淺析醫(yī)院物資采購的經(jīng)濟管理

1、《現(xiàn)代經(jīng)濟》2008年第7卷第9期（總第96期）淺析醫(yī)院物資采購的經(jīng)濟管理白帆（昆明醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院，云南昆明650101）摘要：本文指出物資采購是醫(yī)院經(jīng)濟運營中的重要環(huán)節(jié)分析了醫(yī)院物資采購存在的問題，提出設立采購監(jiān)管、實施制度化采購管理、加強完善采購環(huán)境等措施。在現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營管理模式中，人們越來越注重經(jīng)濟管理和經(jīng)濟運作的有效性，而采購又是醫(yī)院經(jīng)濟運營中的一個重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院采購包括藥品采購、設備采購和物資采購，其中，物資采購包括醫(yī)療物

2、資采購(衛(wèi)生材料與試劑等)和總務物資采購等。醫(yī)院物資采購工作的好壞會直接影響到醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全。另一方面，它是醫(yī)院公共支出的主要內(nèi)容，是醫(yī)院成本控制的重點。本文重點從經(jīng)濟職能控制角度談談醫(yī)院物資的采購管理。關鍵詞：醫(yī)院物資采購采購管理成本控制一、醫(yī)院物資采購存在的主要問題在醫(yī)院的成本管理中，導致醫(yī)院成本松弛的主要原因是醫(yī)院物資采購管理工作的薄弱和不到位。一般容易出現(xiàn)以下幾方面問題：①沒有專門的職能部門對醫(yī)院物資采購活動進行全盤控制，主

3、要依賴總務科、器械科等職能科室內(nèi)部的自我控制，外部雖然有紀檢、監(jiān)察等部門參與，但控制力度不夠。②對醫(yī)院物資采購工作進行規(guī)范和約束的制度不完備。③沒有相應的計劃預算采購制度或者計劃預算采購制度沒有很好地執(zhí)行。④未經(jīng)授權(quán)即可辦理物資采購業(yè)務。⑤物資采購單價與市場行情不盡相符，有議價不力情形。⑥采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報賬，月結(jié)供應商送貨單據(jù)有遺漏或跨月入賬情況。二、規(guī)范醫(yī)院物資采購管理的運行方式要解決以上的問題，需要一整套規(guī)范的控制措施和

4、管理手段，將醫(yī)院物資的采購管理作為成本控制的一個專項進行籌劃，并形成了一套系統(tǒng)的運作流程，才是較為理想的管理模式。（一）設立采購監(jiān)管部門。醫(yī)院一般沒有專門的職能部門對醫(yī)院所有的物資采購活動進行控制，紀檢監(jiān)察部門雖然參與監(jiān)督，但對大量日常的物資采購行為的監(jiān)督是十分有限的，監(jiān)督的線條是比較粗的。大型的醫(yī)院可以采用建立采購管理中心或由專門的審計部門來強化對醫(yī)院物資采購的全面監(jiān)督與控制，對中小醫(yī)院而言，由財務部門對醫(yī)院物資采購活動進行全面監(jiān)督管

5、理是較為合適的[2]，也容易落實到位。因為醫(yī)院任何采購活動都以資金作為介質(zhì)。醫(yī)院領導層在醫(yī)院組織架構(gòu)上賦予財務部為醫(yī)院采購監(jiān)控部門的職能，財務部成為參與有關物資采購政策的制定和采購實務的監(jiān)控工作不可缺少的重要部門。財務部有權(quán)對醫(yī)院任何采購事宜進行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參與。當然，財務部可以設定專門的崗位分管采購控制工作(如采購專職審計)[2]，直接受分管副院長領導。（二）建立和實施制度化的采購管理程序。建立和實施制度化的物資采購管理程

6、序主要包括以下方面：①規(guī)定采購管理責任。明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質(zhì)量和需求的滿足保證等負完全責任，并明確采購主管人員對下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負責。②規(guī)定采購流程。包括下單、稽催、入庫、退貨、對賬和付款的明確而詳細的工作流程。③規(guī)定采購審批權(quán)限[1]。所有物資采購合同、采購辦理必須先批準后實行，有效批準者是分管副院長或院長。對于常備物資應實行計劃預算采購。禁止未經(jīng)批準的采購事宜，但突發(fā)性或臨時性急需物品可以由財務部或相關

7、領導確認后，由采購部門負責采購，但請購單上須注明急購字樣并說明理由，請購單由分管副院長或院長補批。④規(guī)定采購條件。一是采購物品要有完整的請購程序。二是采購物品必須是必需的，且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者。三是采購物品必須適量。四是采購物品的單價須不得高于醫(yī)院核定價格或掌握的現(xiàn)行市場價格。大數(shù)量或高單價的物品采購必須采用嚴格的招標、比價和議價[1]。⑤建立穩(wěn)定的供貨渠道。⑥明確內(nèi)部采購分工。醫(yī)院內(nèi)部衛(wèi)生材料、試劑、制劑生產(chǎn)原料、總務

8、物資和辦公用品等的采購應明確分工，落實到相應采購人員。⑦強調(diào)驗收職能。任何物品購入后須經(jīng)采購者本人與相應的驗收人員一起驗收并在送貨單、發(fā)票上簽名備查。驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符，對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要求的相符性負責。只有完全合格或經(jīng)相關職能部門批準特殊放行的物品才準驗收入庫。驗收無誤后，填制材料入庫單，連同供應商送貨單分送財務部作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。為明確責任，結(jié)算憑據(jù)必須由采購

9、員簽名核實。⑧明確退貨與索賠作業(yè)流程。為避免損失，采購回醫(yī)院的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符，采購部門須立即辦理退貨，無論貨品是否退還給了供應商，均須立即書面通知財務部及時扣回相應款項。物資采購約定中必須明確索賠條款，對因供應商供貨時間、數(shù)量和質(zhì)量或相關原因未達到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此而導致的其他損失，應由采購部門根據(jù)實際情況認定供應商應承擔的損失，以正式公函形式向供應商索賠。并由財務部在貨款中扣回相應款項或收取現(xiàn)款。采購部門不能解決的

10、，醫(yī)院可以采用不排除以法律形式解決的措施，以及時保護醫(yī)院的利益。⑨貨款結(jié)付政策。所有采購除特殊情況需用現(xiàn)金支付的外，均為月結(jié)付款方式。禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜[2]。供應商必須在規(guī)定期間內(nèi)提供對賬單至財務部對賬。貨款由財務部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付。為防止質(zhì)量或數(shù)量等原因而給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失，采購作者簡介：白帆（1970年—），男，經(jīng)濟師，主要從事紀監(jiān)審方面的經(jīng)濟工作。111111《現(xiàn)代經(jīng)濟》2008年第7卷第9期

11、（總第96期）部門應盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金，即對非月結(jié)的大金額的采購保留一定的付款期限。在不影響醫(yī)院商譽的前提下，適度延長付款時間是醫(yī)院進行信用融資的經(jīng)濟政策。（三）加強和完善物資采購的環(huán)境管理工作1、建立完善的物資價格信息檔案。為有效控制采購成本和質(zhì)量，醫(yī)院采購員應收集和整理好有關價格信息，及時地了解分析市場行情和動態(tài)。調(diào)整和更新后的價格應同時分發(fā)采購管理審計確認并留存。如有必要，采購管理審計可直接通過各種渠道收集采購價格信息[2]并告

12、知采購員，由采賄員確認后進行歸檔和執(zhí)行。2、建立健全供應商檔案。建立穩(wěn)定的供貨渠道和嚴格的供應商淘汰制度，每年對供應商進行調(diào)整，定期進行評估。為全面掌握醫(yī)院所有供應商的情況，便于對供應商進行相應的資質(zhì)考評，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案[3]。所謂重要性供應商，即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力和結(jié)算條件等方面均能達到醫(yī)院接受標準，并與醫(yī)院有經(jīng)常性業(yè)務往來的供應商。而一般性供應商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務發(fā)生的供應商

13、。當一般性供應商因業(yè)務需要而進行經(jīng)常性往來，且經(jīng)考核符合醫(yī)院重要性供應商標準后，應轉(zhuǎn)為重要性供應商進行檔案管理。供應商的考核須由使用部門、采購部門、紀檢監(jiān)察部門和財務部聯(lián)合進行。供應商檔案應有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級和銀行賬號等[3]并定期或不定期地更新，由專人負責管理。原則上醫(yī)院采購只選擇重要性供應商進行。如果供應商在供應材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力和人為欺詐等問題，醫(yī)院應考慮對其酌情處理或終止其業(yè)務往來

14、。3、對采購員進行考核、激勵和約束，是防范在采購中人為欺詐行為的有效方法。采購員是采購的實際實施者，在采購過程中起著至關重要的作用。事實表明，采購員以與供應商串通向供應商收受或索取回扣，這是采購中最普遍、最易發(fā)生的人為欺詐[4]，而這在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守。因此一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以醫(yī)院制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。二要注重考核采購員的專業(yè)能力，一個合格的采

15、購員既要熟悉醫(yī)院的運作和物資存儲，又要了解物資的本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使醫(yī)院避免蒙受不必要的損失。醫(yī)院對采購員的考核應定期舉行，考核由人事部、監(jiān)察科和采購部門聯(lián)合進行參予。對考核結(jié)果優(yōu)良，完成或降低醫(yī)院物資采購成本任務的采購員按醫(yī)院規(guī)定或適度的標準進行精神和物質(zhì)獎勵，以提高采購員的積極性。對于考核結(jié)果不合格，不能完成規(guī)定任務，或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員，應按醫(yī)院規(guī)定或適度的標準

16、視不同情節(jié)給予懲罰，如有必要，應毫不猶豫地調(diào)整或辭退?？己撕酮剳徒Y(jié)果歸人個人檔案。同時，應要求供應商訂立“廉潔承諾”，禁止供應商向采購員以任何形式贈送不正當利益。4、選擇合理的物資采購方式。根據(jù)不同性質(zhì)不同類型的物資材料，選擇合適的采購方式，這是降低采購價格的良好途徑。①公開競爭招標。對于大宗材料采購，實行公開競爭招標的方式，往往能通過供應商的相互比價。達到采購成本最低、質(zhì)量最好的目的。采購員應聯(lián)系三家或三家以上的供應商，并遞交供應商報

17、價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策。②合同采購。對于經(jīng)常性的物資材料采購，可選擇信譽佳配合能力好的供應商，與之訂立長期合同。與誠實、信譽佳的供應商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的優(yōu)惠[4]。供應商為了維護自己的商業(yè)信譽和利益，建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假，并能保持良好的合作關系和商業(yè)妥協(xié)。③最低價格采購。為了以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料，

18、在價格確定前，采購員必須先調(diào)查市場行情。所有采購應有三家或三家以上供應商報價，并與供應商價格檔案進行比較核實，而且經(jīng)財務部認可。醫(yī)院在比價的同時應考慮比質(zhì)，使總體材料的采購價格達到最低、最優(yōu)水平。（四）對物資采購工作進行嚴格的日常控制是規(guī)范醫(yī)院物資采購管理的重要手段1、事前批準，并嚴格按采購審批權(quán)限執(zhí)行[1]。所有采購必須事前獲得批準。未經(jīng)計劃并報審核和批準，不得采購。采購員應根據(jù)需求計劃選擇供應商和報價。報價單經(jīng)分管副院長認可后送院長

19、審批，審批后的報價單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單，同時，分發(fā)采購管理審計留存?zhèn)洳椤?、規(guī)定各種采購及時結(jié)算。①禁止采購員自行墊支和預付訂金，用款時可憑已獲批準的采購訂單向財務部辦理借支。②針對跨月付款或遺漏人賬的情況，規(guī)定供應商的送貨單經(jīng)驗收入庫后，由采購員應分類整理及時送交采購管理審計，月末統(tǒng)一編制（應付賬款明細表），報分管副院長審核認可。3、召開物資采購管理會議。針對物資采購工作中存在的問題、有關采購管理的政策修改或更新和重大的

20、采購事項等，應定期或不定期地召開物資采購管理會議。采購管理會議一般由分管經(jīng)濟的副院長主持，各采購部門參加，有必要時請院長及相關職能部門人員參加。各部門可以在會議上提出在采購工作中遇到的自己無法解決或決定的問題，大家通過相互協(xié)調(diào)，達成共識提出解決方案。采購管理會議必須有會議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關部門。醫(yī)院物資采購管理是降低成本和風險控制的管理工作，是醫(yī)院內(nèi)部控制的關鍵控制環(huán)節(jié)，具有長期性、系統(tǒng)性和過程性。只有全面、長期地進行，才能

21、取得績效。在經(jīng)濟監(jiān)控的模式下，培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理的工作意識和工作風格，是達到醫(yī)院物資采購管理最佳效果的目標之一，也是經(jīng)濟管理希望達到的理想目標之一，而要達到這個層面，良好的醫(yī)院文化、健全而嚴密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的重要保證。參考文獻：[1]沙志平加強成本控制.建設節(jié)約型醫(yī)院[J]中國醫(yī)院管理，200727(4)：32[2]劉煥芳如何做好醫(yī)院內(nèi)部采購比價審計[J]中國衛(wèi)生經(jīng)濟，200524(8)：76[3