采購合同管理跟蹤、監(jiān)控采購合同的執(zhí)行

1、1采購合同管理：跟蹤、監(jiān)控采購合同的執(zhí)行采購合同管理：跟蹤、監(jiān)控采購合同的執(zhí)行合同跟蹤、監(jiān)控是訂單人員的重要職責。合同跟蹤、監(jiān)控的目的有三個方面：促進合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存難以控制。一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控當一個訂單合同制定之后，供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時

2、簽訂等都是訂單人員要及時了解的情況。在采購環(huán)境里，同一物料有幾家供應(yīng)商可供選擇是十分正常的情況，獨家供應(yīng)的情況是很個別的。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但是在具體操作時還可能會遇到供應(yīng)商因為各種原因拒絕訂單的情況。由于時間的變化，供應(yīng)商可能要提出改變“認證合同條款”，包括價格、質(zhì)量、期貨等，作為訂單人員應(yīng)該充分與供應(yīng)商進行溝通，確認可選擇的供應(yīng)商。如果供應(yīng)商按時簽返訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實難以接受訂單，千萬不可勉強

3、，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時要求認證人員協(xié)助辦理。與供應(yīng)商正式簽訂過的合同要及時存檔，為以后查閱做好準備。二、合同執(zhí)行過程跟蹤、監(jiān)控二、合同執(zhí)行過程跟蹤、監(jiān)控與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)該全力跟蹤，合同確實需要變更時要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。合同執(zhí)行過程跟蹤要把握以下事項：1嚴密跟蹤、監(jiān)控。嚴密跟蹤供應(yīng)商準備物料的詳細過程，保證訂單正常進行。如果發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不能夠在

4、這方面耽誤時間。不同種類的物料，其準備過程也不同，總體上可以分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的物料，存在加工過程，周期比較長，出現(xiàn)問題幾率大的情況；另一類是供應(yīng)商有庫存，不存在加工過程，周期也相對比較短，不容易出現(xiàn)問題。在這種情況下，前者跟蹤的過程就比較復(fù)雜，后者相對比較簡單。2緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式。如果因市場生產(chǎn)需求緊急，要求本批物料立即到貨，采購人員就應(yīng)該馬上與供應(yīng)商進行協(xié)調(diào)，必要時還應(yīng)該幫助供應(yīng)商解決疑難問題，保證需求

5、物料的準時供應(yīng)。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，采購方經(jīng)過研究決定延緩或取消本次訂單物料供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)該立即與供應(yīng)商進行溝通，確認可以承受的延緩時間，或者終止本次訂單操作，同時應(yīng)該給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。3慎重處理庫存控制。訂單人員應(yīng)密關(guān)注庫存水平，既不能讓生產(chǎn)缺料，又要保持最低的庫存水平，這確實是一個非常具有挑戰(zhàn)性的問題。當然，庫存問題還與采購環(huán)境的柔性有關(guān)，這方面也需要認證人員和計劃人員的通力合作。4控制好物料驗收環(huán)節(jié)。物料到達訂單規(guī)定的交貨

6、地點，對國內(nèi)供應(yīng)商一般是指到達企業(yè)原材料庫房，對境外供應(yīng)商交貨一般是指到達企業(yè)的國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨之前會將到貨情況表單傳真給訂單人員，訂單人員必須按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認，并進行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外物料的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款。三、合同執(zhí)行后跟蹤、監(jiān)控三、合同執(zhí)行后跟蹤、監(jiān)控在按照合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進行付款后仍需要進行合同跟

7、蹤。訂單執(zhí)行完畢的條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到貨款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)的信譽。另一方面，物料在運輸或者檢驗過程中，可能會出現(xiàn)一些問題，偶發(fā)性的小問題可由訂單人員或者現(xiàn)場檢驗人員與供應(yīng)商進行聯(lián)系解決。另外，合同跟蹤、監(jiān)控還有幾點需要進行以下補充說明：1在合同跟蹤、監(jiān)控過程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、貨期等的變化情況。需要對認證合同的條款進行修改的，要及時提醒認證辦理人員，以利