物料編碼規(guī)則

1、編號愈簡短愈好編號的目的就是在求簡化因此編號位數(shù)愈少愈好。如此可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時閭增加數(shù)據(jù)處理的效率。再者由于編號簡短在處理的過程中出錯的機率也能夠因而降低。編號長度應(yīng)求一致編號長度一致可以使閱讀或輸入時一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯誤。再者一致的長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果實際編號時很難求取所有編號位數(shù)一致則至少要求同一類者位數(shù)一致。譬如在編料號時成品和原料的料號就可能長短差距很大但我們可以讓成品編號與原料編號個別有其

2、一致的長度o另外一種方式則是將位數(shù)短的編號以「0」來補齊。避免使用英文字母也就是說最好全部用阿拉伯數(shù)字來編號。一則可以使鍵入編號的作業(yè)效率提至最高一則可以避免數(shù)字與某些英文字母因為形象雷同容易產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話則英文字母最好固定安排在編號的前幾碼且位數(shù)必須一致。千萬要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。避免使用特殊符號常有人為了讓編號段落分明而在編號中使用「一」符號或者在編號中夾雜著「」「.」「」等特殊符號。這些符號的使用將影

3、饗輸入的效率而在口述編號時也會造成不便因此最好避免采用o其實編號在使用一段時間后自然會適應(yīng)不必刻意去用一些符號讓編號段落分明。如果非用這些符號不可則應(yīng)該讓符號出現(xiàn)的位置加以固定否則反而易生困擾。編號應(yīng)該反映分類編號如能反映分類則在打印報表時同類之數(shù)據(jù)才可被匯集于一處將方便作比較或加總。分類的一般原則是大分類號在前小分類號在后依序排列。例如編料號時可以第一、二碼表示大分類號第三、四、五碼表示中分類號第六、七碼表示小分類號之后則徑行編以幾碼

4、的流水號即可o如果擔心日后有新增資料發(fā)生則可以在分類號或流水號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入。編號應(yīng)該反映順序排序是計算機的強大功能之一o資料在打印或查詢時通常會依資料編號的大小順序由小而大(或由大而小)排。因此如果我們希望資粉在打印時按照某一種順序來排列就應(yīng)該在編號時對于資料編號的大小順序事前加以規(guī)劃o變動屬性不應(yīng)納入編號有些資料的某項屬性如果在未來有可能發(fā)生變動則絕不可將該屬性納入編號中。否則一但發(fā)生變動時是否要修改編號將會成為十分

5、困擾的抉擇。例如員工所屬部門就絕不可納入員工編號中因為員工調(diào)動部門是經(jīng)?？赡馨l(fā)生的。其它如客戶的所屬責任區(qū)商品的分類別(GroupCode)業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域....等等皆是如此。正確的方法應(yīng)該是將這些屬性另設(shè)獨立的字段表達。避免采用有意編號很多人在設(shè)計編號時都希望讓編號反映某些意義目的在使編號容易記憶或者可以「望字生義」。因此往往以英文單前綴幾碼或縮寫字母冠于編號上。在編料號時則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號中。或許在資料筆數(shù)

6、少時這種方式的確可以獲得一些方便。但在資料筆數(shù)龐大時此一方法事實上已收不到「易記」的效果反而使「分類性」、「順序性」、「彈性」及「唯一性」等更重要的編號原則難以兼顧結(jié)果只是徒增編號工作的困擾而已。有許多公司特別是電子電機裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號體系而使得編號工作變得異常艱巨、耗時甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強將現(xiàn)行料件都編上了料號結(jié)果日后有新增的料件時卻發(fā)覺實在不易遵行原來的原則來進行新料件的編號工作。事寶

7、上料號僅是料件的代碼。是在計算機化時作為使用者與計算機之間的溝通工具而已o它甚至可以不需要具備任何意義就像我們的身份證號碼一樣。如果能體認這一觀點那么即使有上萬筆的料件也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個編號工作。在國外甚至有許多公司干脆就用隨機數(shù)法則直接賦予料件編號而絲豪不會影響計算機作業(yè)的進行。因為在料件筆數(shù)龐大的計算機化作業(yè)中我們不需要也不可能去記?易記性一、簡單性編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反

8、了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復(fù)雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進位，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細

9、分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分類的項目第一種分類方法第二類分法第三類分法111100101212020231303034141104515221056162206722123078223308923441091024421011254311122655121333166113143262141533631

10、5163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補填物料編碼，否則