企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號采購業(yè)務(wù)

1、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)采購業(yè)務(wù)關(guān)于采購業(yè)務(wù)。采購是指購買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項等相關(guān)活動。采購業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購、收貨、財會各部門共同協(xié)助完成。將采購業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購、驗收、付款等部門工作的授權(quán)審批分離開來，預(yù)算員、采購員、驗收員、保管員、記賬員、出納員在各自的授權(quán)范圍內(nèi)處理業(yè)務(wù)，各負(fù)其責(zé)，不得相互代替。采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源

2、浪費；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，致使采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，造成采購物資、資金損失或信用受損。為此，采購業(yè)務(wù)應(yīng)用指引，要求企業(yè)加強請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控風(fēng)險管控，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。一是，要求企業(yè)的采購業(yè)務(wù)盡量集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本，堵塞管理漏洞。二是，要求企業(yè)

3、建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。三是，要求企業(yè)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式，建立科學(xué)的采購物資定價機(jī)制，并根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。四是，要求企業(yè)建立嚴(yán)格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機(jī)構(gòu)或驗收人員進(jìn)行驗收；對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)

4、查明原因并及時處理。五是，要求企業(yè)加強采購付款的管理，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)利，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。六是，要求企業(yè)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在采購合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。第一節(jié)第一節(jié)關(guān)鍵內(nèi)部控制關(guān)鍵內(nèi)部控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請

5、購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符，并且檢查有編號簽字的憑證與記錄是

6、否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。一、購買與審批一、購買與審批企業(yè)的采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購或分散采購，企業(yè)的采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購或分散采購，以提高采購業(yè)務(wù)效率，降控制措施有：定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息；對潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；對某

7、些采購可以采用招標(biāo)方式，在滿足采購方物品質(zhì)量、送貨時間等要求的情況下，以公開方式進(jìn)行，招標(biāo)不能以價格作為惟一因素。招標(biāo)不能以價格作為惟一因素。（五）采購控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對供應(yīng)

8、商進(jìn)行資信調(diào)查。無論何種需要的請購，采購部門在收到經(jīng)過審批的請購單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時候發(fā)出訂貨單。1.訂購數(shù)量的控制。2.向哪一家發(fā)出訂貨單。3.何時發(fā)出訂貨單。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等

9、方式。2007年8月2日，美國最大玩具商美泰公司（MattelInc.）向美國消費者安全委員會提出召回佛山利達(dá)生產(chǎn)的96.7萬件塑膠玩具，理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標(biāo)，對兒童的腦部發(fā)展會造成很大影響，美國環(huán)保組織塞拉俱樂部認(rèn)為危及兒童安全。進(jìn)而，致命玩偶一次成為一時談?wù)摰臒狳c。事發(fā)前，佛山利達(dá)的產(chǎn)量已居佛山玩具制造業(yè)第二。一夜之間，這家擁有十多年良好生產(chǎn)記錄的合資企業(yè)成為眾矢之的。在美國輿論的不斷聲討下，玩具廠商及其上下游供應(yīng)、

10、檢驗鏈上的疏忽被曝光和放大。最終，佛山利達(dá)被出入境檢驗檢疫部門要求整改，中國國家質(zhì)量監(jiān)督管理總局宣布暫停其產(chǎn)品的出口。利達(dá)被迫停產(chǎn)，2500名工人幾乎無事可做，利達(dá)公司合伙人張樹鴻承受重大壓力，最終一死了之。張樹鴻死后3日，美泰第二次宣布，召回的中國產(chǎn)玩具數(shù)量增加到1820萬件。1.朋友——中國式供應(yīng)關(guān)系造成這次事件最大的問題在于玩具所使用的有毒油漆的采購上。此次向利達(dá)公司提供不達(dá)標(biāo)油漆的企業(yè)，是與利達(dá)公司僅有一墻之隔的東興公司，該公司

11、老板恰恰是張樹鴻多年的好友梁儀彬。2.驗收——一次疏忽還是習(xí)慣性遺忘2007年4月初，東興生產(chǎn)油漆的黃色色粉短缺，為盡快采購，東興在網(wǎng)上查找到東莞眾鑫色粉廠。該廠向東興提供了無鉛色粉證書、認(rèn)證資料、相關(guān)執(zhí)照等，“東興”便于4月10日進(jìn)貨。按規(guī)定，采購的色粉要到檢測機(jī)構(gòu)認(rèn)定，但佛山?jīng)]有相關(guān)的檢測機(jī)構(gòu)，只有到廣州檢驗，并需要5～10個工作日才能做出檢測結(jié)果。東興為了盡快給利達(dá)公司供貨，就省略了檢測的環(huán)節(jié)。但沒料到的正是這批色粉含鉛量超標(biāo)，眾