郵件往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

1、1郵件往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)郵件往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)1目的目的為了更好地提升工作效率，塑造和諧文化，樹立良好的辦公及溝通形象。根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)化的戰(zhàn)略要求和領(lǐng)導(dǎo)要求，特制訂往來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范公司的語言及格式。2適用范圍適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3內(nèi)容與要求內(nèi)容與要求3.13.1稱呼稱呼3.1.13.1.1開頭需稱呼收件人。3.1.23.1.2如果收件人有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X主任”、“X主管”等。3.1.33.1.3不熟悉

2、的人不宜直呼其名，如果不清楚職務(wù)或無職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。3.1.43.1.4多個收件人的情況下，可稱呼“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事”。3.23.2問候語問候語3.2.13.2.1開頭可使用“您好”、“來函收悉”等問候語。3.2.23.2.2結(jié)尾可使用“祝工作順利”等問候語。3.33.3主題主題3.3.13.3.1主題應(yīng)簡短、明確，不宜冗長。3.3.23.3.2主題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。3

3、.3.33.3.3一封，只針對一個主題，不在一封內(nèi)談及多件事情。3.3.43.3.4回復(fù)對方時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE:RE一大串。3.3.53.3.5可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“!”等）來突出主題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。3.43.4正文正文3.4.13.4.1正文要簡單扼要、重點(diǎn)突出，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。3.4

4、.23.4.2如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。3.4.33.4.3選擇恰當(dāng)規(guī)范的語言進(jìn)行表述，應(yīng)符合書面語言表達(dá)，不要使用口語化，避免情緒化用語。3.4.43.4.4正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。盡可3溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。3.8.63.8.6如果只需要單獨(dú)一個人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個人。如果是對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論性響應(yīng)，應(yīng)該群發(fā)給相關(guān)人

5、員，讓大家都知道。3.8.73.8.7如果對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。3.8.83.8.8為避免無謂的回復(fù)，可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。3.93.9轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)3.9.13.9.1轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。3.9.23.9.2轉(zhuǎn)發(fā)之前，確保所有收件人需要此消息。只給需要信息的人發(fā)送，

6、不要占用他人的資源。3.9.33.9.3轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息，要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。3.103.10其他注意事項(xiàng)其他注意事項(xiàng)3.10.13.10.1群發(fā)只適合于公司公告、通知等事項(xiàng)，除此類外，不應(yīng)群發(fā)。3.10.23.10.2工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的。3.10.33.10.3只是溝通方式的一種，日常溝通不要完全依賴。應(yīng)保持必要的面對面交流和電話溝通。3.10.43.10.4對重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)