增值稅開票日常操作實(shí)物

1、第一步：從稅務(wù)局購票國稅局批準(zhǔn)企業(yè)成為增值稅一般納稅人后，企業(yè)開票人員辦理增值稅專用發(fā)票開票子系統(tǒng)的軟硬件安裝，在得到國稅局的授權(quán)后就可以購票了。企業(yè)每次領(lǐng)購專用發(fā)票之前應(yīng)當(dāng)首先到國稅分局找主管領(lǐng)導(dǎo)在“增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購單”上簽字批準(zhǔn)，企業(yè)領(lǐng)購專用發(fā)票人員要事先填好“增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購單”，注明購領(lǐng)專用發(fā)票的份數(shù)。然后領(lǐng)購人員拿著IC卡、《增值稅專用發(fā)票領(lǐng)購本》、增值稅專用發(fā)票章、上次購買并且全部開具的專用發(fā)票、由國稅主管人員填寫的《發(fā)

2、票審核反饋情況表》以及有國稅分局局長簽字的專用發(fā)票領(lǐng)購單到國稅服務(wù)大廳辦理購票手續(xù)（這是每月領(lǐng)票時(shí)必須帶的幾樣?xùn)|西），當(dāng)然每張發(fā)票的成本費(fèi)也是必須由企業(yè)繳納的。每次在國稅服務(wù)大廳購票后，企業(yè)開票人員要確認(rèn)購領(lǐng)到手中的紙質(zhì)專用發(fā)票與國稅局發(fā)行到企業(yè)IC卡上的電子專用發(fā)票信息是否一致，確定無誤后，開票人員應(yīng)持IC卡及時(shí)回到本單位。將帶有電子專用發(fā)票信息的IC卡插入讀卡器中，同時(shí)在本單位的電腦上點(diǎn)擊桌面上的《防偽稅控開票子系統(tǒng)軟件》圖標(biāo)，進(jìn)入

3、主界面后，點(diǎn)擊“進(jìn)入系統(tǒng)”，系統(tǒng)提示“正在開啟金稅卡請稍后…”，等出現(xiàn)操作人員登錄界面時(shí)點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕進(jìn)入系統(tǒng)（一般情況下請您不要修改和添加登錄密碼）。然后進(jìn)入“發(fā)票管理發(fā)票讀入”模塊，根據(jù)電腦上的提示將IC卡上增值稅專用發(fā)票的電子信息讀到金稅卡上，并將紙質(zhì)發(fā)票按號(hào)碼順序保存好。注意：此時(shí)點(diǎn)擊“發(fā)票讀入”模塊后，系統(tǒng)出現(xiàn)提示框：“你確認(rèn)讀入發(fā)票卷”，按“確認(rèn)”按鈕，接下來金稅卡提示“正在讀入…”，然后出現(xiàn)“讀入成功”提示框，提示“發(fā)票

4、已成功讀入金稅卡”，然后按“確定”按鈕，本次發(fā)票讀入成功，也就是說電腦已將IC卡中的電子發(fā)票信息讀入了開票系統(tǒng)。讀入企業(yè)金稅卡中的增值稅專用發(fā)票的電子信息，系統(tǒng)會(huì)按其讀入順序自動(dòng)給出發(fā)票號(hào)碼，以后開票時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)從最先讀入的那張專用發(fā)票開始調(diào)出發(fā)票，請開票人按發(fā)票號(hào)碼順序填開和保存紙質(zhì)專用發(fā)票，千萬不要把紙質(zhì)專用發(fā)票號(hào)碼放亂。發(fā)票讀入成功后不退出此界面，點(diǎn)擊本界面頂層的“發(fā)票領(lǐng)用管理”按鈕出現(xiàn)下拉菜單，點(diǎn)擊“2發(fā)票庫存查詢－專用發(fā)票庫存

5、”，可以看到剛剛領(lǐng)購且已經(jīng)讀入電腦中的增值稅電子發(fā)票的起始號(hào)碼及本次領(lǐng)購的份數(shù)，此時(shí)請企業(yè)開票人員再次確認(rèn)電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票是否有誤，一般情況下不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。一旦發(fā)現(xiàn)專用發(fā)票發(fā)行有錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)首先與當(dāng)?shù)氐膰惙?wù)大廳取得聯(lián)系，嚴(yán)格按照國稅局專用發(fā)票發(fā)售人員的要求進(jìn)行有關(guān)發(fā)票退回業(yè)務(wù)的操作，不可盲目自行操作，這種情況一般不會(huì)出現(xiàn)！第二步：填開發(fā)票前的準(zhǔn)備工作（這一環(huán)節(jié)非常重要）上面的手續(xù)和步驟都辦好以后，表明企業(yè)的開票微機(jī)中已經(jīng)有了本企業(yè)本次

6、領(lǐng)購的專用發(fā)票的電子信息了，但是開票人員每次在上機(jī)開具發(fā)票之前，首先還要檢查電腦及打印機(jī)的工作狀態(tài)，看一下電腦和打印機(jī)是否已經(jīng)正確地聯(lián)接在UPS不間斷電源上，看一下打印機(jī)里還有沒有待打印的文檔，如果有要讓打印機(jī)把文檔打印完畢，以避免出現(xiàn)打票錯(cuò)誤！河南興華礦山起重機(jī)械有限公司在今年5月份就出現(xiàn)過這種情況，致使在紙質(zhì)專用發(fā)票上打出其它文檔使發(fā)票作廢。開票人員在開具專用發(fā)票以前，還應(yīng)當(dāng)首先通過“系統(tǒng)設(shè)置”中的“客戶編碼”模塊輸入要票單位的電子

7、稅務(wù)信息。如：單位全稱、稅號(hào)、地址、開戶行、賬號(hào)等。具體操作如下：進(jìn)入開票子系統(tǒng)主界面后，點(diǎn)擊進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”，點(diǎn)擊進(jìn)入“客戶編碼”，進(jìn)入主界面后點(diǎn)擊左上角的“編輯”按鈕，使其進(jìn)入編輯狀態(tài)，然后點(diǎn)擊右上角的“十”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)編輯行，在編輯區(qū)輸入某一客戶的基本信息，輸完后點(diǎn)擊“√”按鈕生效。確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊左上角“退出”按鈕”，選擇“是”按鈕，退出“客戶編碼”對話框，同時(shí)剛才輸入的客戶信息就保存了起來。強(qiáng)烈建議：開票人員在輸入客戶稅務(wù)信息

8、時(shí)有兩人以上在場，并仔細(xì)對照客戶信息原件，因?yàn)樵趯?shí)際工作中這一環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。新鄉(xiāng)市飛虎起重設(shè)備制造有限公司和河南省豫起礦山起重機(jī)有限公司，都出現(xiàn)過因“購貨單位”稅務(wù)信息輸入錯(cuò)誤而作廢專用發(fā)票的情況。另外，2006年7月以后的新版電子開票軟件也要以在電子發(fā)票的主界面中直接輸入客戶稅務(wù)信息，輸完后在反復(fù)確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊界面右上角的“客戶”按鈕系統(tǒng)自動(dòng)將這一客戶信息保存到客戶編碼庫中。然后再通過點(diǎn)擊“系統(tǒng)設(shè)置商品編碼”模塊，進(jìn)入“商品編

9、碼”主界面，編輯客戶要開具的商品信息，這一點(diǎn)很重要。因?yàn)榘l(fā)票填開界面上的商品信息必須取自于商品編碼庫中，不能在專用發(fā)票填開界面上直接錄入。具體操作如下：進(jìn)入“系統(tǒng)設(shè)置”，點(diǎn)擊“商品編碼”模塊，出現(xiàn)“商品編碼”對話框，點(diǎn)擊“編輯”按鈕，然后點(diǎn)擊“十”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)編輯行，在編輯區(qū)內(nèi)輸入某一商品的信息。其中只須輸入編碼、名稱、商品稅目和計(jì)量單位等4項(xiàng)，輸入正確的商品稅目后，稅率會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生。在含稅價(jià)標(biāo)志中選擇“是”，因?yàn)槿粘Ｎ覀冮_票的價(jià)格一般

10、都是含稅價(jià)。點(diǎn)擊“√”按鈕然后點(diǎn)擊“退出”，選擇“是”按鈕，退出對話框，剛才輸入的商品信息就自動(dòng)保存起來。點(diǎn)擊“發(fā)票管理”，然后進(jìn)入“發(fā)票填開”模塊，出現(xiàn)“專用發(fā)票填開”對話框，輸入完客戶信息后，把價(jià)格設(shè)置成“含稅”價(jià)，點(diǎn)擊界面頂部工具條上的“清單”按鈕，便會(huì)出現(xiàn)“銷貨清單填開”窗口。在這里填寫商品信息，其操作如前面說過的正常發(fā)票填開一樣，填寫完畢后點(diǎn)擊“退出”按鈕，便會(huì)回到“專用發(fā)票填開”主界面，系統(tǒng)將自動(dòng)保存清單中所輸入的商品信息，

11、這時(shí)主界面上的“商品信息”區(qū)域中只有“詳見銷貨清單”一行，這里的金額和稅額是清單上的合計(jì)數(shù)。主界面上不能也不會(huì)出現(xiàn)其它商品行，將來打印出來的專用發(fā)票上也只有這一行。清單在本張發(fā)票的主界面填開好以后不能直接打印，只能通過“發(fā)票管理發(fā)票查詢”功能來查詢打印，進(jìn)入“發(fā)票查詢”模塊后，選擇要打印清單的發(fā)票，選中后通過“查看明細(xì)”可檢查是否是這張發(fā)票，進(jìn)入本張電子發(fā)票的主界面后，點(diǎn)擊“清單”按鈕出現(xiàn)本張發(fā)票的清單界面，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊“打印”按鈕，

12、選擇打印清單，再選擇全打模式就可將清單打印出來。作廢發(fā)票的開具。我們?nèi)粘ｉ_具每張發(fā)票時(shí)不要急于點(diǎn)擊“打印”按鈕保存，而是要仔細(xì)檢查電子發(fā)票票面的各個(gè)要素是否有錯(cuò)誤，確保準(zhǔn)確無誤后再保存打印。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，因?yàn)楦鞣N原因需要作廢當(dāng)月已開具過的某一張發(fā)票，這時(shí)就要注意掌握“誰開票誰作廢，隨出現(xiàn)隨作廢”的原則，及時(shí)作廢本月應(yīng)當(dāng)作廢的發(fā)票。一般在月底以前也要通過“發(fā)票查詢”模塊來看一下，應(yīng)該本月作廢的發(fā)票作廢了沒有，如果沒有作廢要立即作廢，

13、這一點(diǎn)非常重要。2005年河南興華礦山起重機(jī)械有限公司就出現(xiàn)過一次本月發(fā)票應(yīng)作廢而未作廢的情況，結(jié)果本月額外稅款多達(dá)幾萬元，次月經(jīng)國稅局處理才幸免未交這幾萬元的稅款。已開發(fā)票的作廢很簡單，點(diǎn)擊“發(fā)票管理發(fā)票作廢”按鈕，出現(xiàn)“選擇發(fā)票號(hào)碼作廢”的對話框，然后點(diǎn)擊選中要作廢的發(fā)票，通過“查看明細(xì)”按鈕看看是不是這張發(fā)票，在確認(rèn)無誤后，點(diǎn)擊“作廢”按鈕，系統(tǒng)彈出“作廢確認(rèn)”提示框：“本期將作廢發(fā)票張數(shù)：1張，你要繼續(xù)嗎”，按“確認(rèn)”按鈕即可作

14、廢本張發(fā)票，最后系統(tǒng)出現(xiàn)對話框提示你：已經(jīng)成功作廢一份發(fā)票。未開發(fā)票的作廢。對于企業(yè)領(lǐng)購的紙質(zhì)專用發(fā)票，應(yīng)妥善保管，一旦出現(xiàn)未開具就丟失、污毀的紙質(zhì)專用發(fā)票，除先告知國稅分局以外，還應(yīng)該通過“未開發(fā)票作廢”來作廢電腦上的電子票號(hào)。在日常工作中發(fā)現(xiàn)某張未開具的紙質(zhì)專用發(fā)票不能開具后，也要等到電腦中金稅卡上的電子發(fā)票號(hào)碼和當(dāng)前紙質(zhì)專用發(fā)票號(hào)碼一致時(shí)才能進(jìn)行作廢操作。具體操作如下：點(diǎn)擊“發(fā)票管理”模塊，進(jìn)入界面后點(diǎn)擊界面頂端工具條中的“發(fā)票開

15、具管理”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)下拉菜單，選中并雙擊第4項(xiàng)“未開發(fā)票作廢”菜單項(xiàng)，彈出“發(fā)票號(hào)碼確認(rèn)”提示框，開票人要認(rèn)真對照，確認(rèn)提示框中的電子發(fā)票號(hào)碼與當(dāng)前手中的紙質(zhì)發(fā)票一致后，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)再次提醒你是否作廢這張發(fā)票，選擇確認(rèn)，本張未開具的發(fā)票就成功作廢。如果是作廢多張?zhí)柎a連續(xù)的未開發(fā)票，要按上面的方法逐一對發(fā)票進(jìn)行作廢。負(fù)數(shù)發(fā)票的開具。負(fù)數(shù)發(fā)票就是我們通常說的紅字發(fā)票。作廢發(fā)票功能只能作廢企業(yè)本月開具的專用發(fā)票，如果是跨月作廢專用

16、發(fā)票，就要開具負(fù)數(shù)發(fā)票來沖減了。比如，發(fā)生跨月退貨、或跨月發(fā)現(xiàn)開具的專用發(fā)票有問題必須作廢，就要開具負(fù)數(shù)發(fā)票了。所以說：負(fù)數(shù)發(fā)票是沖抵上一個(gè)月或幾個(gè)月的已開發(fā)票，當(dāng)月不能開具負(fù)數(shù)發(fā)票，負(fù)數(shù)發(fā)票即不能有清單，也不能加折扣。如果有必須開具負(fù)數(shù)發(fā)票，必須事先通知國稅分局，得到許可后方能開具第四步：發(fā)票的查詢每月月中或每月月底，開票人員想查詢本企業(yè)已開發(fā)票的有關(guān)信息和情況，可以通過“發(fā)票查詢”模塊來完成。點(diǎn)擊“發(fā)票管理發(fā)票查詢”模塊，選擇要查詢

17、的月份，按“確認(rèn)”按鈕進(jìn)入主界面，如果要查詢某一張發(fā)票的具體情況，請點(diǎn)擊選中該發(fā)票的信息行，可以看到該發(fā)票的代碼、號(hào)碼，開票單位，開票日期，金額，稅額，是否作廢等信息，也可通過“查看明細(xì)”按鈕查看電子發(fā)票的主界面。有清單的專用發(fā)票清單也是通過此功能打印的。企業(yè)開具人員通過發(fā)票查詢功能要做到：本月發(fā)票該作廢的作廢，該打印清單的打印清單，在確保有關(guān)數(shù)據(jù)信息沒有疑問后，本月的專用發(fā)票填開工作的管理就基本完成了。第五步：網(wǎng)上認(rèn)證企業(yè)每月取得的進(jìn)

18、項(xiàng)發(fā)票的抵扣聯(lián)必須在每月月底前到國稅局服務(wù)大廳或企業(yè)通過上網(wǎng)自行認(rèn)證，否則將不能抵扣本月的進(jìn)項(xiàng)稅額。這是每月月底企業(yè)必須做的工作。企業(yè)每月月底自行網(wǎng)上認(rèn)證，主要是通過在《抵扣聯(lián)數(shù)據(jù)采集軟件》上輸入每張發(fā)票抵扣聯(lián)的發(fā)票代碼、號(hào)碼，開票日期，金額，稅額，銷方稅號(hào)和專用發(fā)票上的84位密碼等7大要素。通過認(rèn)證鑰匙來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上認(rèn)證。企業(yè)安裝了《抵扣聯(lián)數(shù)據(jù)采集軟件》后還要上網(wǎng)，等網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接好后，將本企業(yè)的電子鑰匙插入電腦的UBS接口，這時(shí)認(rèn)證前的準(zhǔn)備工