項(xiàng)目管理中由負(fù)責(zé)采購(gòu)管理、監(jiān)督、檢查的一方制定并推動(dòng)實(shí)施。具體實(shí)施采購(gòu)之前。有關(guān)人員對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行估計(jì)和預(yù)測(cè)建立起一個(gè)采購(gòu)資金圖衄2010鐒91l期9萬(wàn)方數(shù)據(jù)管理薈萃詈國(guó)■—一蕾皇鯽使用標(biāo)準(zhǔn)業(yè)主和采購(gòu)人員可以對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行即時(shí)的檢查與控制保證資金在合理的范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束有利于提高資金的使用效率，優(yōu)化采購(gòu)管理

9、中資源的調(diào)配。查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況有效地控制資金的流向和流量從而達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。四、供應(yīng)商的選擇與管理供應(yīng)商管理是工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分包括選擇供應(yīng)商的方式、選擇供應(yīng)商的數(shù)量、對(duì)供應(yīng)商的考核和與供應(yīng)商的關(guān)系。給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則：另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高工程項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注：1選擇供應(yīng)商的方式。選

10、擇供應(yīng)商的方式主要是競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)和招標(biāo)采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)讓符合條件的供應(yīng)商公平競(jìng)爭(zhēng)充分利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓價(jià)格，使工程采購(gòu)以最低價(jià)格取得符合要求的物資：并且有利于提高工程采購(gòu)的透明度和采購(gòu)效率從而有利于有效地控制采購(gòu)成本。2選擇供應(yīng)商的數(shù)量。單一供應(yīng)商增加了工程項(xiàng)目供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)。缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說(shuō)。批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用有利于減少現(xiàn)金流出。降

11、低采購(gòu)成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源尋求多家供應(yīng)同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。這樣既能保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量又能有力地控制采購(gòu)支出。一般來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商的數(shù)量以3～5家為宜。五、采購(gòu)環(huán)境的利用工程項(xiàng)目外部環(huán)境策略的制定對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要影響外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)工程項(xiàng)目組織如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏

12、觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購(gòu)的過(guò)程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來(lái)利益。充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)工程所需要的貨物及服務(wù)的多方面102010年第ll期市場(chǎng)信息。比如，結(jié)合所采購(gòu)物

13、資的種類(lèi)、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國(guó)內(nèi)、外市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息，所購(gòu)物品的供求來(lái)源、外匯市場(chǎng)情況、國(guó)際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求工程項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購(gòu)環(huán)境的目的良好的市場(chǎng)機(jī)制包括：建立同類(lèi)貨物的價(jià)格目錄以便采購(gòu)者能進(jìn)行比較和選擇充分利用競(jìng)爭(zhēng)的辦法來(lái)獲得價(jià)格上的利益。對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，做出市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)使采購(gòu)者在制定采購(gòu)計(jì)劃、決

14、定如何發(fā)包及采取何種采購(gòu)方式時(shí)。能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場(chǎng)信息機(jī)制才能在工程項(xiàng)目采購(gòu)中做到“知己知彼”并對(duì)采購(gòu)環(huán)境有充分的了解和把握使得采購(gòu)者能處于供需雙方的有利地位獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)不僅取得高質(zhì)量的物資，也能取得成本上的利益。因此，在采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。六、供應(yīng)商的管理基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念出發(fā)在工程項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思

15、想也即把對(duì)供應(yīng)商的管理納入工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣既可通過(guò)長(zhǎng)期的合作來(lái)獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買(mǎi)批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)對(duì)降低工程項(xiàng)目采購(gòu)中的成本有很大的好處。1與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于采購(gòu)方來(lái)說(shuō)。一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則建立一種雙贏的合作關(guān)系。使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期

16、穩(wěn)定的大客戶(hù)，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購(gòu)方帶來(lái)長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。2供應(yīng)商行為的績(jī)效管理。在與供應(yīng)商的合作過(guò)程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過(guò)程中供貨行為的優(yōu)劣。比如。建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)、建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨